Tag: E mail

About E mail

Subscribe Feeds

Ik wil niet op uw nieuwsbrief!

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 12 reacties

Een lezer vroeg me:

Regelmatig heb ik wel eens mail-contact met bedrijven (vaak MKB-bedrijven). Nu merk ik dat het de laatste tijd steeds vaker voorkomt dat ik meteen nadat ik mailcontact heb gehad, op hun nieuwsbrief geabonneerd bent. Mag dat eigenlijk wel?

Hoofdregel bij commerciële mail is dat je toestemming nodig hebt van de ontvanger voordat je deze mag sturen. De Telecommunicatiewet is streng en biedt maar weinig uitzonderingen op deze regel. Er zijn er grofweg twee:

  1. Contactgegevens die een bedrijf zelf publiceert voor dat doel.
  2. Contactgegevens die zijn verkregen in het kader van de verkoop van een product of dienst.

Bij de eerste uitzondering (die niet geldt voor contactgegevens van consumenten) moet je denken aan e-mailadressen als acquisitie@bedrijfsnaam.example, persberichten@nieuwssite.example of opensollicitaties@bedrijfsnaam.example. Bij zulke adressen is het duidelijk wat daarheen mag, en daar is dus geen nadere opt-in voor nodig.

De nieuwsbrief van de vraagsteller valt daar niet onder, al was het maar omdat een mailtje sturen naar een bedrijf niet is voor het doel “op iemands nieuwsbrief komen”. Bovendien overkomt dit ook vaak particulieren, en die uitzondering geldt daar dus niet voor.

De tweede uitzondering zegt kortweg dat je je klanten mag spammen met reclame, mits je ze maar bij elke mail een opt-out biedt. Dat begrip ‘klant’ wordt hier dus opgerekt tot “iemand die ons mailde”. Dat gaat me nogal ver. De wet spreekt duidelijk van “in het kader van de verkoop”. Ik kan me nog vinden in een interpretatie dat toeleveranciers (die aan het bedrijf verkopen) zomaar gespamd mogen worden, maar zomaar iemand die een vraag mailde? Nee.

Je zou natuurlijk nog kunnen zeggen dat nieuwsbrieven geen “commerciële” mail zijn maar informatieve. In theorie kan dat, maar de nieuwsbrieven van de meeste bedrijven zijn niet meer dan verkapte reclamefolders.

Arnoud

Moet een contract altijd worden ondertekend? (2)

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 7 reacties

In mijn blogpost van gisteren sloot ik af met:

Heb je een afspraak dat een contract getekend moet worden, of loopt je wederpartij weg voordat je alle punten hebt geregeld, dan is er dus geen rechtsgeldige overeenkomst.

Een contract sluiten is vormvrij, zoals dat juridisch heet. Je kunt dus prima afspreken dat het contract pas geldig is als beide partijen hun handtekening hebben gezet. Weigert een partij dat, dan is hij niet gebonden aan het contract. Dat kan een flinke strop zijn: je hebt maanden onderhandeld, flink geïnvesteerd misschien al, alles lijkt in kannen en kruiken en dan krijg je ineens geen handtekening.

Dit probleem staat juridisch bekend als het probleem van de afgebroken onderhandelingen of ook wel van de precontractuele verhoudingen. Mag je onderhandelingen afbreken, en zo ja welke consequenties staan daarop?

In haar CBB/JPO arrest van 19952005 oordeelde de Hoge Raad dat je in principe zomaar onderhandelingen mag afbreken,

tenzij dit op grond van het gerechtvaardigd verlangen van de wederpartij in het totstandkomen van de overeenkomst of in verband met de andere omstandigheden van het geval onaanvaardbaar zou zijn.

Belangrijk daarbij is of je het vertrouwen hebt gewekt dat je door zou gaan. Een veel gezien gebruik bij grote bedrijven is dat bij elke onderhandelingsslag “Subject to management approval” bovenaan elk document gezet wordt. Je moet dan weten als wederpartij dat het management zomaar “nee” kan zeggen. Heel veel vertrouwen mag je dan niet hebben.

Omgekeerd, als je een intentieverklaring opstelt waarin je zegt “Wij gaan een overeenkomst sluiten” (of woorden van gelijke strekking), dan zit je vast aan de verplichting een contract te sluiten.

Dit arrest wijkt trouwens af van de oudere regel uit het Plas/Valburg-arrest, dat nog expliciet drie fases (fasen?) onderscheidde:

  1. Afbreken mag, zonder recht op schadevergoeding voor de wederpartij.
  2. Afbreken mag, maar de wederpartij heeft wel recht op schadevergoeding
  3. Afbreken mag niet meer, je moet terug naar de onderhandelingstafel en tot een contract komen (plus schadevergoeding)

Het lijkt erop dat de tweede regels niet meer bestaat, maar helemaal duidelijk is dat niet.

