Tag: legal tech

About legal tech

Subscribe Feeds

De lawyerbot van de toekomst wijzigt gewoon zelf je documenten even #ndalynnweek

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 2 reacties

Artificial Intelligence is wat een computer bijna kan, las ik ooit als definitie van die term. Want op het moment dat de computer het kan, is het gewoon een ding dat een computer kan. Er is maar een korte periode waarin een computer iets kan laten zien dat we nog echt nieuw vinden. Ik heb het gevoel dat we daar nu zitten met documentanalysetools zoals NDA Lynn: de tools bestaan, en ze kunnen dingen, maar we vinden het nog wel een beetje eng. Ik ben benieuwd of Edit Mode mensen over de streep trekt. Helemaal omdat het stiekem eigenlijk niet zo ingewikkeld is.

Ik heb gemerkt dat mensen enthousiast worden over nieuwe features of werkwijzen als je ze een catchy naam geeft, vandaar dat ik dit aspect Edit Mode heb genoemd (enige associatie met vim(1) is geheel toeval). Maar het is wel een forse andere manier van werken. In plaats van een rapport met bevindingen krijg je nu in je document bevindingen terug. In de vorm van commentaar in de marge, en in de vorm van een aangepaste clausule.

Dit heeft nogal wat voeten in de aarde, maar vooral in wat er allemaal omheen moet gebeuren. Ik rijd voor mijn werk dagelijks langs een grote bouwplaats. Daar gebeurt altijd weken niets, en dan zit er ineens een verdieping bovenop het gebouw. En laatst was ik er een week niet en toen bleken die betonnen platen te zijn bekleed, gestoffeerd en behangen. Morgen eerste bewoners. Nou, al dat werk aan die betonplaten en fundering dat is nu dus ongeveer gedaan.

In de oude versie werd alle tekst gewoon geëxtraheerd uit het brondocument. Daar zijn libraries te over voor. Die tekst werd dan geclassificeerd (“dit is security, dit gaat over overmacht, dit is een partijdefinitie”, etcetera etcetera) en daarna van een smaakje (streng, eenzijdig, breed, etc) voorzien. Dan nog even opzoeken wat dat betekent (“oké, eenzijdige partijdefinitie willen we niet”) en de uitvoer op je scherm. Duidelijk. Maar nu willen we dus terug het document in, en bij de zin over security een commentaartje hangen “Deze is te streng, dit willen we niet”). En dat was er dus niet, informatie om mee terug het document in te gaan.

Nu dus wel. We nemen dus het commentaar op de clausule en stoppen dat in een comment die in de marge verschijnt:

Ziet er gaaf uit, nietwaar? En ergens ook wel, eh, AI achtig, dat een robot gewoon doet wat een mens voorheen deed met zo’n tekst. De huidige teksten zijn nog geschreven als beschouwende analyse, maar je kunt ze ook net wat pittiger schrijven als pushback naar de opsteller van het document. En dan kun je daar nog een beetje GPT-3-achtige tekstvariaties bij laten maken en dan krijg je duidelijk een robot aan het woord.

Er zit nog een lastig aspect aan. We extraheerden dus die individuele zinnen, om daarmee vervolgens clausules te maken en die van commentaar te voorzien. Maar dan moet je dus terug in het document en dan kun je alleen de commentaren aan de individuele zinnen hangen. Dat gaat dan mis als twee zinnen uit dezelfde categorie na elkaar volgen. Dan krijg je twee keer hetzelfde commentaar achter elkaar. En “op elkaar volgen” is niet zo eenvoudig te herkennen. Word stopt er soms een héle trits codes tussen, waardoor het voor software lijkt of de twee zinnen drie kilometer uit elkaar staan.

De volgende stap: het document wijzigen. Oftewel, je hebt gezien dat een clausule onacceptabel is en je wilt er wat acceptabels van maken. Hoe pak je dat aan?

Als mens ga je dan op basis van ervaring zelf wat aanpassen. Hier een stukje redelijkheid, daar een “voor zover haalbaar zonder kosten” en zo nog wat braaftaal om al te strenge clausules rustig te krijgen. Of juist omgekeerd, je schrapt “inspanning” en je maakt er “garandeert” van, je voegt wat specifieke eisen toe en maakt het zo het gewenste niveau van strengheid. Automatiseer dat maar eens.

Die bedrijfsjuristen van gisteren hadden een nog iets ander idee: laat ons zelf clausules erin zetten, en schrap dan de onacceptabele clausule zodat ‘onze’ clausule erin geplakt gaat worden. Dát gaat hem niet worden. Dan moet je gewoon je eigen NDA opsturen als tegenvoorstel. Maar onderhandelingstechnisch staat het héél raar als je zegt “deze tekst kan niet, ik heb alles geschrapt en mijn tekst erin geplakt”. Daar kom je gewoon niet mee weg.

Nee, het moet met hier een stukje erbij en daar een stukje eraf. Gelukkig zijn er tools die dergelijke aanpassingen gewoon kunnen uitrekenen: gegeven brontekst A en doeltekst B, wat moet er in A bij of af om tot B te komen? Mijn probleem is dus alleen hoe je aan de juiste doelteksten B komt.

Dat is makkelijker dan je denkt, want ik had dus een hele bak met clausules die ook nog eens in verschillende smaakjes ingedeeld is. Dat is immers de dataset waarmee ik Lynn heb gevoed. Als ik nu uit elk smaakje een selectie maak, tien clausules van de brede soort, tien van de beperkte soort en tien van de standaard/gemiddelde soort, dan zijn we er. Kijk welke soort acceptabel is voor deze klant (bijvoorbeeld de brede smaak), pak een van die tien clausules van die smaak en pas de NDA aan zodat de onacceptabele clausule (bijvoorbeeld een beperkte) verandert in die ene van brede smaak.

