Mag mijn ex-werkgever mijn oude mailbox aanhouden?

| AE 2883 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 14 reacties

-''/Een lezer vroeg me:

Mijn ex-werkgever, waarvan ik een jaar geleden afscheid heb genomen, heeft mijn oude mailaccount nog steeds niet opgeheven. Af en toe komen daar nog berichten op binnen, ook betreffende mijn huidige werkzaamheden. Kan ik daar nu tegen protesteren? Het staat gek voor mijn huidige klanten, en privéberichten hoort hij natuurlijk al helemaal niet te lezen.

De balans zoeken tussen privacy en het werk blijft een moeilijke, zeker bij mailboxen. Ik krijg haast wekelijks vragen hierover, variërend van “mijn baas leest mee” tot “kan ik een kopie van mijn zakelijke mailbox krijgen” en alle gradaties daartussen.

Hoofdregel is, de mailbox is beschikbaar gesteld als bedrijfsfaciliteit en de werkgever beslist dus hoe deze wordt ingezet. De werkgever kan de mailbox opheffen als hem dat zakelijk gezien beter lijkt, bijvoorbeeld. Wél moet hij respecteren dat er enig (niet-overlastgevend) privégebruik van gemaakt wordt. Wie in de lunchpauze even mailt met zijn partner of om half vier een loodgieter mailt voor een offerte, valt arbeidsrechtelijk niets te verwijten.

Na einde dienstverband mag de werkgever natuurlijk de mailbox opheffen. Maar zakelijk gezien is het soms beter dat niet te doen: klanten en relaties hebben dat adres en zullen daar nog enige tijd op blijven mailen. Als dat werkgerelateerd is, moeten die mails bij de opvolger terechtkomen anders worden de klanten boos, en dat is een zakelijk belang.

Als het gaat om privémails dan mag de werkgever die inderdaad niet zomaar lezen, maar in deze situatie lijkt me dat haast onvermijdelijk. Een relatie een jaar terug mailt met een nietszeggend onderwerp (“Fwd: Re: Betr: agenda”), wat moet je dan als collega? Weggooien omdat het mogelijk privé is? Lezen omdat het mogelijk werkgerelateerd is?

Ik vrees dan ook dat je eventuele privacyschendingen in deze situatie voor lief zult moeten nemen. Mocht je dienstverband eindigen, dan kun je zelf al je privérelaties erop wijzen dat ze je op je nieuwe adres moeten mailen. (Of je gebruikt sowieso niet je zakelijk adres voor privézaken als dat enigszins haalbaar is, en wie het web op kan, kan ook Hotmailen of Gmailen of webmailen bij zijn privéprovider.) En als de opvolger dan evidente privézaken meteen wegklikt en bij zakelijke mails zegt “Piet werkt hier niet meer” dan zou het verder goed moeten gaan.

Heeft jullie bedrijf iets geregeld over dit onderwerp in het ICT-reglement?

Arnoud

De verdwenen mail over het bericht in het IB-Groep-portaal

| AE 2621 | Informatiemaatschappij | 18 reacties

ibg-studie-portaal-bestuursrecht-bericht.pngAls je als student een besluit van de IB-Groep niet op tijd ziet, omdat het in je Mijn IB-Portaal geschoven is maar jij daar geen mail over hebt gehad, is het dan jouw schuld dat je te laat bezwaar maakt? In korte tijd wees de rechtbank Arnhem twee vonnissen over wat rechtens is wanneer een bericht via het “Mijn IB-Groep” portaal niet aankomt, of de student geen melding per mail krijgt dat er een bericht in dat portaal zit. De redenering in met name de tweede zaak was opmerkelijk.

In beide zaken betrof het een omzetting van een beurs voor een uitwonende naar een beurs voor een thuiswonende studerende. De IB-Groep doet dat automatisch als je adres bij hen niet overeenstemt met wat in de Gemeentelijke Basisadministratie staat. Je kunt dan bezwaar maken (bv. omdat je wél op tijd wat had doorgegeven of omdat de GBA-gegevens onjuist zijn) maar dat moet je wel binnen zes weken nadat het besluit is bekendgemaakt.

