Uber laat passagiers audio opnemen als ze zich niet op hun gemak voelen, mag dat?

| AE 11524 | Privacy | 3 reacties

Uber test een nieuwe functie die passagiers audio laat opnemen wanneer ze zich niet op hun gemak voelen tijdens een rit. Dat las ik bij Tweakers. De opname wordt verstuurd naar Uber, zodat die de opname als bewijs kan dienen mocht dat nietpluisgevoel in verband staan met een daadwerkelijk onrechtmatig handelen. Creatief idee, al is het nog niet duidelijk hoe breed het zal worden ingezet. Maar het riep meteen bij mensen de vraag op of dat wel mag, zo stiekem de conversatie met de chauffeur opnemen enkel omdat jou het niet bevalt.

Bij het opnemen van gesprekken heb je in de praktijk te maken met zowel de AVG als de strafwet. Eerst maar die laatste. In veel landen (waaronder alle Europese landen en de VS) is het strafbaar om gesprekken van anderen op te nemen of stiekem af te luisteren met apparatuur. Iets ingewikkelder wordt het wanneer je zelf gesprekspartner bent. Dan verschilt het nogal per land of dat mag of niet.

In Nederland is de wet duidelijk: het is alleen strafbaar een gesprek op te nemen als je daar geen deelnemer aan bent – en ook niet opdracht van een deelnemer hebt om dat te doen. Maar in bijvoorbeeld Duitsland is het ook strafbaar om je eigen gesprekken op te nemen, tenzij de wederpartij daarmee instemt. (Wikipedia heeft een lijst per land.) Het is me niet duidelijk hoe ‘papier’ die wetten zijn, het voelt nogal cru dat je een slachtoffer van aanranding in de taxi gaat vervolgen wegens illegaal opnemen en de chauffeur vrijuit laat. Ik heb zoals u leest wel hele grote moeite met dit soort wetten, vanwege de bewijsnood die het vaak geeft en de botsing die je (mede daarom) met de vrijheid van informatiegaring krijgt.

De AVG kan ook een rol spelen, maar die is beperkt. Je eigen gesprekken opnemen is een verwerking van persoonsgegevens – van je gesprekspartner immers. Maar wie dat enkel doet om voor zichzelf dat gesprek vast te leggen (als bewijs dat er iets toegezegd is, dat er een bedreiging langskwam of iets dergelijks) die handelt daarmee voor strikt eigen huishoudelijk gebruik. Daarop is de AVG dan in het geheel niet van toepassing. (Zou je die opname gaan publiceren, dan geldt de AVG wel maar kom je wellicht in de journalistieke exceptie terecht.)

Zou de chauffeur deze functie gebruiken, dan wordt dat anders. Weliswaar kan die ook prima behoefte hebben aan een gespreksopname, want ook chauffeurs worden bedreigd, aangerand, uitgescholden of opgelicht (“geef me korting of ik geef je maar één ster”), maar een chauffeur handelt bedrijfsmatig en zijn verwerkingen van persoonsgegevens vallen dan wél gewoon onder de AVG. Hij zou dus op de taxi een sticker moeten doen dat er opnames in de taxi gemaakt worden, en een reglement hebben wat daarmee gebeurt. Ook als het een zzp’er is.

Voor Uber zelf is me nog niet duidelijk hoe het uitpakt. Als ze de opname alleen bewaren ten behoeve van de passagier, dan stellen ze zich op als verwerker en dan lijkt me er verder weinig mis mee. (Ik moet een examenvraag maken over de verplichtingen van een verwerker voor een niet onder de AVG vallende partij voor mijn opleiding senior privacyjurist.) Maar ik krijg het gevoel van dat tekstje dat Uber zélf gaat beslissen wanneer de opname wordt vrijgegeven en waarvoor, en dat zou maken dat ze zelf de verantwoordelijke worden (mogelijk samen met de passagier). In dat geval valt de opname wél onder de AVG en dan moet de app duidelijk aan de chauffeur maken dat er wordt opgenomen.

Arnoud

Hoe lang mag een bedrijf gespreksopnames eigenlijk bewaren onder de AVG?

| AE 10692 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 10 reacties

Een lezer vroeg me:

Bij ons bedrijf kunnen telefoongesprekken bij de klantenservice worden opgenomen voor trainingsdoeleinden, zo zegt ons bandje keurig. Dat gebeurt willekeurig bij 1 op de 10 gesprekken, die de HR medewerker vervolgens reviewt. Maar we maken ook opnames als een klant vervelend is, dat kan de servicemedewerker doen met een druk op de knop (retroactief wordt dan het gehele gesprek vastgelegd). Mag dat van de AVG? En wat is de bewaartermijn?

Het structureel opnemen van gesprekken met klanten is een vorm van verwerken van persoonsgegevens. Je moet dat dus onder de AVG kunnen rechtvaardigen als bedrijf of organisatie. Meest voor de hand ligt dat je het gooit op de grondslag “uitvoering overeenkomst” (dit hoort bij het netjes nakomen van het contract) of “eigen legitiem belang” (je wilt als organisatie weten hoe je werkt).

