Valt mijn account onder de fiscale bewaarplicht?

| AE 10363 | Webwinkels | 17 reacties

Een lezer vroeg me:

Bij een webwinkel heb ik gevraagd mijn account te verwijderen, omdat ik er al tijden niets meer koop. Zij weigeren dit met het argument dat de gegevens nodig zijn voor de fiscale bewaarplicht. Klopt dat?

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren, zo omschrijft de Belastingdienst de fiscale bewaarplicht. Doel van deze wettelijke plicht is dat men daarmee je financiële positie en je transactiegeschiedenis als bedrijf kan achterhalen bij een boekencontrole. Daarom moet je onder meer je facturen en bijbehorende contracten bewaren, net als tussentijdse rekeningen en het kasboek.

Een webwinkel heeft vaak geen aparte stapel getekende aankoopbonnen en facturen, maar registreert dat in het account van de klant. Ook handig voor de klant, die kan dan zijn bestellingen terugzoeken en eventueel de factuur downloaden, bijvoorbeeld om een garantieclaim mee te onderbouwen.

Wanneer een onderneming elektronisch de aan- en verkopen registreert, vallen dergelijke gegevens onder die fiscale bewaarplicht. Die factuur in dat account van die klant moet dus bewaard worden, net als de ‘overeenkomst’, de registratie van de bestelling. Die informatie zit in het klantaccount maar valt nog steeds onder die fiscale bewaarplicht. Vanuit dat standpunt is het bewaren daarvan dus begrijpelijk.

Alleen, in een account kun je nog meer handige dingen doen, zoals je in- of uitschrijven voor de nieuwsbrief of dingen op je verlanglijstje zetten. Die informatie valt buiten de bewaarplicht, maar is persoonsgebonden en moet dus weg zodra deze niet meer van belang is.

Ook is het vaak mogelijk vanuit het account snel nieuwe bestellingen te doen, bijvoorbeeld met bewaarde betaalgegevens zoals een automatische incasso, een opgebouwd tegoed of een gekoppelde creditcard. Ook die mogelijkheid moet uit te schakelen zijn.

Voor webwinkeliers is het vanuit de software soms alles of niets: het hele account met alle gegevens kan weg, maar het is vaak niet mogelijk om te zeggen dat aankoophistorie en facturen wél maar interesseprofielen, betaalmogelijkheden en verlanglijstjes niét moeten worden bewaard. Die software is dan niet privacy by design, en dat maakt het problematisch deze verplichting goed na te komen.

Dit geldt natuurlijk ook voor andere diensten met accounts, maar je moet per dienst dan kijken wat er onder het account bewaard wordt en of dat fiscaal relevant is (of vanuit een andere wettelijke bewaarplicht). Bij een hoster zou ik bijvoorbeeld weinig meer verwachten dan facturen en dergelijke administratie, dus daar zou ik eerder het gehele account onder de bewaarplicht rekenen. Maar bij bijvoorbeeld een chatdienst of forum worden dingen gepubliceerd, en dat is natuurlijk totaal niet fiscaal van belang.

Meelezende webwinkeliers, hoe makkelijk is het in jullie software om accounts bijvoorbeeld onzichtbaar te maken maar wel de aankoophistorie met betaalinformatie te bewaren?

Arnoud

Welk retourrecht heb je bij een bakstenen winkel eigenlijk?

| AE 10184 | Webwinkels | 11 reacties

Een lezer vroeg me:

Laatst was ik voor de verandering eens bij een ‘echte’ winkel (hoe noem je dat, een bakstenen winkel) en daar viel me op dat het retourrecht werd uitgesloten voor spullen in de aanbieding. Is dat legaal?

Het is een misverstand dat je bij een aankoop in een ‘echte’ winkel een recht hebt om deze ongedaan te maken. Dat recht geldt alleen bij online aankopen en bij telefonische verkoop. Wat je gewoon in de winkel koopt, is dus definitief en niet terug te draaien onder de wet. (Behalve natuurlijk als het bedorven, kapot of iets dergelijks blijkt na aankoop. Dat heet dan wanprestatie of nonconformiteit en dat geldt altijd als grond voor retour.)

Heel veel winkels accepteren natuurlijk een retour, en geven dan geld terug, een tegoedbon of een omruiling voor bijvoorbeeld een andere maat of kleur. Dat mag, maar is dus een vrije keuze van die winkels. Ze mogen dus ook zelf de regels bepalen voor die retour, bijvoorbeeld dat het ongeopend moet zijn, de kaartjes er nog aan, binnen 8 dagen en alleen met originele bon.

Vaak noemen die het dan ook een coulanceregeling, maar dat is weer net iets te makkelijk geformuleerd. Wanneer ergens vastgelegd is hoe die regeling werkt, is die regeling gewoon een algemene voorwaarde die dan deel is van je aankoop en daarmee bindend voor de winkel. Een retour conform die regeling mag dus niet worden geweigerd.

Heel misschien kun je nog met een beroep op het gewoonterecht bij een winkel een retourregeling afdwingen. De wet (art. 6:248 BW) bepaalt namelijk dat de gewoonte deel is van de overeenkomst. Het moet dan gaan om een bestendige regel die in die branche normaal gehanteerd wordt. Die regel geldt dan gewoon, ook als hij niet in een expliciete regeling is vastgelegd.

Ik zou de stelling wel aandurven dat het in de kledingbranche gewoonte is dat je kleding mag omruilen naar een grotere of kleinere maat, maar bij andere branches zou ik niet zo stellig willen zijn. Overigens mag een winkel die regel uitsluiten als ze dat heel expliciet doen, “Geen retour of omruilen bij kleding in de uitverkoop!”