Dan krijg je dus dit. En ja, dit is een redline gemaakt door NDA Lynn:

De originele tekst was een hele brede: alle informatie was geheim, ongeacht hoe deze was vastgelegd. Maar dat was niet acceptabel: het moest beperkt worden: alleen informatie waar “geheim” op staat valt onder de NDA. De aanpassing zorgt daarvoor, door een clausule uit de beperkte categorie te pakken en als een redline door te voeren.

Blijft nog over de business logic die erbij hoort. Want je kunt wel alles aanpassen, maar juist bij een NDA wil je niet op elke zin commentaar geven. Zowel jij als je wederpartij willen snel tekenen zodat je door kunt met je zakelijk gesprek. Vaak zie je dus dat je alleen van de échte problemen een punt maakt, zoals de hierboven getoonde definitie van vertrouwelijkheid. Maar dat jij een net wat mooiere manier hebt om te zeggen dat de rechtbank Amsterdam bevoegd is, dat laat je gewoon zitten. Dat kost alleen maar tijd.

Tegelijkertijd is dit wel een zakelijke feature en moet je een jurist overtuigen dat zhij dit wil. Dus dan kies je voor de tijdgeteste traditie van de afdeling Sales en maak je er een configuratie-optie van. Wat wil je voor dealbreakers; een edit of alleen een comment? En voor essentials? Het meest logisch – en dus de default – wordt dat dealbreakers een edit geven en essentials een comment.

En dan zijn we er eindelijk: jij uploadt je NDA met de vraag, ik ga informatie krijgen en kan ik deze tekenen? NDA Lynn zegt ja of nee, en zo nee dan krijg je de aanpassingen die naar je wederpartij kunnen. Ondertussen kan ik lekker écht werk doen. Dat is waar legal tech over gaat.

(Dit was deel vijf van vijf vakantieberichten.)

Arnoud

Met een lawyerbot de markt op, of hoe je juristen overtuigt je dienst af te nemen #ndalynnweek

Geplaatst op in Innovatie, nog geen reacties

Mijn grootste fout bij de lancering van NDA Lynn was dat ik mezelf erbij verkocht. Iets preciezer: als je de bevindingen van Lynn te lezen kreeg, stond er bij dat je voor 99 euro een human review kon kopen. Hartstikke stom natuurlijk – Lynn klopt gewoon, waarom zou je nog een mens nodig hebben. (En het hele punt was nou net dat ik geen NDA’s meer hoefde te lezen. Maar dat terzijde.) Maar belangrijker, ik had vanaf het begin een custom omgeving moeten bieden. Mensen zelf laten aanpassen wat de uitvoer moet zijn. Want dan had je pas écht de kracht van AI voor juridische diensten kunnen bepalen.

Helaas duurde het even voordat we de Business Edition, zoals het is gaan heten, echt op de markt konden brengen. Je krijgt je eigen omgeving, waar je achtergrond, kleuren en teksten kunt aanpassen (en eigen URL, zij het als jouwnaamhier.ndalynn.com want dat was even het snelste). Je kunt oude gescreende NDA’s opvragen – wat nog een hele mooie bleek, want als er iets is dat in organisaties ontbreekt dan is het wel een index van de NDA’s die in je organisatie zijn getekend. Hartstikke leuk die contractmanagementsystemen maar NDA’s stopt niemand daarin.

Verder hadden we nog een mailinterface ingebouwd (forward je mail naar een speciaal adres en krijg de bevindingen teruggemaild) en een API koppeling gebouwd voor integratie van Lynn in andere diensten. Ik had mooie dromen om Lynn bijvoorbeeld aan Slack te koppelen: stuur haar een privébericht en ze reageert binnen een paar minuten in de chat met of je kunt tekenen of niet. Of nog leuker, een Outlook plugin of een koppeling met Salesforce. Stel je voor, je krijgt een mail met een NDA en in de sidebar staat meteen een bericht “deze kun je tekenen, no problem”. Maar ik had geen idéé hoe duur dat allemaal wel niet was.

De kern van de dienst is natuurlijk dat je zelf bepaalt welke NDA’s je accepteert. Je kunt dan ook alle dealbreakers, essentials en boilerplate zelf verschuiven, en bepalen wat er moet gebeuren bij welke uitkomst. Dus als jij vindt dat een NDA gerust 10 jaar van kracht mag zijn, dan zet je dat zo in je systeem en dan zal Lynn er nooit meer over vallen. Wil jij perse Zwitsers recht, dan zal Lynn er een punt van maken als er Duits staat. En je mag dan kiezen of dat punt een dealbreaker is of gewoon iets vervelends.

Daaraan gekoppeld zit een simpele workflow: als het resultaat iets anders is dan “je kunt tekenen” dan wordt de NDA met bevindingen doorgestuurd naar de bedrijfsjurist of advocaat die je zelf invult. Zo komen alle NDA verzoeken centraal binnen, is het idee, tenzij er helemaal niets mis is met het document. En je krijgt meteen de briefing met de problemen erbij, zodat je kunt bepalen of het alsnog goed is of je er echt inhoudelijk naar wilt kijken.

Tevens is er beperkt gebruikersbeheer: je moet inloggen via de webinterface om een NDA te kunnen uploaden. In de praktijk gebruiken mensen liever de mailinterface, want dat kun je vanuit je mailprogramma doen en je krijgt een reply die met één klik leidt naar de volledige resultaatpagina. De API gebruikt eigenlijk niemand.

Ik begin met de Business Edition bij bevriende advocaten aan te bieden. Die reageren geïnteresseerd maar ook sceptisch: wat als die bot een foutje maakt, wie is er dan aansprakelijk? Geen rare gedachte, zeker voor een advocaat die uiteindelijk ook tuchtrechtelijk voor slordigheden kan worden aangesproken. Maar het levert weinig business op.

