Klant Archives - Ius Mentis

Help, mijn klant neemt me op tijdens het werk!

Geplaatst op 22 januari 201818 januari 2018 in Ondernemingsvrijheid, 11 reacties

Een lezer vroeg me:

Wij doen remote beheer voor diverse bedrijven. Eén van onze klanten blijkt al onze beheersessies op te nemen, hier ben ik toevallig achtergekomen maar zij hebben er nooit wat over gezegd. Mogen zij dit zomaar doen?

Ook op het werk heb je privacy, is een vast mantra in deze rubriek. Je bent niet vogelvrij als werknemer als je je werk doet. Je werkgever mag je dus niet continu volgen of vastleggen wat je allemaal doet.

Hier ligt er een kleine complicatie, en dat is dat het hier niet gaat om de werkgever maar om de klant. Dan gaat er een ander belang ook meespelen, namelijk dat de klant het recht heeft te kijken met welke kwaliteit er wordt geleverd en of er niets misgaat. Dat maakt het iets eerder gerechtvaardigd om de ingeschakelde medewerker te volgen bij het werk.

Ik denk dus dat dit wel mag, maar het moet wel vooraf gemeld zijn zodat je als medewerker weet dat je bij dat deel van het werk wordt gevolgd. Ook belangrijk zal zijn of het hier gaat om het vastleggen van specifieke werk-activiteiten (zoals een medewerker van de klant helpen met het installeren van iets) of dat álles van half negen tot half zes wordt opgenomen dus inclusief je lunchpauze-browsegedrag. Dat laatste zou me wat ver gaan.

Heb je er desondanks moeite mee, dan kun je daar je werkgever op aanspreken. Die moet zorgen voor een prettige werkomgeving, inclusief dus een redelijke privacyverwachting. Hij kan dan weer naar de klant om werkafspraken te maken en wellicht een oplossing waarbij de opnames niet zomaar kunnen worden gebruikt.

Arnoud

Mag een accountant zijn klant uit de cloud gooien?

Geplaatst op 14 september 20157 september 2015 in Informatiemaatschappij, 12 reacties

archief-opslag-bestanden-files Mag een accountant zijn klant afsluiten van de cloudadministratieomgeving die hij aanbiedt als de klant het contract opzegt? Uit een recente uitspraak (15/232) van de accountantskamer blijkt van niet: per direct afsluiten is in strijd met de gedragsregels voor accountants.

Het begon in deze zaak met een probleempje rond indiening van de jaarrekening. Wat er nu precies misgegaan is, kan ik niet uit de uitspraak halen maar de jaarcijfers lagen te laat bij de KVK en de klant vond dat een reden om op te stappen. Vervolgens bleek direct (één dag later) zijn toegang tot het online pakket (Twinfields) afgesloten te zijn, waardoor alle daarin opgeslagen administratieve gegevens van het bedrijf dus ontoegankelijk werden.

Op zich een begrijpelijke stap van die accountant. Die dienstverlening is er voor klanten, en meneer wil geen klant meer zijn maar per direct weg. En in het algemeen is het zo dat als de overeenkomst tot dienstverlening ophoudt, je de dienstverlening mag staken. Ja, ook bij clouddiensten en accounts. Dat is dienstverlening in een softwarejasje maar daarvoor kent de wet geen aparte regels. Je mag stoppen met diensten leveren, en dus ook met software of data toegankelijk maken zodra het contract is afgelopen.

Bij accountants ligt dat anders, en wel omdat zij gedragsregels hebben die onder meer “het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid” nader uitwerken. Dit beginsel geldt ook na afloop van de dienstverlening. Als accountant moet je nazorg plegen als een klant weg wil, en daaronder valt -blijkens deze uitspraak- dus ook het nog even toegankelijk houden van de data of het verstrekken van een kopie zodat men elders verder kan.

We hebben het al vaker gehad over opvragen van “je” gegevens. Dat gaat hem niet worden, want data zijn geen eigendom volgens de wet. Het is gestolde dienstverlening, meer niet. Daarover merkt de Accountantskamer toch iets opmerkelijks op:

Daarvan uitgaande overweegt de Accountantskamer dat klaagsters recht hadden op ‘teruggave’ van de ingevoerde, nog niet bewerkte digitale gegevens, omdat het hun gegevens waren. Van betrokkene kon dan ook verlangd worden dat hij na de beëindiging van de opdracht met X3 in overleg was getreden over de vorm waarin en de termijn waarop hij deze de gegevens ‘overgedragen’ wilde krijgen, zeker nadat X3 in zijn brief van 22 juli 2014 te kennen had gegeven dat hij niet gebaat was met de prints van “de grootboekkaartjes 2013 en 2014 van de beide administraties”.

