Hoe lang mag een bedrijf gespreksopnames eigenlijk bewaren onder de AVG?

| AE 10692 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 10 reacties

Een lezer vroeg me:

Bij ons bedrijf kunnen telefoongesprekken bij de klantenservice worden opgenomen voor trainingsdoeleinden, zo zegt ons bandje keurig. Dat gebeurt willekeurig bij 1 op de 10 gesprekken, die de HR medewerker vervolgens reviewt. Maar we maken ook opnames als een klant vervelend is, dat kan de servicemedewerker doen met een druk op de knop (retroactief wordt dan het gehele gesprek vastgelegd). Mag dat van de AVG? En wat is de bewaartermijn?

Het structureel opnemen van gesprekken met klanten is een vorm van verwerken van persoonsgegevens. Je moet dat dus onder de AVG kunnen rechtvaardigen als bedrijf of organisatie. Meest voor de hand ligt dat je het gooit op de grondslag “uitvoering overeenkomst” (dit hoort bij het netjes nakomen van het contract) of “eigen legitiem belang” (je wilt als organisatie weten hoe je werkt).

Het trainen of evalueren van je personeel lijkt me wel onder die laatste te rechtvaardigen. Optreden tegen lastige klanten vind ik een voorbeeld van het eerste, de klant moet netjes nakomen en moet dus ook netjes blijven aan de telefoon. Dus zolang je dit allebei netjes in je register uitwerkt, lijkt me dit oké.

Ik vind het een mooie dat het systeem zelf kiest welke gesprekken voor evaluatie in aanmerking komen. Zo voelt de medewerker zich niet continu bekeken maar is er wel de kans dat iemand van HR wat vindt van zijn gesprekstechnieken. Evenzo is de opnameknop (met retroactief effect) een slimme truc om lastige gesprekken op te nemen zonder dat je altijd álle gesprekken opneemt.

Natuurlijk moet je de opnames zorgvuldig bewaren en beveiligen. Dat is een algemeen probleem bij organisaties, en volgens mij is er niets specifieks of complex aan deze situatie.

De bewaartermijnen zijn lastig. De wet zegt niet dat je gespreksopnames moet maken, en er is dus geen wettelijke bewaartermijn. Je moet dus zelf verzinnen hoe lang je dat wil doen, en dat onderbouwen. Mijn advies is altijd om dat te koppelen aan functionele criteria. Bij de evaluaties kun je zeggen, we bewaren ze tot het eerstvolgende evaluatiemoment met de medewerker en die zijn eens per kwartaal. Of je zegt, de HR man/vrouw luistert ze wekelijks af en daarna gaan ze weg tenzij er een leermoment op te horen is.

De opnames van lastige klanten zou ik bewaren totdat het met de klant besproken is en/of de escalatie is afgehandeld. Dat kan kort of lang zijn: één opvolggesprek aan de telefoon waarin de klant zegt het niet meer te doen, of een rechtszaak inclusief hoger beroep waarbij het bedrijf een contactverbod eist. Maar met deze formulering vang je allebei.

Arnoud

De legaliteit van WhatsApp voor je klantenservice

| AE 8111 | Innovatie | 9 reacties

whatsapp-banVoor wie het nog niet wist: WhatsApp is de next big thing in klantcontact, las ik bij Klantcontact.nl. De chatapplicatie staat bij 90% van de Nederlanders op de telefoon, en het ligt dan ook voor de hand om met je klanten te gaan appen in plaats van ze te verplichten te bellen. Maar ik lees op diverse plekken (ook bij Klantcontact in de comments) dat dat niet zou mogen, omdat WhatsApp commercieel gebruik van haar dienst zou verbieden. Eh, nee.

De voorwaarden van WhatsApp verbieden commercieel gebruik van de dienst niet. Ze verbieden wel ‘commercial solicitation’ ofwel cold calling en acquisitie. De voorwaarden zijn daar duidelijk over:

You agree not to collect or harvest any personally identifiable information, including phone number, from the Service, nor to use the communication systems provided by the Service for any commercial solicitation or spam purposes. You agree not to spam, or solicit for commercial purposes, any users of the Service.

Met andere woorden, het is dus prima om met je klanten te appen, zelfs als dat voor een direct commercieel doel is, denk aan verlengen of upsells. Wat niet mag, is mensen ongevraagd appen en ze commerciële aanbiedingen doen. Zelfs niet als je hun 06-nummer legaal verkregen hebt. Maar dit mag sowieso al niet vanwege onze antispamwet. Voor de wet zijn ongevraagde chatberichten gelijk aan ongevraagde e-mails. Ongevraagde, koude acquisitie per e-mail is verboden.