Meer succes heb ik dan ook bij bedrijven met één overwerkte bedrijfsjurist. Die kan veel tijd vermijden met deze oplossing. Opvallend genoeg krijg ik vooral aanvragen uit Zuid-Amerika en Azië. De reden? Allereerst dat Lynn een stuk goedkoper is dan de alternatieven, en daarnaast dat ik ook Spaanstalige datasets heb toegevoegd. (Die maakte ik met Bing Translate, net als de Nederlandse en de Duitse. Dat werkt prima, iedereen gebruikt dezelfde terminologie en clausules.)

En nou ja, het werkt. Het wordt afgenomen, ook door bedrijfsadviseurs en anderen die het “erbij” verkopen aan hun klanten weer. Maar heel hard gaat het niet. Ik doe een snelle enquête en het antwoord is duidelijk: je moet documenten aanpassen, niet alleen maar adviseren. Nu moet je nog alles doorlezen om te zien wáár dan die te strenge regels staan of die vijf jaar die twee moet zijn.

Dat werd Edit Mode en daar zitten we nu hard aan te werken.

(Dit is de vierde van vijf vakantieberichten.)

Arnoud

Van idee naar ontwerp, of hoe moet een lawyerbot nu werken? #ndalynnweek

Geplaatst op in Innovatie, 5 reacties

Goed, ik had dus een dataset en daarmee kon ik redelijke voorspellingen doen ook. Tijd dus om het héle ontwerp van Lynn eens te maken. Dan is gelijk de eerste vraag: wat moet Lynn dan precies doen? Nou ja, mij werk uit handen nemen. Ik wil niet meer lastig gevallen worden met “kan ik deze NDA tekenen”. Het doel van Lynn was dus: wees een site die zegt of je die NDA kunt tekenen. Document uploaden, geen gezeur, ja je kunt tekenen.

Ik had zo’n systeem nog niet eerder gezien. Bestaande systemen ondersteunen advocaten in hun praktijk. Het grote voordeel is dan dat ze sneller lezen en altijd even accuraat. Je krijgt dan een document met geel gemarkeerde secties waar iets raar mee is, en je weet dat de rest dan dus standaard is. (Het is ergens heel raar dat bedrijven elkaar doodgooien met teksten waarvan een robot al zegt, dit is standaard lekker laten gaan, maar dat is een andere discussie.) Maar je moet het zelf nog steeds lezen en uiteindelijk je conclusie trekken.

Zo’n advies, gewoon ja of nee zeggen. Hoe moet dat eruit zien. Uit mijn praktijk weet ik dat mensen vaak alleen vragen of er dealbreakers in staan. Grote dingen die heel pijnlijk zijn. Een hele lange termijn. Een boetebeding. Exclusiviteit of een concurrentieverbod. Dat werk. Als je die ziet, dan mag er niet getekend worden.

Dan zijn er nog andere dingen die best vervelend kunnen zijn maar niet perse een dealbreaker. Ja, jij zit in Nederland en men wil Taiwanees recht, dat is niet handig maar even serieus, gaat er echt een rechtszaak komen hiervan? Dat wil je dus wel wéten maar om de NDA daar nu meteen op af te keuren is ook zo wat. Ik noem dit de essentials.

En dan heb je nog de boilerplate, de volkomen standaard tekst die iedereen van elkaar overneemt maar werkelijk niets relevants bevat. Dat de kopjes informatief zijn. Dat de partijen verklaren te mogen tekenen. Dat dit de gehele overeenkomst is. Dat herkent Lynn echt vrijwel perfect (wat niet raar is, in veel gevallen zou een pure string vergelijking minstens zo goed werken) maar niemand wil het weten. Dat moet dus zéér terughoudend terugkomen in de uitvoer.

Met deze opzet komt het erop neer dat Lynn dus allereerst kijkt of er dealbreakers in het document staan. Zo ja, dan is het advies om niet te tekenen. Zijn er essentials met problemen, dan mag je tekenen mits je daar even naar kijkt. (Maar zijn het er te veel, wat ik maar even arbitrair definieer als 30% van de essentials) dan mag je alsnog niet tekenen. En de boilerplate die is er maar dat betekent verder niets. Niemand gaat een NDA weigeren omdat er niets staat over hoe informatief de kopjes zijn.

Bij bovenstaande zit wel nog een impliciete aanname, namelijk aan welke kant van de tafel je zit. In het jargon van de NDA-jurist (ja, die bestaat) heb je zogeheten give, get en mutual NDA’s. Een give NDA is geschreven voor de partij die informatie geeft, en is dus heel streng in zijn voordeel. Een get NDA is er juist voor de ontvangende partij, en de mutual NDA probeert beiden even hard te beschermen. (Protip: vraag altijd de mutual NDA, dat scheelt héél veel onderhandelen.)

Je moet dus weten welke van de drie situaties je te maken hebt. Dat is dan ook de vraag (en de enige vraag) die NDA Lynn je stelt. Ga je geven, ontvangen of samen delen? Ik vraag nog meer, maar dat is optioneel en vooral voor de statistieken. Eigenlijk alleen de vraag “in welk land zit u” komt terug in het antwoord: als dat niet hetzelfde is als de rechts- en forumkeuze dan krijg je daar een waarschuwing over.

Blijft over: wat ga je zeggen. Daarvoor schrijf ik een uitvoertabel, die per clausule per smaak per situatie aangeeft wat het antwoord moet zijn. Hierboven zie je een klein stukje daarvan: dit is de uitvoer voor de categorie “warranties” oftewel garanties. Wat moet je zeggen als deze standaard of juist breed gevraagd worden, of als er geen garanties in staan. Je ziet dat het antwoord net anders is als je in de give dan wel in de get of mutual situatie zit.

En dan zijn we er. Document tekst extraheren, met een ML model de zinnen classificeren, de zinnen bij elkaar rapen, van de clausules het juiste smaakje bepalen, in de uitvoertabel opzoeken welke uitvoer je moet geven en klaar is Kees. Of Lynn dan.