Het belang van data-opslag en clouddiensten voor bedrijven wordt alleen maar groter. Het wordt wat mij betreft dan ook de hoogste tijd dat hier wettelijk wat voor geregeld wordt. Je ziet dat al wel een beetje doorschemeren in de jurisprudentie, bijvoorbeeld dit vonnis uit 2012 waarin de rechter een dichtzetten van een softwaresysteem wegens wanbetaling disproportioneel vindt. Terecht. Natuurlijk mag je je dienstverlening opschorten als de wederpartij niet betaalt, maar die maatregel moet wel in verhouding staan tot de wanbetaling. En in gevallen als deze tref je iemand héél erg zwaar, veel zwaarder dan bij bijvoorbeeld een tijdschrift dat je tijdelijk niet opstuurt of een waszak die je een week niet ophaalt.

Arnoud

Wanneer mag je nu je klanten spammen?

Geplaatst op 12 juni 20149 juni 2014 in Privacy, 30 reacties

Wie wel eens wat online koopt, weet dat de kans groot is dat de winkel hem daarna de nodige reclame gaat mailen. Soms als nieuwsbrief, maar soms ook als gewoon een leuke aanbieding of informatie over de nieuwe collectie. Want ja, je klanten spammen dat mag. Toch? Nou, niet helemaal.

De telecommunicatiewet verbiedt het toesturen van reclame – commercieel, ideël of charitatief – naar bedrijven en personen zonder dat zij hiervoor toestemming hebben gegeven. Hierbij geldt echter een uitzondering voor klanten. Die mag je reclame sturen, mits die reclame aan een aantal eisen voldoet:

Het moet gaan om reclame voor gerelateerde producten. Koopt men een boek, dan is reclame voor dvd’s toegestaan maar boormachines vind ik niet echt ‘gerelateerd’ aan boeken. Misschien als mensen klusboeken kopen.
Het moeten eigen producten zijn, oftewel wat men zelf aanbiedt. Reclame voor partners is dus niet toegestaan.
Het moet gaan om een klant. Wie alleen maar registreert en nog aan niets vast zit, is (nog) geen klant.
Elke mailing moet een afmeldmogelijkheid hebben.
Bij het aangaan van de klantrelatie moet gemeld zijn dat er reclame gaat komen.
Bij het aangaan van de klantrelatie moet men dit hebben kunnen voorkomen (recht van verzet).

De OPTA (tegenwoordig ACM) heeft in haar Richtsnoeren bepaald dat je alleen van een ‘klant’ mag spreken als deze een betaalde relatie bij je heeft. Een boekkoper mag je dus aanbiedingen sturen, maar iemand die zich registreert bij een gratis forum of enquête niet. Wel kun je natuurlijk bij registratie vragen om toestemming. En als je het op scherm 1 vraagt, dan kun je zelfs de registratie weigeren als men de toestemming niet geeft.

Het zijn die laatste twee dingen waar het vrijwel altijd mis op gaat. Maar ze zijn echt essentieel. Enkel het hebben van een klantrelatie (men kocht of bestelde wat) is niet genoeg om ze reclame te mogen sturen. Er moet een melding en een afmeldmogelijkheid zijn meteen al bij het bestellen. De marketingbranche noemt dit een soft opt-in.

Een manier om aan de wet te voldoen, is op het bestelformulier een aanvinkvakje op te nemen “Graag ontvang ik gerelateerde aanbiedingen”. Dit aanvinkvakje mag alvast aangevinkt zijn. Door het weghalen van het vinkje tekent men dan verzet aan tegen de reclame.

Het alvast aanvinken van een vakje roept wel bij veel mensen irritatie op, het komt sneaky over. Je zou ook het vinkje open kunnen laten en een negatief statement kunnen gebruiken: “Ik wil geen reclame van jullie ontvangen”. Maar dat vind ik minstens zo sneaky.

