Hela, onze vergadering wordt gelivestreamed!

| AE 5661 | Iusmentis, Ondernemingsvrijheid, Privacy | 4 reacties

skype-chat-meetingEen lezer vroeg me:

Tijdens een vergadering, waarbij ik een presentatie hield, werd tijdens de voordracht op initiatief van de voorzitter alles opgenomen. Dit omdat -zo hoorde ik achteraf- er ook mensen vanaf thuis wilden meekijken. Heb ik dat zomaar te slikken?

De wet eist dat het filmen van mensen in een besloten ruimte duidelijk wordt aangekondigd, en een vergaderruimte is een ‘besloten’ ruimte. Zou dit buiten of in een openbare ruimte spelen, dan geldt dit verbod niet. (Buiten geldt alleen een dergelijke eis bij het filmen met een “aangebrachte” camera.) Hetzelfde geldt voor het opnemen van gesprekken: dat mag niet heimelijk gebeuren. Aankondigen is dus eigenlijk sowieso verplicht.

Als je beelden van mensen vastlegt, dan verwerk je persoonsgegevens: beelden laten gegevens over die mensen zien: man/vrouw, jong/oud – én etnische afkomst, wat de gegevens meteen gevoelig maakt. Idem voor geluidsopnamen waar mensen herkenbaar op staan. Als hoofdregel geldt dat toestemming toestemming nodig van de gefilmde personen, tenzij de beelden een dringend eigen belang dienen dat zwaarder weegt dan de privacy én je zo veel mogelijk rekening houdt met de privacy van mensen die in beeld komen. Cameratoezicht ter beveiliging is zo’n dringend eigen belang. Maar het filmen van een presentatie voelt als een categorie minder dringend dan camerabewaking.

Een ander belang is de uitvoering van de overeenkomst. In dit geval is dat de arbeidsovereenkomst. De werkgever mag je persoonsgegevens verwerken zonder je toestemming als dat noodzakelijk is om de arbeid te laten verrichten. Hij moet bijvoorbeeld je bankrekeningnummer weten om je salaris uit te betalen, en hij is zelfs verplicht een kopie van je identiteitsbewijs te bewaren.

De vraag komt dus neer op, is het nódig voor het werk dat die collega’s je presentatie zien via de audio/videoverbinding? Dat is een afweging die eigenlijk niet in het algemeen te maken is. Hoe belangrijk is de presentatie, kan er niet een whitepaper of de Powerpoint zelf worden opgestuurd, en wat gebeurt er achteraf met de beelden? Alleen live streamen lijkt mij eerder te rechtvaardigen dan opslaan en via intranet nog jaren toegankelijk houden.

Wel lijkt het me dat hoe dan ook een goed werkgever vooraf zegt “we gaan je presentatie streamen naar de collega’s in Groningen/Limburg/Polen”. En iedere werkgever is wettelijk verplicht ‘goed’ te zijn, dus dáár kun je je altijd wel op beroepen als werknemer.

Arnoud

Wat mag ik met een opgenomen zakelijk gesprek?

| AE 5443 | Privacy | 5 reacties

richtmicrofoon.jpgEen lezer vroeg me:

In een zakelijk conflict heb ik een gesprek met de helpdesk van de wederpartij opgenomen. Nu heb ik in een brief aan de bedrijfsjurist hiernaar verwezen, en deze wil nu een kopie van de opname. Mag ik deze afgeven? Hoe zit het met de privacy van de wederpartij?

Een gesprek opnemen waar je zelf deelnemer aan bent, is eigenlijk altijd toegestaan. De strafwet verbiedt alleen het afluisteren van andermans gesprekken.

Wanneer je dat gesprek alleen bewaart en gebruikt als bewijs, is dat volkomen legaal. Ook de wet bescherming persoonsgegevens zit hier niet in de weg: hoewel een gespreksopname met naam en tijdstip een persoonsgegeven is, is een dergelijk beperkt gebruik gerechtvaardigd onder je “dringende eigen noodzaak”, je moet immers bewijs kunnen verzamelen van zakelijke gesprekken. En dan mag dat, ook zonder toestemming te vragen. Bedrijven die structureel gesprekken opnemen, moeten het wél melden onder de Wbp, dat hoort bij de informatieplicht (die zin is dus een gesproken privacystatement, zeg maar).

