Is bij mailafspraken stilzwijgen als toestemmen rechtsgeldig?

| AE 9198 | Contracten, E-mail | 14 reacties

Een lezer vroeg me:

Ik mailde voor een behandeling bij een fysiotherapeut. Deze stuurde me een datumvoorstel (in reactie op de drie data die ik had voorgesteld) en sloot af met “Zonder tegenbericht zie ik je dan.” Helaas zag ik die mail pas een dag van tevoren en moest ik afzeggen, maar daarop reageerde hij met een factuur want dat werkt kennelijk zo bij hem als je binnen 24 uur voor de afspraak annuleert. Kan dat zomaar?

Allereerst even een misverstand: het is niet toegestaan om afspraken te annuleren, tenzij de wederpartij daarmee instemt. Afspraak is afspraak, ook voor de consument die bij een bedrijf of zzp’er een dienst wil afnemen. (En ook niet als je via internet de afspraak maakt, als daarbij een specifieke datum of tijd geboekt wordt, of meer algemeen als je.) Vrijwel iedere dienstverlener heeft een annuleringsregeling, en daar zul je dan onder vallen.

Annuleren vereist alleen wel dat er een overeenkomst is, en dat kun je je afvragen bij bovenstaande mailwisseling. Op zich kun je prima zo’n behandelovereenkomst sluiten via internet. Beide partijen moeten instemmen met een aanbod. De vorm daarvan, of wie als laatste instemt, doet er niet toe.

Dat lijkt hier goed te gaan, alleen past de psycholoog hier de truc toe van “stilzwijgen is toestemming”. Dat is riskant, zeker bij mail. De mail komt wellicht niet aan, het stilzwijgen ligt ergens anders aan, en ga zo maar door. Je staat dus flink op achterstand als je op deze manier werkt.

Hier heeft de vraagsteller het wel een tikje laten liggen door pas zo laat te reageren, en dan ook nog eens alleen door af te zeggen. Daarmee staat hij niet sterk; het suggereert dat hij instemde door zijn stilzwijgen en pas op de laatste dag er vanaf wilde. Als hij die dag had gemaild “Sorry, ik heb geen mail gehad dus ik ga er vanuit dat het nu datum 2 zal worden” dan had de fysio een heel moeilijk verhaal gehad.

Arnoud

Moet je echt bij elke internetdienst een bewerkersovereenkomst sluiten?

| AE 9217 | Privacy | 7 reacties

Een lezer vroeg me:

Wij maken zakelijk gebruik van applicaties en software in de cloud. Mijn vraag is nu echter of je echt met iedere cloud leverancier een bewerkersovereenkomst moet afsluiten? Iedere applicatie verwerkt namelijk op de een of andere manier wel persoonsgegevens, de ene meer dan de ander. In sommige gevallen gaat het enkel om het e-mail adres en inlog gegevens. En soms wéét je het niet, zoals bij chatdiensten (Yammer of Slack). Daar kunnen mensen best persoonsgegevens intypen. Wat zegt de wet?

Dit is inderdaad een lastige kwestie. Heel formeel moet dit inderdaad altijd, bij iedere derde die in jouw opdracht persoonsgegevens opslaat van jouw personeel of klanten. De wet eist namelijk dat je bij elke bewerker een bewerkersovereenkomst sluit waarin je apart regelt welke eisen omtrent persoonsgegevens hij moet nakomen (en hoe jij dat gaat borgen en auditten).

Een bewerker is iedereen die in jouw opdracht persoonsgegevens verwerkt en niet zelfstandig bepaalt voor welke doelen (of met welke middelen). De meeste clouddiensten laten aan de klant over wat er gebeurt met klantdata en kiezen dus niet zelf de doelen. Over de middelen-keuze kun je twisten, maar uiteindelijk is dat denk ik ook een klantkeuze: die klikt op knop A of activeert feature B, de dienstverlener is daar passief.

Het is een discussie of dat ook geldt als de derde niet wéét dat je persoonsgegevens gaat aanleveren. Extreem voorbeeld is Pastebin: daar kun je teksten plakken die dan gepubliceerd worden. Ik kan daar persoonsgegevens plakken, maakt dat Pastebin een bewerker?

Als er echter gestructureerde velden zijn voor persoonsgegevens (al is het maar jouw gebruikersnaam etc) dan voldoet deze partij aan de definitie van bewerker en moet er dus een bewerkrsovereenkomst komen. Doe je dat niet, dan ben jij in overtreding van de Wbp – zij het dat daar géén boete op staat. Het voornaamste risico is dat jij de claims krijgt als de bewerker data lekt of iets anders verkeerd doet, en dat je dan geen verhaalsmogelijkheid hebt.

Veel van dit soort partijen zijn Amerikaans en kennen het concept bewerkersovereenkomst (“Personal data processing agreement”) eigenlijk niet. Sommigen willen graag Europese business en tekenen met liefde, anderen vinden het maar onzin en reageren niet eens op de vraag. Het is dan dus een risico-afweging voor jou.

Onder de aankomende Privacyverordening (ADV: koop dat boek) zal dit mogelijk veranderen. De Verordening zegt namelijk dat ook de bewerker aansprakelijk is voor boetes en schade als er geen bewerkersovereenkomst – pardon, verwerkersovereenkomst – is tussen hem en de verantwoordelijke. In hoeverre dat afdwingbaar is tegen Amerikaanse partijen is natuurlijk een heel andere vraag.

Arnoud

Natuurlijk komen er boetes op datalekken aan

| AE 9205 | Privacy | 4 reacties

Een lezer vroeg me:

Sinds 1 januari vorig jaar hebben we een Wet meldplicht datalekken, maar we zijn nu dus een jaar verder en ik heb nog geen boete gezien. Gaat het met deze wet net als met de cookiewet, veel gebrul maar weinig wol?