Je kunt natuurlijk ook kiezen voor “Graag ontvang ik jullie reclame” en dat dan niet alvast aangevinkt. Dan ben je gewoon ouderwets bezig met toestemming vragen (opt-in). Natuurlijk zul je zo minder inschrijvingen krijgen, maar je weet wel dat die mensen er zélf voor gekozen hebben.

Lezen jullie veel reclamenieuwsbrieven eigenlijk?

Arnoud

Een klant bestelt en gaat op vakantie

Geplaatst op 1 november 201328 oktober 2013 in Ondernemingsvrijheid, 11 reacties

Een lezer vroeg me:

Een klant bestelde iets bij mijn webwinkel. Voor ontvangst van de bestelling moest getekend worden. De bezorger is 4 maal langsgeweest en en tot 4 keer toe was er niemand thuis. Er zijn briefjes achtergelaten, maar niets. Een paar weken later kreeg ik de melding dat het product door DHL aan mij geretourneerd was. En nu wil de klant dat ik het nogmaals verstuur; hij bleek op vakantie een paar weken. Moet ik dat doen? En vooral: moet ik dat betalen?

Het product opnieuw opsturen zal moeten, lijkt me. Het product is verkocht, en de verkoper heeft dan de plicht tot levering (want ook bezorging is deel van de afspraak). Een koop wordt niet ongeldig omdat de verzending is mislukt.

Wel kun je je afvragen wie de kosten van deze nieuwe verzending moet betalen. Daarbij zal de eerste vraag zijn of de klant had moeten weten dat de winkel zou leveren tijdens zijn vakantie. Stond er een geschatte leverdatum op de site? Of was het gebruikelijk dat de winkel zou leveren in die periode, oftewel dat had hij kunnen zien bij eerdere acties?

Als de klant geen rekening hoefde te houden met bezorging tijdens zijn vakantie, dan moet het herversturen voor uw rekening komen. Had de klant het wél moeten weten, dan zijn de kosten van herversturen voor zijn rekening (art. 6:58 BW). Een situatie als deze noemt de wet ‘schuldeisersverzuim’:

De schuldeiser komt in verzuim, wanneer nakoming van de verbintenis verhinderd wordt doordat hij de daartoe noodzakelijke medewerking niet verleent of doordat een ander beletsel van zijn zijde opkomt, tenzij de oorzaak van verhindering hem niet kan worden toegerekend.

Volgens artikel 6:63 BW heeft de schuldenaar, de winkel dus, dan recht op vergoeding van de redelijke kosten die hij daardoor moet maken. De wet noemt daarbij met name de ‘bewaring’, je moet als winkel dat product misschien speciaal ergens opslaan totdat die koper zich eens meldt, en dat opslaan kost geld. Nu is dat bij een webwinkel denk ik niet snel aan de orde, maar de kosten van het nogmaals verzenden lijken me evident voor rekening van de schuldeiser in deze context.

Belangrijkste vraag is dus, had de klant dit kunnen zien aankomen? Ik vind dat nog een lastige. Enerzijds, het is niet zo slim dingen te bestellen vlak voordat je op vakantie gaat. Maar wellicht dat je hoopt op aflevering bij de buren, of op een tijdige levering gezien teksten als “binnen enkele werkdagen in huis” en je vertrekdatum van een week na besteldatum.

Bij de bestelling opmerken “als ik het 12 november niet heb dan laat maar, dan ben ik met vakantie” is misschien nog een optie. Hopelijk leest de webwinkelier dat. Want zo’n melding blokkeert een beroep op schuldeisersverzuim. Dan wéét je het als winkel en dan moet je er dus wat mee.

Arnoud

Mag je een logo tonen als je over een bedrijf praat?

Geplaatst op 23 juli 201323 juli 2013 in Ondernemingsvrijheid, 15 reacties

Met enige regelmaat vragen mensen:

Als je een bericht plaatst over een bedrijf, mag je dan het logo erbij zetten? (Variant: mag ik de namen en logo’s tonen van mijn klanten?)

Dat je best een bedrijfsnaam mag noemen als je iets te melden hebt over het bedrijf, spreekt voor de meeste mensen voor zich. Maar zodra je het logo oftewel beeldmerk van dat bedrijf erbij zet, dan worden er toch mensen zenuwachtig. Daar zit toch merkrecht en auteursrecht op, dan laten ze gelijk tien advocaten los en oh jee.