We testen, en komen de nodige probleempjes tegen. Zo voegen we taaldetectie toe (“Sorry, Portugese NDA’s worden niet ondersteund”), is het extraheren van tekst uit PDF net wat ingewikkelder en staat er soms gewoon rommel in een document. Maar dat is allemaal op te lossen. Tijd om de markt op te gaan.

(Dit is de derde van vijf vakantieberichten.)

Arnoud

Als je een legal tech kantoor wilt hebben, moet je klein beginnen #legaltechtuesday

Geplaatst op in Innovatie, 4 reacties

De grootste fout die softwareontwikkelaars maken: versie 3.  Dat is namelijk de versie waarbij men besluit de oude rommel eens weg te gooien en hélemaal opnieuw te beginnen. Lekker een schone lei, al die rare dingen het raam uit en een mooie, strakke set code. Dat kost alleen ontzettend veel tijd en je gaat alle oude fouten nog eens tegenkomen. Die oude code was namelijk zo raar en rommelig omdat er ontzettend veel fouten mee ondervangen moesten worden. Ditzelfde fenomeen zie je wanneer organisaties besluiten tools zoals legal tech software in te zetten. Laten we alles opnieuw invullen, de hele workflow aanpakken en alles netjes opnieuw neerzetten. Dat werkt dus net zo min.

Legal tech is software die een juridisch proces ondersteunt – maar meestal het proces op een nieuwe manier invult. De neiging van software is om groter en groter te worden (“totdat het ook kan e-mailen”, was ooit het mantra) en dat betekent dat je als klant dus een enorme verandering over je heen krijgt wanneer je zulke software inzet.

En vooral: je krijgt dan dus een enorme organisatieverandering wanneer je zulke software inzet. Zie mijn column van vorige maand: legal tech is een cultuurverandering. Hoe groter die is, hoe lastiger het is om die met succes door te voeren. Want je krijgt meer weerstand, en sowieso moet je meer moeite doen om iedereen al die veranderingen te laten doen. Dat verkleint serieus je kansen op succes.

Ik spreek ondertussen best veel mensen over legal tech (en krijg in de mail ook vele vertrouwelijke oorlogsverhalen, blijf ze sturen meiden&jongens), en de teneur is inderdaad vaak dat er een groot en glimmend ding naar binnen gereden wordt, mensen in frisse polo’s flitsende demo’s laten zien en de directie dan zegt “en vanaf nu alles hiermee”. Om vervolgens mensen aan te spreken op declarabele uren en niet te meten hoe vaak er met de nieuwe tool wordt gewerkt. Ja, vind je het gek.

En het grappige is, er is juist al héél veel winst te halen uit kleine stapjes. Zo veel laaghangend fruit, in het Engelse jargon, dat je kunt plukken. Zet een documentgenerator naast je oude set met templates. Voeg een knopje toe aan Word waarmee je jurisprudentie snel kunt opzoeken. gebruik tools die een specifieke klus versnellen, enzovoorts. Zo leren mensen proeven van dit soort vernieuwingen, en dat smaakt naar meer.

Arnoud

Legal tech invoeren vereist een cultuurverandering en dus leiderschap #legaltechtuesday

Geplaatst op in Innovatie, 3 reacties

Is nu, tijdens deze crisis, het moment om naar legal tech over te gaan? Dat dacht ik in mijn vorige column. We werken al op een andere manier, dus waarom niet naast thuiswerken ook met nieuwe tools gaan werken? Nou ja, dat was misschien toch wat makkelijk gedacht. Want thuis versus op kantoor werken is één ding, wisselen van tooling is iets héél anders. Dan kom je echt in de sfeer van de cultuur van het bedrijf, en dat is notoir lastig te veranderen.

“Culture eats strategy for breakfast”, aldus een quote van managementconsultant Peter Drucker. Je kunt nog zo’n mooi plan hebben bedacht, maar als de strategie niet past bij de cultuur van het kantoor dan zal deze niet werken. Ja, misschien worden voor de vorm een paar elementjes opgepakt of komt er een implementatieteam dat de boel opzet en iemand voor de interne nieuwsbrief laat poseren bij het dashboard, maar daarna moet het echt vanzelf gaan.

Ergens is dat raar. Je kiest als organisatie voor een bepaalde route, juist omdat je wilt veranderen. En dan lukt dat niet omdat je niet wilt veranderen?

De kern van dit probleem zit hem in het nemen van risico’s, meer specifiek het riskeren van de omzet (of winst) zoals die nu binnenkomt. Want veranderen is leuk, maar als de omzet daardoor in dreigt te storten dan voelt het ineens een stuk minder leuk. Helemaal als je als bedrijf op zich niet slecht functioneert, zoals bij de meeste juridische kantoren het geval is. De meeste advocaten zijn heel goed in hun werk, hebben grosso modo tevreden klanten en kunnen het werk toch aardig aan.

Daar doorheen fietsen met een grote blinkende legal tech applicatie gaat gewoon niet werken. Dat zet alles op zijn kop en introduceert overal grote risico’s. Dan gaan in veel organisaties direct de hakken in het zand. Vaak heel subtiel, er zal zelden een partner opstaan en zeggen “dit gaan we niet doen” maar de tool wordt gewoon niet gebruikt. Of men laat het eerst eens proberen door een pilotgroep, waarna niemand zes maanden later vraagt hoe die het is bevallen.

Maar hoe moet het dan wel?

Verandering hoeft niet strategisch, hoeft niet enorm en hoeft niet ineens. Verandering komt er als de cultuur daar voor open staat. Vaak is dat wel het geval bij kleine dingen. Een net iets handiger tooltje om verwijzingen te checken. Een dienst die niet alleen jurisprudentie opzoekt maar het meteen als referentie in je Word document zet (én controleert of er hoger beroep was tegen de gevonden zaak). Een knop in Word die een conceptbrief afrondt en van handtekening voorziet.

Ook kan legal tech vaak snel een ingang vinden bij grote, nieuwe projecten die men nog niet vaak heeft gedaan. Dan is er nog geen culturele opvatting in de organisatie dat het op een bepaalde manier moet, dus waarom dan niet met die nieuwe tool.