Bij winkels die zowel fysieke als webwinkels voeren, zie je vaak dat één set algemene voorwaarden wordt gehanteerd voor beiden. Daarin staat dan de bij webwinkels verplichte retourregeling, en die zal dan ook gelden voor een fysieke aankoop. Tenzij men zo slim is om er expliciet bij te zetten “Indien de aankoop in onze webwinkel wordt gedaan” natuurlijk.

(Overigens noem je het een stoepwinkel denk ik, een webwinkel zit op het web en een stoepwinkel op de stoep.)

Arnoud

Mag een webshop mij informatie weigeren over mijn vrouws bestelling?

| AE 9723 | Webwinkels | 28 reacties

Een lezer vroeg me:

Mijn vrouw had recent wat geretourneerd bij een webshop, en na twee weken wilde ik eens bellen over de voortgang. Maar dat mocht niet “vanwege de Wet op de privacy”. Mijn vrouw moest toen aan de telefoon mij machtigen en toen kreeg ik wel alle informatie. Doet mij een tikje gek aan, zeker omdat ik iedere vrouwenstem dit had kunnen laten doen. Maar klopt het dat de privacywetgeving verbiedt dat je als echtgenoot mag informeren over elkaars bestellingen?

Op zich is het vanuit de Wet bescherming persoonsgegevens natuurlijk verboden om bestelgegevens van iemand te verstrekken aan een ander. Als ik bel over jouw bestelling, dan mag ik hopen dat ze me dat niet geven.

Binnen een huwelijk ligt dat anders, daar hebben de partners in principe recht op toegang tot elkaars persoonsgegevens. In ieder geval bij bestellingen, omdat ze beiden juridisch aansprakelijk zijn voor de bestelling. Er is dan een recht onder de goede uitvoering overeenkomst (artikel 8 sub b Wbp). Denk ik, ik kan er geen jurisprudentie over vinden.

Wie heel formeel insteekt, zal concluderen dat er een machtiging nodig is van de vrouw naar de man. Dat mag telefonisch, dus op zich doet de winkel het juridisch goed. Alleen pakken ze het wel heel slordig aan met de authenticatie. Beter was geweest als ze hadden gezegd, dit kan alleen per mail, of als ze je dingen ter verificatie hadden gevraagd (naam, adres, bestelnummer, zoiets).

Tegelijk snap ik ook wel dat dat best vervelend is. Zeker omdat je als consument wettelijk het récht hebt om te bellen over je bestelling, dus ze moeten in staat zijn een telefonisch verzoek te authenticeren.

Hebben jullie suggesties hoe je dat het beste kunt doen als winkel?

Arnoud

Moeten kortingscodes worden gerestitueerd bij een geannuleerde webshopbestelling?

| AE 9710 | Webwinkels | 24 reacties

Een lezer vroeg me: Op het Vivaforum las ik dat iemand schoenen had besteld en daarbij (gedeeltelijk) met gespaarde punten had betaald. Na annulering van één paar kreeg ze die punten echter niet terug. In haar geval klopte het, want de punten waren ingezet voor de rest van de bestelling. Maar in het algemeen, hoe… Lees verder

Bij annulering koop op afstand moet je meteen mensen hun geld teruggeven (duh)

| AE 9584 | Webwinkels | 8 reacties

Dat je als webwinkelier mensen hun geld terug moet geven als ze hun annuleringsrecht gebruiken, is algemeen bekend volgens mij. Ook vrij bekend lijkt me dat je dat teruggeven gewoon ongevraagd moet doen, en wel via hetzelfde betalingsmiddel als waarmee men betaalde. Toch was er een boete van de ACM én gerechtelijk vonnis nodig om… Lees verder

Moet je je klacht weghalen als het probleem is opgelost?

| AE 9194 | Webwinkels | 14 reacties

Een lezer vroeg me: Een tijd geleden had ik een klacht gepost op een bedrijvenrecensiesite, en tot mijn (positieve) verrassing kwam de winkelier gelijk met een oplossing. Nadat dat was afgehandeld, begon hij steeds dringender te eisen dat ik de klacht weg zou halen. Ik heb er toen een positief stukje als update bijgevoegd, maar… Lees verder

Hoe bindend is een bestelling met je moeders duim?

| AE 9164 | Webwinkels | 14 reacties

Een zesjarig meisje heeft voor 250 dollar Pokémon-artikelen besteld met haar moeders iPhone, las ik in SFgate. Ze ontgrendelde de telefoon door haar moeders duim te gebruiken terwijl die sliep. Gelukkig voor het verhaal bleek de order retourneerbaar, maar het riep bij mij wel de juridische vraag op: zit je er aan vast als ouder,… Lees verder

Ha. Administratiekosten niet noemen in je reclame is dus gewoon misleidend

| AE 9047 | Internetrecht | 19 reacties

Kijk, daar word ik vrolijk van. Het splitsen van abonnementskosten in maandelijks en halfjaarlijks te betalen componenten, moet als misleidend worden beschouwd. Dat meldde Boek9.nl onder verwijzing naar het Canal Digital-arrest van het Hof van Justitie. De prijs van een abonnementsdienst is essentieel en moet volledig worden vermeld. Dat je elk half jaar een kaart… Lees verder

Mag een webwinkel je een jaarabonnement verkopen?

| AE 8470 | Contracten, Webwinkels | 30 reacties

Wie wat koopt bij Dinodiscount, zit aan een abonnement vast dat honderden euro’s per jaar kost. Dat las ik bij Tweakers (dank, tipgevers). Dinodiscount is een webportaal voor iedereen die graag voor inkoopsprijzen producten wil bestellen en zo een heel leuk centje extra kan gaan verdienen, zo staat op de site. Maar wat ik dan… Lees verder