Zo’n besluit mag elektronisch worden verzonden, mits de ontvanger eerder kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is (art. 2:14 Awb). En dat doe je als je je aanmeldt bij “Mijn IB-Groep”, omdat de (overigens niet online staande) Algemene Voorwaarden bepalen dat je dat doet. Je krijgt dan geen post meer met besluiten maar je berichten worden in het portal geplaatst. Wel kun je een alert krijgen als er een nieuw bericht is.

De rechtbank leidt uit de voorwaarden af dat je vanwege deze regels uit de AV erop mag vertrouwen dat je een e-mailbericht gaat krijgen als er een nieuw Bericht (ja, met hoofdletter) in je portaal is geplaatst. In beide zaken was er bewijs dat de mail was verstuurd. In de eerste zaak werd dat bewijs als volgt gewogen:

Uit het door verweerder in geding gebrachte outputbestand, waarop het e-mailadres van eiseres staat vermeld in combinatie met het Bericht van 10 april 2009, blijkt dat deze lijst is aangeboden aan Procesbeheer Multimedia. Op basis van deze lijst verzendt Procesbeheer Multimedia telkens op vrijdagmiddag na 17.00 uur de betreffende e-mailberichten aan de studerenden. De daadwerkelijke verzending van een e-mailbericht aan een studerende wordt daarmee naar het oordeel van de rechtbank echter niet aangetoond.

De studente verliest het echter toch, maar om een heel andere reden: ze was op 19 mei 2009 naar het servicekantoor van de IB-Groep gegaan waar ze werd gewezen op het bestaan van het omzettingsbesluit van 10 april 2009. Het is een vaste regel dat als je weet van een besluit, je zo spoedig als mogelijk tegen dat besluit bezwaar moet maken. En dat was hier niet gebeurd.

In de tweede rechtszaak liggen de feiten volgens mij precies hetzelfde, maar daar verliest de student.Meelezende postmasters, graag uw commentaar:

Blijkens de door verweerder verschafte informatie is het proces digitale verzending binnen verweerders organisatie zo ingericht dat het outputbestand van het “proces versturen” automatisch wordt ingelezen in een e-mailpakket, “Kanamarketing” geheten, dat per studerende een e-mailbericht aanmaakt. De ingelezen e-mailberichten worden vervolgens aangeboden aan de mailservers, die de e-mailberichten verzenden. In het e-mailpakket zelf wordt gezien of alle e-mailberichten zijn verzonden. Indien e-mailberichten niet worden verzonden, dan wordt dat door middel van een naar nul aflopende teller gesignaleerd en wordt geprobeerd het gesignaleerde e-mailbericht alsnog te verzenden.

Deze werkwijze en de registratie van de controle in het computersysteem zijn naar het oordeel van de rechtbank zodanig klein dat de kans op een fout verwaarloosbaar is. Er was ook geen bounce geregistreerd of andere indicatie dat het bericht onbestelbaar was.

U mag nu gaan gillen:

De door verweerder overgelegde uitdraaien van het outputbestand en het ontbreken van het e-mailadres op de hardbounce-lijst vormen daarbij naar het oordeel van de rechtbank voldoende bewijs voor de verzending naar, en ontvangst van het e-mailbericht op, het e-mailadres van de studerende.

Dit is namelijk écht fout: bewijs van verzending is geen bewijs van ontvangst. De HR formuleerde dat in 2004 zo:

Van een onjuiste rechtsopvatting is sprake, indien het oordeel berust op de gedachte dat een juiste adressering en aangetekende verzending op zichzelf voldoende aannemelijk maken dat de brief (tijdig) aan de geadresseerde is aangeboden. … Van een onvoldoende motivering is sprake indien het vermoeden dat de brief [eiser] heeft bereikt, alleen is gebaseerd op het gegeven dat de juist geadresseerde brief niet is geretourneerd.