Wie meer wil, moet echt aan de slag met de cultuur op kantoor. Waarom willen mensen geen documenten uit een tool halen, maar blijven ze werken met de eigen sjablonen? Dat kan zijn dat ze de tool niet vertrouwen, of omdat ze de leercurve te pittig vinden. Of – heel stom maar het komt regelmatig voor – omdat ze niet (meer) kunnen inloggen en daarna merkten dat niemand ze daarop aansprak.

En dat aanspreken, dat is uiteindelijk ook een cultuur-ding. Want als je als leiding van zo’n organisatie wil veranderen, dan moet je een cultuur van leiden hebben. Van mensen meenemen en motiveren. En als het niet anders kan, verplichten. Maar dan moet je dus zelf ook volledig achter de keuze staan en voor lief nemen dat er dan dingen (tijdelijk) minder lopen.

Een belangrijke factor daarbij is ook hoe je mensen afrekent. Als je bijvoorbeeld stuurt op omzet per maand, dan zal niemand een nieuwe tool gaan gebruiken ook al zegt het projectteam dat je er veel efficiënter mee werkt. De maanden waarin je je inwerkt, zullen minder productief zijn – daar gaat dus je omzetdoelstelling, en je bonus. Als leider moet je dat compenseren. En wanneer je zegt dat documenten uit de generator moeten komen, maar vervolgens de sectiehoofden met de hand deze gaan corrigeren, dan zullen mensen ook niet graag die generator gebruiken want dat levert extra werk op.

Om dit voor elkaar te krijgen, heb je leiderschap nodig. Iemand die durft te zeggen, dit gaan we doen en niet anders. En die daar ook achter gaat staan als het even tegenvalt, of als de collega’s klagen dat het oude systeem toch zo comfortabel was. En dat valt niet mee, zo heb ik helaas nu al een aantal keer moeten merken. Dáár zit dus de grote uitdaging voor legal tech.

Arnoud

Hoe ga je als kantoor daadwerkelijk over naar inzet van legal tech? #legaltechtuesday

Geplaatst op in Innovatie, 1 reacties

Sinds de coronacrisis begon, lees ik veel over advocatenkantoren en bedrijfsjuristen die legal tech inzetten. Het begon met massaal digitaal ondertekenen van contracten, wat natuurlijk een heel logische stap is, en nu zijn we bij Zoom-onderhandelingen en gebruik van Google Docs om samen documenten door te nemen of te reviseren. Een virus als de grote aanjager van innovatie, hoe raar wil je het hebben. Maar gaan we nu werkelijk doorpakken? Of waait dit weer over zodra een grotere maatschappelijke vrijheid weer terugkeert?

Het zetten van een elektronische handtekening waar voorheen een ‘natte’ nodig was, is een mooi voorbeeld van de voordelen van legal tech. Maar het is meteen een van de weinige echt goeie: simpel, duidelijk en met een heel precies voordeel. Daarvan kun je het zakelijk nut vrijwel uitrekenen. Een downside is er niet, afgezien van de kosten van de tooling. Maar training is nihil, wat er gebeurt kun je zien en dat het legaal is, is ook evident.

Voor verdergaande stappen, van contractgeneratoren tot het inzetten van chatbots voor intakes of wizards die adviesbrieven schrijven, ligt het vaak lang niet zo eenvoudig. En de reden daarachter is eigenlijk simpel: it’s the economy, stupid. Oftewel: het is niet duidelijk hoe je geld verdient door met zulke tools te gaan werken. En dat komt weer met name omdat organisaties ingesteld zijn om op een bepaalde manier hun diensten te leveren, en nieuwe technologie een andere manier van werken met zich meebrengt.

De partnerstructuur is bij advocatenkantoren vaak genoemd als dé reden waarom legal tech er niet zou komen: dan verdienen de partners minder aan billable hours (omdat die tools sneller zijn en er dus minder uren gewerkt wordt). Ik denk niet dat het zo simpel is. Het argument is wel een exponent van die achterliggende reden: vrezen voor minder opbrengsten van de klant is een economisch bezwaar. Of dat nu letterlijk is dat je urenstaten korter worden of dat de klant überhaupt minder wil betalen of iets anders, doet er dan minder toe.

Het algemene probleem is natuurlijk wel een hele taaie om aan te pakken. Zeker omdat het zelden expliciet op tafel wordt gelegd: sorry, deze tool gaan we niet doen want het kost ons heel veel en we zien weinig opbrengsten. Zeker bij legal tech, want “we moeten er iets mee” en dan wordt de tool uitgerold met veel fanfare (beter gezegd: een speciaal team of een champion) waarna we enige interesse mogen zien en daarna het gebruik een langzame dood sterft. Gewoon, omdat het niet nuttig genoeg voelt.

Er moet dus een externe prikkel komen om die verandering met zich mee te brengen. In de juridische sector zijn dat vaak de klanten: grote bedrijven die uurtje/factuurtje niet accepteren maar een fixed fee per klus of per jaar willen, of zelfs gewoon eisen dat er met tooling wordt gewerkt. Het lastige is alleen dat als de meerderheid van de kantoren nog niet op dat niveau is, zo’n klant toch moeilijk haar zin door kan drijven. Ergens is natuurlijk een omslagpunt maar wanneer dat wordt bereikt, is nog maar de vraag.

De zorg om de inkomsten vanwege de coronacrisis kan wel eens het omslagpunt forceren. Want veel kantoren en dienstverleners zien de inkomsten teruggaan en de productiviteit dalen. Als er dan een oplossing lijkt te zijn die met name dat laatste kan verhogen, dan is dat nu het moment om daarmee aan de slag te gaan.

