Powerpoint zondag: een serie artikelen over hoe je op een effectieve manier van Powerpoint gebruik kunt maken.
Effectief. Dat wil zeggen dat het nut moet hebben om Powerpoint te gebruiken. Vaak wordt daar niet echt over nagedacht. Dan beginnen mensen met een presentatie door Powerpoint aan te zetten en kopjes en bolletjes te typen.
Veel sheets bevatten dan ook niet meer dan een samenvatting, of erger nog de letterlijke tekst van een presentatie. Je vervalt dan al snel in het voorlezen van die tekst. En zelfs als je je tekst beperkt tot steekwoorden, dan nog “moet†je elk steekwoord even noemen. Dat beperkt je dus ontzettend bij het geven van je presentatie.
Het is natuurlijk prima om een overzicht te maken met steekwoorden van wat je wilt gaan zeggen. Niemand zal eisen dat je je presentatie uit je hoofd geeft. Maar dat overzicht is voor jou, en niet voor je publiek. Powerpoint is geen autocue!
Je presentatie, je sheets, dienen om je gesproken tekst visueel aan te vullen. Niet om die te herhalen.
Mensen luisteren namelijk met hun linker hersenhelft, en ze kijken met de rechter. Zet je alleen tekst op je sheet, dan moeten mensen hun linker hersenhelft gebruiken om die te begrijpen. Terwijl ze dat doen, kunnen ze niet naar jou luisteren. Als ze dus naar jou luisteren en tegelijkertijd een sheet bekijken met een visuele boodschap, wordt het effect van jouw tekst versterkt.
Een sterke presentatie maakt gebruik van sheets met afbeeldingen, eventueel aangevuld met korte tekst. Gebruik dan ook geen plaatjes om tekst minder saai te maken. Begin met alleen beeld op je sheet te zetten. Beeld dat je gesproken tekst aanvult. Beeld dat de grote lijn bewaart en versterkt.
Gaat het over de voordelen van het nieuwe kantoor, laat dan geen bolletjeslijst zien maar foto’s van de werkplek, de koffiehoek en het kopieerapparaat. Introduceer je een nieuw product, dan ligt een foto van dat product voor de hand:
Dat wil niet zeggen dat tekst taboe is. Een korte, kernachtige tekst kan het beeld aanvullen of verduidelijken waar het om gaat. Het voordeel van standaards in netwerken kun je laten zien door een kluwen kabels te contrasteren met een rijtje keurig liggende kabels. Maar als het niet alleen over dat voordeel gaat, maar specifiek over waarom je mee zou doen aan standaardisatie, kun je prima een tekst gebruiken ter verduidelijking:
Wees concreet. Als je over een abstract onderwerp praat, zoek dan een aansprekend concreet voorbeeld en toon dat. Gaat het over de voordelen van het nieuwe kantoor, laat dan foto’s van de werkplek, de koffiehoek en het kopieerapparaat zien. Spreek je over de opwarming van de aarde, dan toon je een foto van een ijsbeer op een afkalvende ijsberg:
Bij abstracte onderwerpen krijgen mensen vaak de neiging om abstracte afbeeldingen te gebruiken. Je kent ze wel, de vier vlotte zakenmensen die gepast blij kijken bij een niet nader gedefinieerd werkoverleg. Altijd twee mannen en twee vrouwen, en als het goed is ook nog keurig etnisch in balans. En als er iets gepresenteerd wordt, is het altijd een vrouw. Die merkwaardig vaak een hippe bril heeft.
Die afbeeldingen zijn zo abstract dat ze overal bij passen, en daardoor eigenlijk nergens bij. Wat heeft een hordenloper te maken met de nieuwe bedrijfstargets? Zoek daarom naar een afbeelding die concreet past bij de targets van jouw bedrijf of de reorganisatie van jouw afbeelding. Wat ga je 20% meer verkopen? Waar komen die drie nieuwe medewerkers te zitten? Laat dát zien.
Het uitgangspunt is en blijft dat de sheet je verhaal moet ondersteunen, en niet moet herhalen. Beeld en zeker tekst komt dus pas op de sheet als je weet waarom dat je verhaal helpt. Ga je verhaal niet uittypen op de sheet!
Mijn vuistregel over hoe veel tekst is dat je sheets onbegrijpelijk moeten zijn voor mensen die het gesproken verhaal er niet bij horen. Het gaat namelijk om de mensen die er zijn: zij komen om jouw verhaal te horen. Wil je mensen iets te lezen geven, deel dan (na afloop) een artikel uit.
Arnoud
(Foto iPhone: Engadget)
Deze blog is van ongeveer 10 bezoekers in mei gegroeid tot bijna 8000 deze maand, en daar ben ik natuurlijk heel erg blij mee. Volgend jaar ga ik dan ook gewoon vrolijk verder!
Op 
Soms zal dat gebruik ‘commercieel’ zijn. Anderen verdienen dan geld met jouw werk. En dat is iets waar veel mensen moeite mee lijken te hebben. Stel je voor dat iemand jouw werk in een boek gaat uitgeven en daar geld mee verdient. Of je 
Maar copyright dan, is dat geen rechtvaardiging? Want met copyright heb je tenslotte recht op geld voor elke kopie, elke vercommercialisering eigenlijk van je werk. 
Door dit zegel te verbreken, aanvaardt u de licentievoorwaarden. Dat is een bekende tekst bij 
Het feit dat een werk gepubliceerd is, wil nog niet zeggen dat het publiek domein is. De term “publiek domein” betekent juridisch dat de auteursrechten op het werk verlopen zijn. Dat gebeurt in Nederland pas 70 jaar na de dood van de maker, of 70 jaar na publicatie als het werk door een bedrijf gemaakt is.