En precies datzelfde lijkt me op te gaan voor e-mail. Sterker nog, juist voor e-mail aangezien het ondertussen wel gemeengoed is dat e-post regelmatig stilletjes verdwijnt in spamfilters tussen verzender en ontvanger.

Wie het verschil snapt, mag het zeggen.

Arnoud

Opeisen van een mailbox na ontslag

outlook-backup-pst.pngNadat de algemeen directeur van een arbeidsbemiddeling/trainingsbedrijf ontslag had genomen, merkte het bedrijf dat diverse medewerkers naar hetzelfde nieuwe bedrijf waren overgestapt als deze ex-directeur. Een onderzoek door -niet verbazingwekkend- Hoffman bedrijfsrecherche(*) ontdekte dat uit de e-mail postbus van de ex-directeur zeer waarschijnlijk bedrijfsinformatie was verwijderd, en mogelijk ook was gelekt (geforward). Daarop stapte het bedrijf naar de rechter om afgifte en vernietiging van alle bedrijfsinformatie te vorderen. Ook werd schadevergoeding gezocht omdat de ex-directeur de Outlook-installatie onklaar zou hebben gemaakt.

Kort voordat de zaak bij de rechter kwam, had de ex-directeur een DVD overhandigd waarop een kopie van de betreffende mailbox opgeslagen was. Dat was voor het bedrijf niet genoeg: men wilde ook zeker weten dat er niet meer kopieën rondslingerden (en natuurlijk dat die niet in het nieuwe bedrijf ingezet zouden worden). Ook vond men opmerkelijk dat er geen mails uit de laatste werkmaand opgenomen waren, hoewel de ex-directeur daar tegenover stelde dat hij de kopie op 30 november had gemaakt bij wijze van backup.

Omdat het hier ging om een kort geding, vond het gerechtshof (via) in hoger beroep dat er geen ruimte was om nader bewijsonderzoek te doen. Het geschil spitste zich dus toe op de vraag of afgifte van de DVD genoeg was. Was daarmee voldoende zeker dat de originele gegevens gewist waren?

Bij pleidooi in hoger beroep heeft [het bedrijf] gesteld dat [de ex-directeur] de back-up zonder recht of titel behoudt en deze situatie vergeleken met de situatie in het pre-elektronische tijdperk wanneer [de ex-directeur] rond zijn ontslag fotokopieën had gemaakt van alle correspondentie die hij had ontvangen en verstuurd.

Het bedrijf had zich daarbij beroepen op haar eigendomsrecht, maar het Hof merkt terecht op dat daar geen sprake van kan zijn. Digitale gegevens hebben geen eigenaar want ze zijn geen ‘zaken’ (virtuele goederen in online spellen daargelaten). Het enige ding dat in eigendom kan zijn, is de fysieke DVD, en die was privé door de ex-directeur gekocht.

Daarnaast stond in de arbeidsovereenkomst dat “alle genoemde documenten eigendom blijven van werkgever en de werknemer verplicht is deze bij het einde van het dienstverband in te leveren”. Maar ook dat helpt niet: het onhandig gekozen woord ‘eigendom’ doet het Hof concluderen dat het ook hier alleen gaat om fysieke documenten, en niet om elektronische. (Bent u HR-medewerker dan mag u nu in paniek uw eigen model-arbeidsovereenkomsten gaan nalezen of dat er ook zo staat.)

Als laatste redmiddel werd dan nog het auteursrecht aangedragen. Immers, de werkgever heeft auteursrecht op alle werken die de werknemer maakt in het kader van zijn werk. Dat kan ook prima gelden voor e-mails. Maar dat redmiddel lijkt niet heel goed uitgewerkt gepresenteerd te zijn: men lijkt het te hebben gegooid op geschriftenbescherming en dat lijkt me echt de verkeerde insteek. Geschriften zijn documenten die bestemd zijn openbaar gemaakt te worden, en dat geldt voor deze mailbox natuurlijk niet.