Alleen: je blijft zitten met het punt dat een juridische dienstverlener behoorlijk goed is in z’n werk, en de workflow ook heeft ingericht om zo goed mogelijk op die manier te werken. Hoe je het ook wendt of keert, legal tech invoeren komt neer op veranderen van de bedrijfsvoering, en daar moet dan een duidelijke economische reden voor zijn. Waarom zou je nu, uitgerekend nu op een nieuwe manier gaan werken?

Daar staat tegenover dat we nu al op een andere manier zijn gaan werken. Vrijwel iedereen in de juridische sector werkt thuis waar dat kan, we Zoomen waar voorheen een fysiek gesprek de enige optie was en we onderhandelen op afstand zonder noemenswaardige problemen. Dat schept een mindset die openstaat voor veranderingen. Dus misschien is juist nu het moment?

Arnoud

Hoe zouden robots contracten kunnen onderhandelen? #legaltechtuesday

Geplaatst op in Innovatie, 2 reacties

Goed, robots kunnen dus contracten lezen. Kort gezegd: ze herkennen tekstpatronen, al dan niet grammaticale constructies en vergelijken dat met kennis en/of regels om te bepalen of die patronen acceptabel zijn. Zo niet, dan kan het systeem dat aangeven en kan een menselijke jurist een alternatief voorstellen. Zo doen beide partijen waar ze goed in zijn: de robot het saaie werk (bevat dit patroon iets geks) en de mens het creatieve (hoe maak ik hier iets wederzijds acceptabels van). Nog een stapje verder lijkt lastig voorstelbaar – als een robot eigenlijk de grammatica al maar nauwelijks snapt, hoe kan zhij dan de strekking begrijpen én daar een alternatief van maken?

Ik blijf het zeggen: je moet wat computers doen niet beschouwen als een vorm van denken, want computers denken niet. Net zo min als onderzeeboten zwemmen (Dijkstra). Waar het om gaat is het resultaat, dat computers een andere route kiezen is een gegeven. Wil je dus iets met AI dan zul je moeten bedenken welke resultaten je wil, en dan beredeneren hoe een computer die zou kunnen bereiken.

Het programmatisch genereren van teksten is iets dat sterk in de belangstelling staat. De bekendste tool op dit gebied is GPT-2: een neuraal netwerk dat teksten kan genereren, zó goed dat maar weinig mensen het verschil zien. Dit netwerk is gebouwd op een heleboel bestaande teksten, zodat het systeem weet welke passages typisch kunnen volgen op eerdere zinnen.

Het systeem is generiek, maar er is geen reden waarom je dat niet op contracten los zou kunnen laten. Zo zou je dus snel een heleboel contracten kunnen schrijven. Alleen, wat je in de praktijk vaak wil is vooral een aanpassing op een contract en niet perse een geheel nieuwe tekst. Dat vereist meer inhoudelijke kennis van zaken, maar is iets waar natural language processing (NLP) een rol bij kan spelen.

Je zou bijvoorbeeld beide tekstvoorstellen van de twee partijen kunnen vergelijken op zoek naar verschillende constructies. Als de een ‘harde’ termen (guarantees, shall deliver) gebruikt en de ander ‘softe’ (shall use best efforts) dan kun je in die categorie bewoordingen op zoek naar een woord dat tussen die twee uitersten in zit. Je zou daarvoor zelfs in je databank met eerder goedgekeurde contracten kunnen kijken: welke clausule lijkt veel op wat deze wederpartij wil en kon wél door de beugel. Daarvoor hoef je nog steeds niet inhoudelijk de tekst te snappen zoals een mens dat zou doen, maar heb je toch een uitkomst die een mens ook zou voorstellen.

Vaak zul je zien dat zo’n database vaak de eigen modelclausules bevat. Dan krijg je een ontwikkeling dat het systeem een tegenvoorstel vooral evalueert tegen die modelclausules, en dat wordt dan uiteindelijk een gevecht om welk model het beste past bij wat de wederpartij voorstelt. En dan kom je dus weer bij die korte contracten: de onderhandeling is dan niet meer of er “shall guarantee” of een andere juridische zin zal komen te staan, maar of we Inkoop.Leverdatum.Hard hebben dan wel .Soft. Robots standaardiseren juridisch jargon, hoe mooi zou dat zijn?

Arnoud

Hoe meer we robots contracten laten lezen, hoe korter contracten worden #legaltechtuesday

Geplaatst op in Innovatie, 5 reacties

Ja, contractlezende robots komen eraan. Die scannen op vrij triviale wijze, trekken conclusies volgens standaardregels en geven basaal advies. Maar toch: dat is goed genoeg voor de meeste afnemers van juridische dienstverlening. De mens blijft over om de moeilijke gevallen te lezen, dat dan weer wel. Maar vandaag wou ik het over een ander aspect hebben: als je robots contracten laat lezen (en schrijven) dan zul je zien dat die contracten langzaam maar zeker korter worden. En dat kan voor gewone mensen best eens interessant zijn.

Een computer heeft geen idee wat hij leest, maar kan wel héél snel vaststellen of een clausule lijkt op een andere. Dat zei ik vorige week en dat was een tikje kort door de bocht: met natural language processing (NLP) technieken kan een AI best wel wat grammaticale dingen onderkennen, bijvoorbeeld vaststellen dat “Supplier guarantees safe delivery of the Products” hetzelfde is als “Manufacturer warrants defect-free transport of the Goods” en dat die twee clausules dus hetzelfde ‘doen’, juridisch gezien. Namelijk: de risico’s voor transportschade bij de leverancier leggen.

Zo’n computersysteem zal dan op basis van zo’n analyse de conclusie trekken dat die risico’s daar liggen, en kan dat bijvoorbeeld rapporteren in een contract management systeem. De inkoper weet dan dat dat contract veilig is op het punt van transport, en kan dus dat contract dan als een lager risico inschatten. Of de bedrijfsjurist weet daarmee dat aan het inkoopbeleid is voldaan. Zou er een “not” in de clausules hebben gestaan, dan had het systeem een alarmpje moeten laten afgaan dat hiermee de ontvanger op kosten kan worden gejaagd.