Dreigen kan natuurlijk altijd (helaas) maar winnen lijkt me sterk. Je mag een beeldmerk tonen als je iets te melden hebt over het bedrijf. RTL Nieuws hoeft echt geen toestemming aan Shell te vragen voor een reportage waarbij ze het beeldmerk van het bedrijf tonen. Dat is gewoon een relevant deel van het nieuws. En ook bloggers kunnen nieuws maken.

Natuurlijk moet je “refererend merkgebruik” zoals dat heet wel eerlijk zijn. Drie regeltjes “Shell is een heel groot bedrijf” en dan een gigalogo is natuurlijk niet echt nieuwswaardig, en dan kan de indruk ontstaan dat je op een of andere manier wilt aanhaken bij dat merk. Mijn gebruik van het cocacolaflesje hierboven is dus op het randje: dit bericht gaat niet over Coca-Cola of hun flesjes. Ik gooi het op dat dit een van de bekendste merken ter wereld is en dat jullie zo beter snappen dat ik het over merken ga hebben. Dat is ook een vorm van refereren. (Haha hij zei vorm en het is een vormmerk, dat flesje.)

Merken laten zien bij wijze van klantreferenties is ook een vorm van refereren, en daarmee in principe legitiem. Echter: de meeste klanten gaan er stilzwijgend vanuit dat je de klantrelatie niet aan de grote klok hangt. En los daarvan, als een klant iets niet leuk vindt dan is ‘ie niet lang klant meer. Vraag je dus goed af of je dit wilt doen.

Je kunt in je algemene voorwaarden een beding opnemen dat je het recht geeft klanten te noemen. Mijn standaardclausule komt neer op “het mag maar alleen op een pagina met anderen klanten ook en wie piept, gaat eraf”. Je kunt ook kiezen voor “ik mail je zodra ik dit gedaan heb” of zelfs “ik vraag het tegen het einde van de klus”. Het is maar net hoe klantvriendelijk je wilt zijn.

Arnoud

Mag ik klanten weigeren?

Geplaatst op 15 februari 20118 september 2012 in Ondernemingsvrijheid, 27 reacties

Een lezer vroeg me:

Ik heb een kleine webwinkel met relatief dure producten. Mijn ervaring is dat er nogal wat oplichters en handige jongens onder mijn klanten zitten. Ik heb daar nu wat heuristieken voor ontwikkeld zodat ik die mensen in het besteltraject eruit kan vissen, of ze via mijn algemene voorwaarden levering kan weigeren tenzij ze een aanbetaling doen of een andere aanvullende voorwaarde vervullen. Maar nu vroeg ik me af, mag ik eigenlijk wel mensen weigeren?

Nee, je hebt als ondernemer geen plicht om mensen als klant aan te nemen. Weigeren van potentiële klanten mag dus, hoewel je daarbij wel aan twee voorwaarden moet voldoen:

vooraf melden bij welke criteria men niet geaccepteerd wordt
de criteria mogen niet discriminatie op een verboden grond opleveren (bv. geen vrouwen of Marokkanen weigeren)

Item b spreekt voor zich, dergelijke discriminatie is verboden. Criterium a is belangrijk omdat iemand weigeren nádat je de overeenkomst hebt gesloten juridisch erg moeilijk ligt. Als je een aanbod doet en iemand aanvaardt dat, dan zit je er allebei aan vast. Door de voorwaarde expliciet te koppelen aan het aanbod, kun je de persoon die aanvaardt zonder aan de voorwaarde voldoet eenvoudiger weigeren.

Naast webwinkeliers krijg ik deze vraag ook regelmatig bij hostingbedrijven (ADV: koop ons boek!). Ook daar moet dit geen probleem zijn, mits je het maar duidelijk genoeg vooraf adverteert. Zo zijn er genoeg hosters die adultsites (porno) weigeren, vanwege dataverkeer, overlast en gedoe. Het weren van gamingclans is ook veel voorkomend, want dan heb je de hele dag ddos-aanvalletjes en irritante pubers in de mail.

Lastig is vaak wel dat die heuristieken indirect toch discriminatie op een verboden kunnen opleveren. Denk aan het niet willen bezorgen in Amsterdam Zuid-Oost of het checken van namen tegen een lijst met “buitenlandse” achternamen en dan de bestelling afwijzen.

Arnoud