Tag: E mail

About E mail

Subscribe Feeds

Mag de baas privée-mail op het werk lezen?

Geplaatst op in Privacy, 13 reacties

Een lezer mailde me:

Ik stuur een e-mail naar een kennis bij een groot bedrijf. Heeft de meerdere binnen dat bedrijf recht om mijn e-mail aan die persoon te lezen? En zo ja, gaat dit ook op als ik specifiek in het onderwerp “privé” zet?

Privacy bestaat ook op het werk. Een manager mag niet zomaar de mails van werknemers gaan lezen, daar zal een dringende reden voor moeten zijn.

Een reden kan zijn dat de werknemer ziek, overleden of ontslagen is. Maar, zoals ik bij dat blogbericht al schreef, je mag dan wel in de mailbox kijken, maar je moet wel heel zorgvuldig zijn met wat je aantreft.

Als het onderwerp van een mail al aangeeft dat deze privé is, dan zou ik zeggen dat de manager die eigenlijk gewoon niet mag lezen. Hoewel, dit is recht dus er zijn altijd uitzonderingen. Ok, niet, tenzij een heel dringende reden waarbij zo goed als zeker is dat die mail iets belangrijks voor het bedrijf bevat. Al zou ik niet weten wat.

Het beste is en blijft om het privéadres van de medewerker te gebruiken voor privézaken. Wat volgens mij vandaag geen probleem meer zou moeten zijn; of zijn er nog bedrijven die Hotmail, Gmail en dergelijke blokkeren?

Arnoud

Toegang tot een mailbox na overlijden?

Geplaatst op in Security, 12 reacties

Een lezer mailde me:

Wie is eigenaar van een zakelijke mailbox wanneer de werknemer ontslag neemt of komt te overlijden. Kunnen nabestaanden de inhoud claimen? Mogen wij als bedrijf daarin kijken? Wat moet je doen met mail die na vertrek of overlijden nog binnenkomt?

Dit is een lastige situatie. In oktober 2007 blogde ik over een artikel van advocate Eva Visser over de contractuele situatie als de eigenaar van een e-mailaccount komt te overlijden. Waarschijnlijk kun je dan als erfgenaam aanspraak maken op voortzetting van het contract, zodat je de toegang tot de mailbox kunt eisen.

Hier ligt het iets anders: het gaat om een zakelijke mailbox, en er is dus geen contract dat je als erfgenaam zou kunnen overnemen. (Een arbeidscontract eindigt automatisch bij overlijden van de werknemer.) Toegang eisen tot privémails uit deze mailbox lijkt me dus iets moeilijker. Ik denk dat je hier eigenlijk alleen op de coulance van het bedrijf kunt gooien.

Een ander punt is wat collega’s mogen doen met die mailbox. Er komen tenslotte zakelijke mails op binnen en het bedrijf moet nu eenmaal verder. Ik adviseer bedrijven altijd dat je dan wel in de mailbox mag kijken, maar dat je wel heel zorgvuldig moet zijn met wat je aantreft. De collega die erin kijkt moet met andere woorden strikt vertrouwelijk omgaan met wat hij in de mailbox aantreft, en het liefst alles weggooien wat niet zakelijk relevant is.

Ik moet nog steeds een lijstje maken met accounts, wachtwoorden en wie te contacteren als ik kom te overlijden. Jullie ongetwijfeld ook. Maar waar begin je met zoiets? En wil je wel dat bv. je ouders in al je mailboxen kunnen om je vrienden te mailen dat je dood bent? Want dan lezen ze wellicht ook mails die ouders niet zouden moeten lezen.

Arnoud

Bewijzen van vervalsing van e-mail

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 15 reacties

In september vorig jaar schreef ik over het bewijzen van de echtheid van e-mail. Het vervalsen en aanpassen van mails die als bewijs worden ingezet blijkt vaker te gebeuren, vandaar dat ik nog even terug wil komen op dit onderwerp.

Hoe kun je het beste reageren op een vervalste e-mail?

Allereerst is het belangrijkste dat je meteen protesteert bij de wederpartij. Ontken ten stelligste dat je die mail hebt verstuurd of dat je die mail in die vorm hebt ontvangen. Als je zo’n mail maanden laat liggen, wordt het moeilijk om achteraf nog te roepen dat deze vervalst zou zijn.

Kijk of je de originele mail nog hebt. Maak daar een printout van, inclusief alle headers. In ieder geval ligt er dan bewijs dat er iemand zit te rommelen met de mails, mocht het naar de rechter gaan.

Stond er iemand in CC op de mail? Die kan dan misschien als getuige wat zeggen.