Wat de conclusie ook is, die komt er niet uit als die zin met juridisch jargon maar als de samenvatting “Transport risk: supplier” of iets dergelijks. En dat is dus waarom contracten korter worden. De volgende keer dat er wordt onderhandeld, zegt die inkoper of jurist niet meer dan dat het transportrisico bij de supplier moet liggen (wat ze nu al vaak ook zeggen). Het contractonderhandelsysteem zal dan een clausule zoeken die aan die eis voldoet, maar of hij nu die eerste of tweede voorbeeldzin pakt, dat maakt daarbij niet uit.

Op dat moment is dus “Transportrisico: supplier” synoniem geworden voor “Manufacturer warrants defect-free transport of the Goods”. En dan kun je dus net zo goed dat eerste in het contract zetten. In onderhandelingsjargon: het contract valt weg en je houdt alleen de term sheet over, omdat partijen raamafspraken hebben over wat term sheet bepalingen betekenen.

Natuurlijk, juridisch jargon kan behoorlijk wat nuance krijgen. Er is het nodige dat je toe kunt voegen aan die clausule waardoor er nét wat anders komt te staan, zoals “commercially safe” waardoor het niet helemaal hetzelfde meer is als “guarantees safe delivery”. Maar dergelijke clausules zullen de uitzondering zijn en blijven. Die worden dan wel gesignaleerd maar maken het proces langer. Dat zal leiden tot langere contractsonderhandelingen, waar niemand op zit te wachten. Dus dat zul je minder en minder vaak zien.

Het gevolg is natuurlijk wel dat het aantal ‘smaken’ waarin je afspraken over risico’s maakt, ook weer beperkt. Want effectief heb je alleen nog de smaken over die de partijen regelmatig gebruiken. Is dat erg? Ik denk van niet, althans in commerciële contracten. In de praktijk zit je daar vaak toch maar met een beperkt aantal opties. Om een ander voorbeeld te nemen: contracten duren vaak zes maanden, een jaar, twee jaar, drie, vijf of tien. Het eerste contract dat 7 jaar en 6 maanden duurt, moet ik nog tegenkomen. Het zal vast wel eens geopperd zijn, maar het is zeer ongebruikelijk. Moet je dan rekening houden met zo’n edge case? Ik denk dat alles een stuk soepeler gaat als je dergelijke opties uitsluit. En daar worden contracten korter van.

Arnoud

Hoe gaat de jurist van de toekomst eruit zien? #legaltechtuesday

Geplaatst op in Innovatie, 1 reacties

Mijn blog van volgende week over het uurtarief raakte aan een teer punt, gezien het aantal reacties in de mail dat ik erop kreeg. Een jurist is toch een kenniswerker, die uiteindelijk zijn uren inzet verkoopt. Dus je kunt wel vaste prijzen ergens op hangen, maar dat blijft in feite het afronden van een urenschatting en jezelf dan ruimte (of krapte) geven om het werk daarbinnen te doen. En meer algemeen, het werk dat juristen doen dat is toch eigenlijk altijd gespecialiseerd werk, maatwerk, is een vaste prijs dan wel logisch?

Natuurlijk, het beroep van de jurist is ooit begonnen als een specialisme, en de kennis van de jurist heden ten dage is gespecialiseerd en vrij uniek. Dus het is niet gek dat als je dan leest over veranderingen in het beroep, dat je dan denkt hoe je specialisme gewaarborgd blijft bij zulke veranderingen. Maar ik blijf het zeggen: het gaat niet om dat gespecialiseerde, het gaat juist om het standaardwerk. Hoewel ook juristen en advocaten zich veelal zien als leveranciers van uniek maatwerk (de term ‘kleermaker’ komt heel vaak langs), is een hele berg van het werk juist standaard.

Het lastige is alleen dat wij juristen veel beter dan anderen kunnen aangeven waarom ook dat standaardwerk eigenlijk volledig op maat geleverd moet worden. Onze dienstverlening is immers het zoeken naar risico’s en problemen, de ernst daarvan onderstrepen en een oplossing aandragen die gevolgd móet worden op straffe van hoge boetes en ander juridisch onheil. (Weinig mensen kunnen zeggen dat een fout in hun werk kan leiden tot een strafproces tegen de directie.) En dat wordt vaak gevolgd, mede omdat het specialisme met enige mystiek omhuld is en de gevolgen heel ernstig klinken.

Bovenstaande is overigens niet perse onwáár. Het klopt dat een onjuist advies over zeg een afspraak met de concurrent dat gevolg kan hebben. Of dat een foutje in een NDA kan leiden tot een jarenlange rechtszaak met miljoenenclaims. Maar dat zijn de uitzonderingen, en niet de dagelijkse praktijk. Die gaat over “kan ik dit tekenen want ik wil koffie drinken met die leverancier”. Het advies moet daarmee in proportie zijn. Een standaardzaak vraagt om een standaardantwoord. De bijzondere risico’s horen afgekapseld te zijn of afgevangen te worden als hun waarschijnlijkheid hoog genoeg wordt.

Belangrijker voor mij is de realisatie dat als je als jurist dit niet doet, anderen dit wel gaan doen. Neem het opstellen van algemene voorwaarden. Het beschermen van een ondernemer met duidelijke regels voor zijn handelsverkeer is typisch iets waar je een jurist voor inzet. Welke risico’s loopt die ondernemer en hoe dekken we dat af? Toch is juist het product “algemene voorwaarden” iets dat uit zó veel bronnen te krijgen is, van Kamer van Koophandel tot handige boekhouder tot vele online diensten waar je ze al dan niet met vragenlijst gratis, goedkoop of duur verkrijgt. Er zijn inderdaad nog steeds advocaten die 12.000 euro voor een set AV kunnen vragen maar dat is niet de bulk van het werk.