Dat verwacht ik niet, hoewel ik toegeef dat het allemaal wel wat sneller had gekund. Het lastige aan dit soort boetes is dat er altijd een heel onderzoekstraject aan vooraf gaat, en gezien de aard van de zaak kost dat altijd flink wat tijd.

We hébben eigenlijk al een datalekboete, zij het formeel onder een andere wet. Op 16 januari 2012 had een hacker ingebroken in een onderdeel van het netwerk van KPN. Daarbij kon toegang worden verkregen tot gegevens van abonnees zoals adres, woonplaats, telefoonnummer en bankrekeningnummer. Onderzoek liet zien dat de hackers (17 jaar oud) gebruik maakten van een bekend beveiligingslek. De software van de getroffen KPN-servers bleek niet tijdig van updates te zijn voorzien, een veel voorkomende fout van ICT-dienstverleners.

Na onderzoek besluit de ACM als telecomtoezichthouder in december 2013 een boete op te leggen aan KPN wegens schending van haar beveiligingsverplichtingen. Uit het onderzoeksrapport blijkt dat het geen geavanceerde hack betrof en dat de geconstateerde technische en organisatorische tekortkomingen van basaal niveau waren. Met andere woorden: een relatief eenvoudige zaak. Maar toch was er bijna twee jaar nodig om het onderzoek af te ronden. En daarna volgde nog een hele serie rechtszaken, met de laatste definitieve uitspraak pas in december 2016.

Het is ergens frustrerend dat het zo lang moet duren, maar ik vrees dat dat niet snel zal veranderen bij deze wet. De reden is volgens mij voornamelijk toch de technische complexiteit van de zaak, plus de wens het besluit zo zorgvuldig mogelijk te nemen zodat het bedrijf niet makkelijk in beroep bij de rechter kan gaan.

Ik zou eerlijk gezegd ook niet weten hoe dat anders zou kunnen. Onder de Privacyverordening wordt het misschien makkelijker: die bepaalt dat de verantwoordelijke de bewijslast draagt dat alles netjes wettelijk geregeld is (artikel 5 lid 2, lees maar na). Daarmee is een omgekeerde bewijslast dus te verdedigen. Oftewel, je had een lek, bewijs maar dat je er niets aan kon doen. Maar ook daar word je niet helemaal gelukkig van denk ik.

Arnoud

Heeft Donald Trump het Privacy Shield opgeblazen?

| AE 9220 | Privacy | 8 reacties

De Amerikaanse president Donald Trump heeft vorige week potentieel het recent gesloten Privacy Shield opgeblazen, meldden diverse media vorige week. Dankzij Privacy Shield mochten Europese bedrijven weer gewoon persoonsgegevens opslaan of laten verwerken in de VS. Een executive order gericht tegen illegale immigranten lijkt hier inderdaad een bom onder te leggen. Al sinds de jaren… Lees verder

‘Meeste bedrijfssites versturen gevoelige gegevens onveilig’

| AE 9215 | Privacy, Webwinkels | 25 reacties

Honderdduizenden zakelijke websites laten gebruikers gevoelige informatie verzenden zonder dat daarvoor van een beveiligde verbinding gebruik wordt gemaakt, blijkt uit een onderzoek van domeinbeheerder SIDN en MKB Servicedesk dat woensdag wordt gepubliceerd. Dat meldde Nu.nl onlangs. De ‘gevoelige gegevens’ zijn meestal NAWE-gegevens, maar ook inloggegevens en wachtwoorden komen voor. Maar liefst 86% van de onderzochte… Lees verder

‘Driekwart Nederlanders voor verbod smartphonegebruik op fiets’

| AE 9211 | Strafrecht | 11 reacties

Driekwart van de Nederlanders is voorstander van een verbod op het gebruik van smartphones op de fiets, meldde Nu.nl onlangs. Dit bleek uit onderzoek van het ministerie van Infrastructuur en Milieu, in de opmaat naar een wettelijk verbod op smartphonegebruik dan wel -vasthouden voor fietsers. De discussie gaat namelijk over dat laatste punt: moeten we… Lees verder

Wanneer moet je als IT-dienstverlener backups maken bij je klant?

| AE 9207 | Aansprakelijkheid | 14 reacties

Backup, backup, backup. Het mantra voor veel IT-bedrijven en dienstverleners. Zeker als je bij klanten dingen gaat wijzigen of toevoegen, dan maak je altijd eerst een backup. Want als er dan iets misgaat en de klant is zijn data kwijt, dan heb je alsnog iets om op terug te vallen. Een stukje zorgplicht. In deze… Lees verder

Hoe veel overgangsrecht krijgen we bij de Privacyverordening?

| AE 9200 | Privacy | 8 reacties

Een lezer vroeg me: Op 25 mei volgend jaar treedt de Privacyverordening in werking, las ik. Dus vanaf dan krijgen we al die strenge nieuwe regels over toestemming, privacyverklaringen en datalekken, met boetes tot een paar miljoen per overtreding. Maar wat ik nergens kan vinden, is hoe veel overgangsrecht we dan krijgen om onze systemen… Lees verder

In ons bedrijfshandboek staat dat e-mail als bedrijfspost geldt!

| AE 9196 | Arbeidsrecht, E-mail | 24 reacties

Een lezer vroeg me: In het bedrijfshandboek van mijn kantoor staat dat e-mail dient te worden beschouwd als het elektronisch equivalent van zakelijke post, en dat de directie derhalve zich het recht voorbehoudt e-mail te lezen als zij daar aanleiding toe ziet. Oftewel, ze mogen je mail lezen als ze willen. Kan dat zomaar? Dat… Lees verder