Het trainen of evalueren van je personeel lijkt me wel onder die laatste te rechtvaardigen. Optreden tegen lastige klanten vind ik een voorbeeld van het eerste, de klant moet netjes nakomen en moet dus ook netjes blijven aan de telefoon. Dus zolang je dit allebei netjes in je register uitwerkt, lijkt me dit oké.

Ik vind het een mooie dat het systeem zelf kiest welke gesprekken voor evaluatie in aanmerking komen. Zo voelt de medewerker zich niet continu bekeken maar is er wel de kans dat iemand van HR wat vindt van zijn gesprekstechnieken. Evenzo is de opnameknop (met retroactief effect) een slimme truc om lastige gesprekken op te nemen zonder dat je altijd álle gesprekken opneemt.

Natuurlijk moet je de opnames zorgvuldig bewaren en beveiligen. Dat is een algemeen probleem bij organisaties, en volgens mij is er niets specifieks of complex aan deze situatie.

De bewaartermijnen zijn lastig. De wet zegt niet dat je gespreksopnames moet maken, en er is dus geen wettelijke bewaartermijn. Je moet dus zelf verzinnen hoe lang je dat wil doen, en dat onderbouwen. Mijn advies is altijd om dat te koppelen aan functionele criteria. Bij de evaluaties kun je zeggen, we bewaren ze tot het eerstvolgende evaluatiemoment met de medewerker en die zijn eens per kwartaal. Of je zegt, de HR man/vrouw luistert ze wekelijks af en daarna gaan ze weg tenzij er een leermoment op te horen is.

De opnames van lastige klanten zou ik bewaren totdat het met de klant besproken is en/of de escalatie is afgehandeld. Dat kan kort of lang zijn: één opvolggesprek aan de telefoon waarin de klant zegt het niet meer te doen, of een rechtszaak inclusief hoger beroep waarbij het bedrijf een contactverbod eist. Maar met deze formulering vang je allebei.

Arnoud

Mag je met een Kapture armband je hele omgeving opnemen?

| AE 9009 | Regulering, Security | 10 reacties

kapture-armbandEen lezer vroeg me:

Mag je met een Kapture armband rondlopen en alles opnemen dat in je buurt gezegd wordt?

De Kapture armband is een simpel apparaatje dat continu een minuut aan geluid opneemt dat in de buurt te horen is. De opname staat in een buffertje dat continu wordt overschreven. Twee drukken op een knop zorgt er voor dat de laatste minuut permanent wordt opgeslagen en naar je mobiel wordt gestuurd.

Het is legaal in Nederland om gesprekken op te nemen waar je deelnemer aan bent. Dus als je de armband daarvoor gebruikt, zit je goed.

Lastiger wordt het als de armband dingen opneemt waar je zelf niet aan deelneemt. Denk aan het gesprek achter je in de bus of iemand die toevallig voor je loopt en net wat harder praat. Dat zijn geen eigen gesprekken, dus die regel hierboven geldt niet. Maar het zijn wél gesprekken aan de openbare weg, dus hoe zit dat dan?

Gesprekken in een woning of besloten ruimte mogen niet worden opzettelijk opgenomen zonder dat een deelnemer daarmee instemt (art. 139a Strafrecht). Het maakt dus niet uit of het heimelijk gebeurt – tenzij je de eigenaar bent van de ruimte en de opnameapparatuur duidelijk zichtbaar ophangt.

Gesprekken buiten de woning mogen niet heimelijk worden opgenomen (art. 139b Strafrecht). Buiten rondlopen met een prominente boom-microfoon is dus altijd legaal, dat ziet en snapt iedereen.

Maar die armband lijkt me een stuk minder prominent, dus daar kun je echt een probleem hebben als die het gesprek achter je opneemt. Voor de wet doet het er niet toe of het gesprek in de openbare ruimte werd gevoerd. Het gaat erom dat mensen niet verwachten opgenomen te worden, ook niet in de bus en ook niet op straat als ze vlakbij iemand anders lopen.

Arnoud

Is een stiekeme geluidsopname bruikbaar als bewijs?

| AE 6198 | Privacy, Security | 32 reacties

Een lezer vroeg me: Mag je telefoongesprekken (of gewone gesprekken) opnemen zonder de wederpartij dat te zeggen? En zijn zulke opnames dan bruikbaar als bewijs? Ja en ja. Het Wetboek van strafrecht verbiedt het opnemen van gesprekken (telefonisch of mondeling gevoerd) als je daar geen deelnemer aan bent. Dat betekent dus dat wie wél deelnemer… Lees verder

Mag een stiekem gemaakte geluidsopname gebruikt worden als bewijs?

| AE 2679 | Informatiemaatschappij | 97 reacties

Regelmatig krijg ik in diverse varianten de vraag of een stiekem gemaakte geluidsopname van een gesprek gebruikt mag worden als bewijs. Dit meestal naar aanleiding van mijn artikel Opnemen van gesprekken, waarin dat met zoveel woorden staat: Een telefoongesprek opnemen dat je zelf voert, mag je dus opnemen – ook wanneer je dat niet meldt… Lees verder