Je kunt volgens mij als jurist dan twee kanten op. Of je zegt, ik ben echt een specialist en mij moet je hebben als je situatie niet zo standaard is, of juist, ik kan dat standaardwerk prima leveren en de moeilijke gevallen schuif ik door. De natuurlijk neiging is volgens mij om meteen dat eerste te kiezen, maar besef dat dat maar een beperkte doelgroep (en dus hoeveelheid werk) aantrekt.

Daar staat tegenover dat wie het standaardwerk betreedt, meteen dus die KVK, handige boekhouder en online diensten tegenover zich krijgt. Want die kunnen het standaardkunstje ook, en zijn gehaaider in het binnenhalen van standaardklantjes tegen een lagere prijs. En ja komt ie weer met z’n Susskind: de commodificatie in de juridische wereld is al een héél groot eind gevorderd. Voor veel producten zelfs naar gratis.

Toch biedt dat ook kansen, juist voor juristen die meer kunnen dan die boekhouder maar niet meteen de superspecialist willen zijn. Jezelf onderscheidend maken bovenop commodity producten is dé manier om te groeien in zo’n markt. Dus: wat is jouw toegevoegde waarde bovenop zo’n generator? Wat wil de klant dat een boekhouder niet kan?

En nee, het antwoord is natuurlijk niet “perfect maatwerk met alle risico’s volledig uitonderhandeld en weggezet”. Voor mij is dit precies de sweet spot om legal tech in te zetten: die levert het standaardwerk dat de aanloop is voor jouw maatwerk. Om bij mezelf te blijven, dankzij NDA Lynn reviewen mijn klanten hun NDA’s in vijf minuten, en ze betalen mij vervolgens om inhoudelijk antwoord op de gekke vragen te krijgen. Ik ben daardoor de hele dag bezig met gekke dingen in NDA’s en dat vind ik dan weer leuk.

Dat is hoe de jurist van de toekomst zichzelf moet herdefiniëren: waar is mijn toegevoegde waarde bovenop de technologie, bovenop de commodity.

Arnoud

Legal tech gaat niets worden als je niet ook het declarabele uurtje afschaft

Geplaatst op in Innovatie, 6 reacties

Al jaren gaat het rond in de juridische sector: het wordt tijd om eens af te stappen van de billable hours oftewel het uurtje/factuurtje model. Klanten worden er nooit gelukkig van, het is een hoop gedoe voor medewerkers en het zou zo eenvoudig moeten zijn om gewoon een prijs te noemen. Maar toch blijft het maar gebruikt worden, een enkel experiment of uitzonderlijke case daargelaten. Daar zit inderdaad een probleem: wat moet het alternatief zijn? Maar op die vraag moet wel een antwoord komen, anders is het invoeren van nieuwe systemen (legal tech dus) gedoemd te mislukken.

De kern achter het uurtje/factuurtje model is dat je als dienstverlener eigenlijk je tijd verkoopt. Je wilt mij een uur spreken, je wilt Ronald een dag in de rechtszaal of Willem een week in de data room op zoek naar verborgen gebreken in contracten bij je overnametarget. Die tijd is kostbaar en kost dus tijd. Dat klinkt heel aantrekkelijk, zeker als je bedenkt dat je ook nog kunt differentiëren: de junior medewerkers zijn per uur goedkoop, de senior partners duur en daartussen is er flexibiliteit. En wil je echt exclusief zijn, dan verhoog je je uurtarief gewoon.

Een nadeel van dit model is dat het in feite volkomen arbitrair is. Waarom moet mijn tijd 150, 300 of 700 euro per uur waard zijn? En in dat nadeel zit ook de pijn bij invoering van software en diensten die je effectiever laat werken, want dan scheelt het tijd voordat de klus klaar is. En dan ben je dus goedkoper omdat je sneller klaar bent? Dat voelt raar. Als mensen een jurist willen hebben voor een klus, waarom betalen ze dan 3000 euro bij A die het handmatig doet en 750 bij B omdat die een handige tool heeft en alleen nog even een review hoeft te doen?

Het antwoord is natuurlijk: A en B zijn onvergelijkbaar. En dat is bij dienstverlening eigenlijk ook zo. Maar als je naar de juridische dienstverlening kijkt vanaf enige afstand, dan zie je toch echt standaardproducten opduiken. Dan moet ik gelijk aan Susskind denken: die verdedigt al meer dan een decennium het standpunt dat ook onze sector gaat standaardiseren en daarna commodificeren, en de opkomst van standaardproducten (in plaats van maatwerkdiensten) is daarbij de belangrijkste factor.

Het verschil tussen een product en een dienst is wezenlijk, en niet alleen maar een kwestie van een ander labeltje plakken op de pagina waar je ‘m adverteert. Een dienst is in principe maatwerk, en een product is standaard met wellicht wat aanpassingen hier en daar. Daarom kan op een product een vaste prijs worden geplakt en op een dienst eigenlijk niet.

Alleen, wat moet die vaste prijs dan zijn? Dat kun je pas zeggen als je weet wat het werk is, wat de investering is moet ik eigenlijk zeggen. In de klassieke wereld kijk je naar inkoop en andere kosten, met een opslag voor je bedrijfsvoering en de winst die je wilt maken. Bij sectoren die klassiek alleen diensten leverden tegen uurtarief is dat veel lastiger, daar is de historische kennis van wat het kóst veel moeilijker te reconstrueren. Maar dat is wel waar we naartoe moeten.

Legal tech kan daar een oplossing in bieden. Deze reduceren een hoop werk tot klikken op wat knopjes en elimineren zo de factor tijd. Dan blijft over de kosten van de kenniswerker om die op te leiden zodat hij weet wélke knopjes er nodig zijn, of wanneer je afwijkt van de standaarduitvoer. Maar daar is veel makkelijker mee te rekenen. Ik ben er dan ook van overtuigd dat je bij het standaardiseren van je proces je al snel een vaste prijs kunt plakken op je producten.

Arnoud