Een e-mail kan best auteursrechtelijk beschermd zijn, als hij meer is dan een kattebelletje of een dump van feitelijke gegevens. Maar dat moet je eigenlijk van mailtje tot mailtje bekijken. Plus, er zullen ook mails inzitten die van derden afkomstig zijn, waardoor het auteursrecht bij hen rust en niet bij het bedrijf dat de DVD opeiste.

De doorslag gaf dat

[de ex-directeur] heeft aangevoerd deze e-mails te bewaren voor het geval hij mogelijk in een arbeidsrechtelijk geschil over zijn functioneren als directeur verzeild zal raken. Hij heeft voorts gesteld dat hij zich houdt aan zijn geheimhoudingsverplichting, hetwelk door [appellante] niet is weersproken en waarvan het hof dus uitgaat.

Een dergelijk handelen lijkt me legaal. Het zou al te gek zijn als je geen bewijs mag bewaren tegen je ex-werkgever wanneer je bang bent voor een geschil.

De schade aan de laptop blijkt niet (afdoende) te zijn aangetoond. Ook de kosten van Hoffman mogen niet worden verhaald: een werknemer is jegens de werkgever voor schade alleen aansprakelijk (art. 7:661 BW) bij opzet of bewuste roekeloosheid.

Les voor de toekomst: maak zelf backups van mailboxen van medewerkers, zodat je niet afhankelijk bent van eventuele DVD’s. En als je naar de rechter stapt, zorg dan dat je kunt onderbouwen dat er (kans op) schade is door misbruik van eventueel zelfgemaakte backups. Misschien kun je maar beter zorgen dat mensen niet zelf backups kunnen maken van mailboxen?

Arnoud<br/> * Niets ten nadele van Hoffman maar écht elke keer dat ik een vonnis lees waar bedrijfsrecherche ingezet werd, is het Hoffman.

Tijd voor weer een disclaimer

| AE 2354 | Iusmentis | 17 reacties

Een lezer stuurde me deze disclaimer: E-mail is een informele manier van communiceren en kan aan al dan niet opzettelijk verkeerd gebruik of misbruik van gegevens worden blootgesteld. [Bedrijf] is niet in staat om de inhoud van de informatie die via het internet wordt verstuurd te controleren en aanvaardt daarvoor geen enkele aansprakelijkheid. Jaja, da’s… Lees verder

Wat kun je met een IP-adres?

| AE 2292 | Security | 32 reacties

Internetters zijn lastig te identificeren. Namen en e-mailadressen zijn zo vervalst, en ook op andere gegevens kun je nauwelijks afgaan. Het IP-adres is zo ongeveer het enige gegeven dat niet (nou ja, moeilijk) te vervalsen is als je met iemand communiceert. Het opvragen van een IP-adres is dan ook vaak de eerste stap als je… Lees verder

Mag je iemand vertellen dat hij stinkt?

| AE 2281 | Informatiemaatschappij | 23 reacties

Een lezer wees me op SMELL-WELL.net, “waar u op een subtiele wijze uw vrienden, kennissen, collega’s of partner kunt attenderen op hun “Geur-probleem”.” Het idee is dat je iemand niet zomaar in z’n gezicht zegt dat hij slechte adem of stinkvoeten heeft. Deze anonieme dienst biedt dan een manier om dat toch te kunnen melden… Lees verder

Is ontslag nemen per e-mail rechtsgeldig?

| AE 826 | Informatiemaatschappij, Ondernemingsvrijheid | 9 reacties

Een lezer wilde per e-mail ontslag nemen, maar diens werkgever weigerde dat te accepteren omdat “e-mail geen rechtsgeldig medium is”. Oh? Opzeggen mag in principe op elke manier, ook mondeling of per e-mail. Het kan zijn dat er bij CAO of in de arbeidsovereenkomst andere afspraken zijn gemaakt. Dan moet opzegging volgens die afspraken gebeuren…. Lees verder