In ieder geval lijkt het mij van wezenlijk belang dat je vooraf duidelijk maakt hoe je de onderhandelingen ziet, onder welke voorwaarden je weg wilt kunnen lopen en wanneer jij je gebonden acht aan de overeenkomst.

Arnoud

Moet een contract altijd worden ondertekend? (1)

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 23 reacties

Een lezer vroeg me:

Per e-mail heb ik met een ander bedrijf uitgebreide correspondentie gevoerd over een koopcontract. Uiteindelijk waren we eruit (dacht ik), dus ik vroeg hem het contract uit te printen en te ondertekenen zodat het juridisch bindend zou worden. Toen hoorde ik ineens niets meer. Pas na veel nabellen kwam het hoge woord eruit: hij vond het toch maar niets en had dus besloten dat hij niet ging tekenen. Is hij nu werkelijk niet gebonden aan het contract?

Het is een misverstand dat je een contract moet ondertekenen om een rechtsgeldige overeenkomst te hebben. Zodra je overeenstemming hebt over de inhoud, heb je een contract. Of dat nu op papier staat, is niet belangrijk. Tenzij je natuurlijk in het onderhandeltraject afspreekt dat het contract op papier zal moeten en ondertekend moet worden voordat je jezelf eraan gebonden acht. Als je onderling zulke extra regeltjes wilt stellen, dan mag dat.

In een recente zaak van het Gemeenschappelijk Hof van Justitie v.d. Ned. Antillen en Aruba ging het over precies dit punt. Er was per e-mail gesproken over de koop (van een huisje) en er was een bod gedaan dat zonder enig voorbehoud was aangenomen. Het argument dat er eerst een koopcontract had moeten worden getekend, wordt van tafel geveegd:

Nu uit niets blijkt dat partijen hebben afgesproken dat de koopovereenkomst pas perfect zou zijn na ondertekening daarvan, is het feit dat er kennelijk geen voorlopige koopakte is opgestuurd en/of niet ondertekend geretourneerd, van geen belang…. De volledige emailwisseling tussen [koper] en [verkoper] bevat verder voldoende duidelijkheid over alle essentialia van een koopovereenkomst.

Dit lijkt me ook naar Nederlands recht volkomen juist. Zodra vaststaat wat je allebei wilt afspreken, zit je eraan vast. Of het nu getekend is of niet. Wil je pas na het tekenmoment gebonden zijn, dan moet je afspreken dat je het zo gaat doen.

Heb je zo’n afspraak, of loopt je wederpartij weg voordat je alle punten hebt geregeld, dan is er dus geen rechtsgeldige overeenkomst. Of dat weglopen of weigeren te tekenen mag, is een vraag die ik mijn blogpost van morgen beantwoord.

Arnoud

Nog even over die e-maildisclaimers

Geplaatst op in Iusmentis, Ondernemingsvrijheid, 26 reacties

Er zit volgens mij iets in het water, of er is net een congres geweest “Juridische aspecten van e-mail” waarin het is gezegd, maar het aantal mails met disclaimers dat ik krijg, neemt ineens sterk toe. Nog steeds begrijp ik de zin van zulke disclaimers niet, en als ik vraag waarom men die gebruikt, kom ik niet verder dan “dat moet van Legal” of “mijn e-mailprogramma had het standaard ingebakken”.

Toevallig vond ik dit prachtige artikel bij designbureau SOV waarin men het concept disclaimer op duidelijke wijze aan de kaak stelt. In de gelinkte PDF vond ik ook het prachtige Duitse woord Angstklauseln, dat precies aangeeft waar het om gaat bij deze zinnen.

In een e-mail kun je alleen mededelingen doen en geen afspraken maken. Wil je afspraken maken, dan moet de ontvanger eerst een mail terugsturen waarin hij die afspraken bevestigt. “Wij zijn niet aansprakelijk voor virussen” is geen mededeling maar een afspraak, en kan dus niet. “Deze e-mail beschouw ik als privé” is wel een mededeling, hoewel de juridische impact ervan te betwijfelen is.

Ik krijg weleens vragen waarom ik in mijn zakelijke mails nooit een disclaimer opneem. Nou, omdat ik niet weet wat ik daarin zou moeten zetten. Mijn klanten weten heus wel of mails die ik ze stuur, vertrouwelijk zijn. Bovendien is dat in mijn algemene voorwaarden al geregeld, net als mijn aansprakelijkheid voor de inhoud van mijn adviezen. Het nut van “Als u niet de beoogde ontvanger bent, gelieve dan deze mail uit te printen en op te etente vernietigen” ontgaat me volledig. Een net persoon doet dat toch wel, een onfatsoenlijk persoon doet het toch niet.