Wie zijn mail niet op de eigen PC opslaat maar via IMAP of webmail leest, heeft wellicht nog het argument dat de mail buiten zijn bereik wordt opgeslagen. Het manipuleren van mails waar je alleen via een webinterface bij kunt, is bijzonder lastig. Een screenprint van de mail zoals hij daar in de mailbox zit, is dus mooi tegenbewijs. Je kunt ook een getuige laten inloggen of laten kijken op het scherm zodat die kan verklaren dat hij de mail in die vorm heeft gezien in de mailbox.

Inhoudelijk is er wellicht ook wat te zeggen, afhankelijk van wat er aangepast of vervangen is. Iedereen heeft zo zijn eigen taalgebruik. Zijn de aangepaste teksten in diezelfde stijl? Staan er typefouten in die jij nooit maakt, of ontbreken de fouten die je juist wel maakt?

Als laatste: de vervalste mail is over het algemeen nadelig voor jou (waarom wordt deze anders gemaakt). Kijk dus eens of je ander bewijs kunt vinden dat die inhoud weerlegt. Als er bv. tig mails van jou zijn waarin je zegt “ik weiger te betalen” en in die ene mail staat “ok ok ik zal betalen” dan maakt die stapel weigermails deze ene mail ongeloofwaardig.

Arnoud

Spamverbod naar bedrijven pas per 1 oktober in werking

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 6 reacties

Ongevraagde e-mailreclame naar bedrijven wordt pas per 1 oktober verboden. Dat maakte het ministerie van EZ in een enkele zin in een persbericht met als titel “Telecomcontracten vanaf 1 juli makkelijker op te zeggen” afgelopen zondag bekend. Erg fijn, want heel Nederland had net geleerd dat het spamverbod ook op 1 juli uitgebreid zou worden.

Hoe je dit zou kunnen weten? Nou, niet dus, tenzij je toevallig alle persberichten van EZ leest. Want in de parlementaire stukken rond dit wetsvoorstel (30661) vind je er niets over. De laatste bronnen die ik kan vinden over wetsvoorstel 30.661 noemen namelijk 1 oktober alleen als datum voor inwerkingtreding van het Bel-me-niet register. Zo verklaarde de staatssecretaris in november vorig jaar:

Bedrijven willen niet gedurende het gehele jaar met veranderingen worden geconfronteerd. Wij hebben afgesproken om of op 1 januari of op 1 juli veran­deringen aan te brengen. … Daarom zullen wij voor de onderdelen die direct ingrijpen op de bedrijfsvoering de datum van 1 juli 2009 hanteren. Daarbij denk ik aan de contractduur en de opzegtermijnen, het bel-me-niet-register en de uitbreiding van het spamverbod, zodat dat ook zal gelden voor rechtspersonen en bedrijven. Voor deze onderdelen zal de datum van 1 juli 2009 gelden. Er wordt dus een reële overgangs­termijn in acht genomen.

Kennelijk was de lobby van de e-mailmarketingbelangengroepen dus toch in staat om nog even wat te regelen. Een andere verklaring voor deze vertraging kan ik niet bedenken.

Nou ja, heeft u nog iets langer om uw bestand met langs inmiddels onbekende weg vergaarde e-mailadressen op te schonen.

Arnoud

Statutenwijziging per e-mail, kan dat?

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 8 reacties

Een lezer vroeg me:

In de statuten van de vereniging waar ik secretaris ben, staat dat alle officiële stukken van het bestuur via de post moeten worden verstuurd. Deze staturen zijn geschreven in de tijd dat er nog geen e-mail bestond. Nu heb ik voorgesteld om de statuten te wijzigen zodat e-mail ook toegestaan is, maar enkele leden maken bezwaar omdat e-mail geen rechtsgeldig medium is voor dergelijke dingen. Klopt dat?
Juridisch gezien maakt het niet uit of je per e-mail of per post dingen regelt of mededeelt. In het Nederlands recht gelden geen vormvereisten zoals dat heet, behalve bij bepaalde gevallen zoals het kopen van een huis of het aangaan van een concurrentiebeding. Die moeten op papier, maar de hoofdregel is dat je alles op elke manier mag melden, afspreken of vastleggen. Op zich kun je dus best officiële stukken per e-mail sturen.

Echter, als je in je statuten vastlegt dat zulke stukken per post moeten, dan is dat de afspraak en dan moet het bestuur zich daaraan houden. Je kunt namelijk afwijken van die hoofdregel door een bepaalde vorm aan te wijzen waarin mededelingen of contracten gedaan moeten worden. Wil je alleen schriftelijk corresponderen, dan mag dat. Wil je dat contracten alleen op bierviltjes aangegaan worden, dan kun je dat tegen je klanten zeggen. (Of je dan meer contracten sluit, is een ander verhaal natuurlijk.)

