Ik wil niet in het smoelenboek!

| AE 2277 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 21 reacties

smoelenboek-frankwatching.pngVrijwel ieder bedrijf krijgt het op zeker moment: een smoelenboek op intranet. Handig om je collega’s te kunnen herkennen. Maar niet iedereen wil graag met naam en vooral met foto in dat smoelenboek. Zo’n publicatie kan voelen als een privacyschending. Maar is het dat ook?

Het College Bescherming Persoonsgegevens is duidelijk: een werkgever mag alleen foto’s in een smoelenboek zetten als daar toestemming van de geportretteerde voor is. Dat is inderdaad de hoofdregel uit de wet (artikel 8 Wet bescherming persoonsgegevens). Maar er is een uitzondering: als de werkgever een aantoonbare noodzaak heeft die zwaarder weegt dan je privacy, dan mag de werkgever zonder je toestemming die foto gebruiken.

Nu lijkt het me wenselijk en belangrijk dat collega’s elkaar leren kennen, en of ze dat nu bij het koffieapparaat doen of via intranet, maakt voor mij niet uit. Maar of dat genoeg is om de privacy opzij te zetten? Ik weet het niet.

Een smoelenboek op intERnet vereist eigenlijk altijd toestemming. Het “zwaarwegend belang” zal hier maar zelden bestaan, behalve misschien bij mensen met een zeer publieke functie heeft waarbij de herkenbaarheid voor het publiek essentieel is voor het bedrijf. Denk aan een management- of een public-relationsfunctie.

Een complicatie bij smoelenboeken dat foto’s als gevoelige persoonsgegevens gezien kunnen worden: je kunt erop zien van welk ras iemand is, en vaak ook of hij een bepaalde ziekte of medische beperking heeft. Dergelijke gegevens mag je als bedrijf helemaal niet verwerken, tenzij “met het oog op de identificatie van de betrokkene” (dus een pasfoto op de toegangspas mag wel), dit geschiedt met uitdrukkelijke toestemming of de betrokkene zelf de gegevens “duidelijk openbaar” heeft gemaakt.

Alles bij elkaar denk ik dat je als bedrijf dus maar beter te allen tijde toestemming kunt vragen van de medewerkers voordat je hun foto op intranet (laat staan internet) kunt zetten.

Hebben jullie een smoelenboek op intra- dan wel internet? En hoe is dat gegaan met toestemming?

Arnoud