Naast de Wbp is er ook nog ‘gewoon’ de privacy, de persoonlijke levenssfeer. Het is niet echt prettig om opgenomen te worden zonder dat te weten. Maar een werknemer die een zakelijk gesprek voert met een klant, heeft daar eigenlijk geen privacyverwachting in. Vergelijk het met een zakelijke brief, ook daar is niets privé aan.

Het afgeven van een kopie van het gesprek, of een transcriptie, lijkt me een redelijk verzoek. Als het ooit bij de rechter komt, zul je het toch ook moeten overleggen als bewijs en dan krijgt de wederpartij ook al een kopie. En je zou zelfs kunnen zeggen dat er een récht op afgifte is: de persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt, heeft recht van inzage en daaronder vallen ook het opvragen van kopieën van geluidsopnames, zo blijkt uit het Dexia-arrest van de Hoge Raad.

Arnoud

Mag een bedrijf nou wel of niet gesprekken opnemen?

| AE 2576 | Privacy | 43 reacties

opnemen-gesprek-voicelogEen lezer vroeg me

Op je site schrijf je dat wanneer je zelf deelneemt aan het gesprek, je niet hoeft te melden dat je het opneemt. Echter, ik las bij ConsuWijzer iets tegenstrijdigs, namelijk dat een bedrijf het altijd moet melden wanneer zij het gesprek opneemt. Wie heeft er nu gelijk?

We hebben allebei gelijk. 🙂 Het opnemen is op zichzelf eigenlijk altijd toegestaan als je gesprekspartner bent. Je hoeft het dan niet te melden. Echter, als je structureel gesprekken opneemt en deze uitwerkt en archiveert in het kader van bedrijfsvoering dan valt dit onder het kopje “verwerking van persoonsgegevens”.

Een geluidsopname die wordt gearchiveerd in combinatie met identificerende gegevens van een klant, is namelijk een persoonsgegeven. Door ze structureel op te slaan, maak je een bestand met persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. En dan is het inderdaad verplicht de betrokken wederpartij te melden dat je dit doet, en mensen inzagerecht geven in wat er over hen opgeslagen wordt.

Een bedrijf is verplicht een kopie van haar voicelogs te geven aan de klant als ze deze structureel verzamelt (art. 35 Wet Bescherming Persoonsgegevens. De Hoge Raad bepaalde in 2007 dat het recht op inzage tevens omvatte het recht op transcripties van opgenomen telefoongesprekken omvatte. Ook als het bedrijf dan kosten moet maken:

Het feit dat Dexia kosten moet maken om aan [verweerder] kopieen en transcripties te kunnen verstrekken, en het feit dat er enige tijd gemoeid is met het traceren van de telefoongesprekken met [verweerder], leveren geen bijzondere omstandigheden op als hier bedoeld.

Met de ‘hier’ doelt men op artikel 43, dat bepaalt dat het recht van inzage niet geldt bij bepaalde bijzondere omstandigheden, waaronder onder meer valt dat de inspanning niet redelijkerwijs van je gevergd kan worden.

In een rechtszaak uit 2008 bepaalde de rechter dat een opname van een telefoongesprek niet zomaar als bewijs gebruikt kon worden. Deze zou te eenvoudig te manipuleren zijn. In andere zaken werd een voicelog wel als bewijs aanvaard, hoewel aan de bruikbaarheid nog wel eens getwijfeld kan worden.

Arnoud

Gebruik geluidsopnames als bewijs aan banden gelegd

| AE 931 | Informatiemaatschappij | 15 reacties

Sorry, de woordspeling was te flauw om hem niet te maken. Recentelijk heeft de Maastrichtse kantonrechter bepaald dat een opname van een telefoongesprek niet zomaar als bewijs gebruikt kan worden. Dit hoewel hij zelf toegeeft dat het vaste rechtspraak is dat je zakelijke gesprekken zonder toestemming te vragen mag opnemen. De reden om hier de… Lees verder