Ik zie dus geen reden waarom dit niet zou kunnen, maar er is wel een statutenwijziging voor nodig. En het bestuur zal iets moeten verzinnen zodat ze weten dat ze naar de juiste e-mailadressen corresponderen.

Arnoud

Is uw zakelijk mailbestand al opt-in?

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 42 reacties

spam-verboden.pngGisteren blogde ik op onze ICTRecht weblog over het uitgebreide spamverbod dat per 1 juli in werking zal treden. De grote uitdaging voor veel bedrijven wordt namelijk: welke adressen hadden we ook alweer via opt-in verkregen en welke dachten we tot in de eeuwigheid te mogen spammen?

U mag er daarbij niet vanuit gaan dat mensen die nooit hebben geklaagd over uw mailings, daarmee toestemming hebben gegeven. Opt-in wil zeggen expliciete toestemming. Stilzwijgen is niet genoeg – wie weet gooit men die mails wel ongelezen weg.

Ik ben echt heel benieuwd hoe bedrijven dit gaan aanpakken. Iemand enig idee? Of ben ik te pessimistisch over het opt-ingehalte (optingehalte? opt-in-gehalte?) van de gemiddelde Nederlandse bedrijfse-maildatabase (bedrijfsemaildatabase? bedrijfse-mail-database?) En wat zijn de spellingregels over samengestelde woorden met koppelstreepjes?

(Oh ja, beste Loek: het is ICTRecht zonder spatie.)

Arnoud

Wilt u meer klagen over spam bij de OPTA alstublieft?

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 10 reacties

Spam is verboden, maar over één spammail moet u niet zeuren. Of nou ja, dat mag wel, maar telecomtoezichthouder en antispamhandhaver OPTA hoeft geen maatregelen te nemen tegen bedrijven of instellingen op basis van één klacht over een spamrun. Dat blijkt uit een helaas nog ongepubliceerd vonnis (via Solv).

Het ging in deze zaak om ideële reclame voor een politieke partij (iemand enig idee welke?). De ontvanger, een privépersoon, diende een klacht in maar de OPTA weigerde hierop actie te ondernemen. OPTA heeft maar beperkte capaciteit en laat daarom het aantal klachten meewegen bij de beslissing om tegen spams in actie te komen.

Formeel is zo’n weigering een besluit in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht, en daartegen kun je in bezwaar en vervolgens in beroep bij de rechtbank. Dat deed deze persoon dan ook, maar de rechter gaf de OPTA gelijk. Handhaving van het spamverbod is een bevoegdheid, een recht dus, maar geen plicht. De OPTA mag dus kiezen bepaalde spams te laten gaan, mits ze daarvoor redelijke gronden heeft. En het feit dat er slechts één klacht binnenkwam, is een redelijke grond. De politieke aard van de mail maakte daarbij niet uit.

Op zich een prima vonnis, hoewel het natuurlijk jammer is dat de OPTA zo weinig capaciteit heeft dat ze dit soort keuzes moet maken. En ik denk dat het wel een mooi signaal was geweest als een Nederlandse politieke partij op haar kop had gekregen voor het versturen van ideële spam, ook al was er maar één klacht over gekomen.

Afijn, dit betekent dus dat we met zijn allen vaker moeten klagen over Nederlandstalige spam bij de OPTA. Hoewel je dan wel elke keer dat formulier moet invullen. Kan iemand daar niet eens een Firefox-plugin voor maken die dat automatisch doet? Of eigenlijk een Thunderbird-plugin die de mail omvormt tot een ingevuld spamklachtformulier?

Arnoud

Legal 360: zo kan het ook

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, Iusmentis, 13 reacties

legal360.pngDe laatste tijd krijg ik erg veel uitnodigingen om lid te worden van Legal 360, een “networking-site voor juridische professionals”. Bij deze: nee, dank u.

Legal 360 hanteert een bekende maar zeer irritante truc:

Contacten kunnen met een handige tool snel worden geïmporteerd vanuit o.a. Outlook, Yahoo, Gmail of Hotmail.

En bij dat “o.a.” hoort ook LinkedIn, waar veel van de mensen op zitten die mij uitnodigen. Oftewel: upload uw adresboek en wij mailen al uw vrienden.

Edit: bent u lid van Legal 360? Zo ja, zou u dan hieronder willen uitleggen hoe deze feature precies werkt? Moet je zelf de adressen kiezen naar wie de mail gaat, of is het altijd je complete adresboek?

Gelukkig bleek het bedrijf responsief. Na mijn boze mail dat ik geen zin had in die uitnodigingen, reageerde men dezelfde dag nog dat er een blacklist ingebouwd zou worden waar iedereen zijn of haar e-mailadres kon achterlaten om vervolgens gevrijwaard te worden van uitnodigingen. Best wel netjes, en een aardige aanvulling op de recente regels van OPTA/CBP over tell-a-friend systemen. Zo kan het dus ook!