Iets lastiger wordt het als je chatlogs in je CRM-systeem wil opslaan. WhatsApp verbiedt namelijk de ontwikkeling van spiders en tools om automatisch berichten over te brengen in een ander systeem. Diverse partijen die API’s bouwden om WhatsApp-data op te vragen, hebben ook al een advocaat op hun dak gehad. Heel strikt gezien moet je dus handmatig het log van elk gesprek exporteren en dan in je CRM-systeem plakken.

Ook krijg je dan te maken met de Wet bescherming persoonsgegevens. Die zegt namelijk dat je klanten moet informeren wat er met hun logs gebeurt en voor welke doelen je die informatie gebruikt. Je zou dan bij de WhatsApp-chat als opening moeten zeggen: “Deze chat wordt gelogd voor kwaliteitsdoeleinden – zie onze privacy policy [link] voor details”. Erg vriendelijk komt dat niet over, maar een andere optie zie ik zo niet.

Alles bij elkaar lijkt me de juridische zorg om WhatsApp voor een bedrijf een storm in een glas water. Maar ja, dit is internetrecht en dan is automatisch alles juridisch een noviteit hè 😉

Arnoud

Jezelf voordoen als de klantenservice, mag dat?

| AE 7936 | Uitingsvrijheid | 31 reacties

klantenserviceEven blijven liggen: de facebookpagina ‘Klantenservice’ maakt al een tijdje het leven zuur van veel grote Nederlandse bedrijven en hun klagende klanten, las ik bij het AD. Een ‘satirisch protest tegen domme mensen’ noemen ze het zelf. Afzeikhumor kun je het ook noemen, zeker als de initiële grap op zeker moment wel eens klaar is. Maar wat me verbaasde, is dat nog geen bedrijf juridische stappen ondernam tegen deze grapjurken.

“Je komt inderdaad over als een mongool, dus ons inziens heeft de desbetreffende medewerker correct gehandeld.” En dat dan in reactie op je klacht op de Facebookpagina van een bedrijf, van een account dat “Klantenservice” heet en daarmee stiekem toch wel een beetje de indruk wekt de klantenservice van dat bedrijf te zijn. Oh nee wacht, je bent vast dom als je dat denkt want iedereen weet dat de klantenservice van een bedrijf zal reageren met een account met de bedrijfsnaam erin. Of zoiets.

Of is het een stukje satire naar de mensen toe, een maatschappijkrities signaal dat op een misstand wil wijzen?

Mensen laten soms achterlijke reacties achter. Het niveau is zo ontzettend treurig. Ze reageren vanuit hun emoties, smijten met van alles en nog wat en zonder enige vorm van redenering. Dan gaat het kriebelen om te reageren.

De vraag is dan alleen, moet je dat dan doen door die domme mensen keihard af te zeiken of zijn er andere manieren om dat punt te maken?

Maar goed, dit is een juridisch blog en geen humortheoretisch blog. Zijn ze aan te pakken, die Klantenservice-grapjassen?

Men gebruikt een eigen, neutrale stockfoto van een vriendelijke dame met koptelefoon, en in de naam of het bericht wordt nergens expliciet de naam genoemd van het bedrijf ‘namens’ wie men reageert. Je zou dus kunnen zeggen, dit is een willekeurige pipo die een duit in het zakje doet.

Toch vind ik dat men uiteindelijk de indruk wekt namens het bedrijf te spreken, want de reacties benoemen vrijwel altijd ‘wij’ en de term “Klantenservice” in de context van een reactie op een klacht of vraag. Dat voelt voor mij hetzelfde als naast een kassa gaan staan en “Kan ik u helpen” zeggen tegen een winkelende klant. Hoewel je dan strikt gesproken niet zégt daar te werken, wekt dat alles bij elkaar wel de indruk.

Of dat tegen de wet is, is echter een lastiger vraag dan je denkt. Immers, er zijn wel allerlei regels over oneerlijke handelspraktijk en zo, maar dit is geen hándel want welke commerciële activiteit ontplooit men hier? De enige juridische grond is de kapstok van artikel 6:162 BW: dit is maatschappelijk onzorgvuldig dus het zou verboden moeten worden. Maar als je daarmee moet komen, is het wel een zwaktebod.

En ja, dat is natuurlijk de grap en mensen hadden maar slimmer moeten zijn en even dubbelchecken hoe de webcare van het bedrijf heet waar ze op reageren. Dus wellicht biedt dat dan een rechtvaardigingsgrond – de vrijheid van meningsuiting mag ook worden gebruikt om te beledigen en shockeren.

Alleen: hoe zeg je dan, ja jongens het was leuk, ga eens wat anders doen?

Arnoud