Arnoud

Hoe bewijs je dat iemand je e-mails heeft ontvangen?

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 19 reacties

Een lezer vroeg zich af hoe sterk hij stond bij een opzegging per e-mail. Het bedrijf vertelde hem namelijk in eerste instantie dat ze die mail nooit hadden ontvangen, en pas nadat de opzegtermijn was verlopen, ontdekte het bedrijf dat deze in het spamfilter was beland. Had hij nu tijdig opgezegd?

In Nederland geldt wat juristen de “ontvangsttheorie” noemen: jij moet als afzender bewijzen dat de beoogde ontvanger je berichten ook werkelijk gekregen heeft. Vandaar dat mensen voor belangrijke dingen aangetekende post gebruiken, dat is afdoende bewijs. De ontvanger hoeft de berichten trouwens niet gelezen te hebben. Als hij enveloppen ongeopend in de kachel stopt, zijn de gevolgen voor zijn risico.

Bij e-mail kunnen veel dingen misgaan, een spamfilter is een voorbeeld maar zeker niet het enige. En zelfs als er in werkelijkheid niets misgegaan is, kan de ontvanger ook gewoon keihard ontkennen de mail gehad te hebben. In deze zaak kwam men daar nog mee weg ook. De afzender kon alleen bewijzen de mail verstuurd te hebben, maar niet dat deze ook werkelijk in de mailbox van de geadresseerde beland zou zijn.

Dat wil echter niet zeggen dat e-mail dus geen geschikte manier is om op te zeggen. Je mag namelijk op elke manier die je hebt, bewijzen dat de mail is aangekomen. In dit geval heeft het bedrijf de mail wel degelijk ontvangen, alleen stond deze in een map waar ze zelden keken. Dat is niet anders dan dat men de postbus linea recta in de bak met oud papier stopt omdat er zo veel reclame bij zit. Dat mag, maar is voor risico van de eigenaar van de postbus. Je kunt ook even controleren of er echte post tussen zit natuurlijk.

Het lijkt mij dan ook dat deze lezer tijdig opgezegd heeft. De mail is tijdig aangekomen, maar het bedrijf heeft deze niet gelezen. Dat is voor hun risico.

Wat vinden jullie? Valt een spamfilter onder je eigen risico? Ook als het filter door de provider gerund wordt en het bedrijf via een aparte interface de spams moet bekijken?

Arnoud

Het opnieuw uitgegeven e-mailadres

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 17 reacties

Een lezer vroeg zich af:

Ik was een hele tijd lid van @Home, maar ben onlangs overgestapt naar een andere provider. Een tijdje geleden kreeg ik echter mail vanaf mijn oude emailadres. Dit adres was weer opnieuw in gebruik en de mevrouw die nu gebruikt maakt van dit adres gaf aan email voor mij te ontvangen. Het bleek te gaan om enkele sites waar ik me in het verleden had aangemeld. Navraag bij @Home leerde mij dat ze mijn adres al na 2 weken weer opnieuw hadden uitgegeven. Kan dat zomaar?

Intrigerend. Nou weet ik dat er bedrijfjes zijn die zich specialiseren in het ‘inpikken’ van verlopen domeinnamen om daar hun eigen (advertentie-)site op te zetten, maar bij e-mailadressen kende ik dit nog niet.

Het is wel lastig, want er is erg weinig aan te doen vrees ik. E-mailadressen zijn van de provider, en als de klant zijn contract opzegt, heeft hij er geen aanspraak meer op. Er is (nog?) niets geregeld over verplichtingen rondom e-mailadressen bij verhuizingen van klanten.

In theorie zijn er wel mogelijkheden. De Telecommunicatiewet bevat regels over het verhuizen en overzetten van ‘nummers’, en e-mailadressen vallen onder die definitie. Dan biedt artikel 4.8 van de wet de mogelijkheid om een regeling in te stellen over het verhuizen van e-mailadressen, net zoals je nu al jaren je 06-nummer mee kunt nemen als je verhuist van telefonie-aanbieder. Maar zo’n regeling is er niet.

Je kunt je wel afvragen of twee weken niet erg kort is om het adres weer opnieuw uit te geven. Zo is de kans erg groot dat mensen er niet achter komen dat het adres niet meer werkt, zeker als de nieuwe eigenaar van de mailbox de mailtjes simpelweg weggooit zonder te melden dat het adres nu bij iemand anders hoort.

Voor mij was dit probleem al lang geleden reden om een eigen domeinnaam aan te vragen, maar ik realiseer me dat dit niet voor iedereen een oplossing is. Maar wat dan wel? Een verplichting om e-mailadressen bv. zes maanden inactief te laten? E-mailportabiliteit?

Arnoud