Arnoud

Snuffelen in mailboxen: het mag

Geplaatst op in Ondernemingsvrijheid, Privacy, 12 reacties

Het is één van de meest gestelde vragen die ik krijg: mag mijn baas snuffelen in mijn mailbox? Hoofdregel is dat dat niet zomaar mag, tenzij er een zeer zwaarwegende reden is om het wel te doen. En zo’n reden leek er te zijn in de zaak uit dit arrest van de Centrale Raad van Beroep, de hoogste bestuursrechter in (o.a.) ambtenarenzaken. In deze zaak was een ambtenaar ontslagen, en de inhoud van haar mailbox stond daarbij centraal.

Het bestuur van de KVK Midden Nederland had een anonieme brief ontvangen in een interne envelop, waar de nodige zwartmakerij en ander moddergooien in stond. Daar werd een recherchebureau op gezet (waarom is dat altijd Hoffman). Dat had het originele idee om de mailboxen van medewerkers te doorzoeken om na te gaan van welke computer die brief afkomstig was. Inderdaad, mailboxen doorzoeken om de oorsprong van een papieren brief na te gaan.

Niet zo gek als het lijkt, want de brief bevatte een aantal zeer specifieke termen, en die werden ook teruggevonden in een aantal e-mails van de betrokken ambtenaar. De anonieme brief zelf werd niet aangetroffen, maar uit de mails en de rest van het onderzoek bleek dat zij “uiterst denigrerende uitlatingen had gedaan over collega’s, leidinggevenden en de organisatie, alsmede … frequent het internet voor privédoeleinden raadpleegde.” Op grond van deze bevindingen werd zij uiteindelijk ontslagen.

Bij het beroep tegen haar ontslag voerde de ambtenaar aan dat de KVK niet zomaar haar mailboxen mocht doorzoeken. De Raad verwerpt dit beroep:

Het bestuur had voldoende grond om één van zijn mede-werkers te verdenken van het schrijven van de anonieme brief en heeft in redelijkheid kunnen besluiten hiernaar een onderzoek in te stellen. De wijze waarop dit onderzoek heeft plaatsgevonden acht de Raad niet disproportioneel, nu dit werd uitgevoerd door een extern bureau en zich in eerste instantie uitstrekte tot het anoniem doorzoeken van alle e-mailboxen op de aanwezigheid van (twee) zoektermen, ontleend aan de inhoud van de anonieme brief.

Het bestuur had daarmee een gerechtvaardigd belang had om de e-mailbox van de betrokkene in te zien. En op grond van dat belang mocht zij optreden tegen de in die mails gedane uitlatingen. Dat de mails niet direct met de anonieme brief te maken hadden, was daarbij niet relevant:

Dat daarbij ook berichten zijn aangetroffen, die niet onmiddellijk zijn te herleiden tot de aan Hoffmann gegeven onderzoeksopdracht, betekent niet dat het bestuur die berichten niet ook bij zijn oordeelsvorming mocht betrekken.

Echter, het Hof vindt de sanctie van ontslag uiteindelijk te zwaar. De mails waren niet aan de hele afdeling gericht, maar alleen aan een beperkt aantal (oud-)collega’s. Ook op andere wijze had zij niet de sfeer op de afdeling negatief beïnvloed. En daarnaast zat zij al in een ‘verbetertraject’ vanwege haar eerder functioneren. Om daar nu ineens vanaf te wijken en tot ontslag over te gaan, was voor het Hof niet gepast.

Ik vind het wel een beetje merkwaardig hoe men van een brief naar mailboxen naar ontslag vanwege roddelmails naar ex-collega’s gaat, maar eerlijk gezegd zie ik niet waarom dit niet zou moeten kunnen.

Arnoud

Mag een vereniging haar leden spammen?

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 18 reacties

Tijdens de discussie over opt-in per algemene voorwaarden kwam nog een interessante vraag naar boven: mag een vereniging haar leden ongevraagde mails of SMS-berichten sturen?

Hoofdregel is dat je bij ongevraagde elektronische berichten (SMS, e-mail, fax, MSN, noem maar op) toestemming moet hebben voor het versturen van deze berichten. Tenminste, als die berichten “commercieel, charitatief of ideëel” zijn. Een mededeling over de sluitingstijden van het clubhuis valt daar niet onder, maar een bedelbrief voor geld om een nieuw clubhuis te bouwen wel.

Ik heb de OPTA afgelopen maandag deze vraag voorgelegd, maar helaas nog geen reactie ontvangen. Het beste advies lijkt me dus om bij het lid worden mensen te vragen of ze nieuwsbrieven, verzoeken van het bestuur en dergelijke mails willen ontvangen. Alleen: hoe formuleer je dat op zo’n manier dat mensen het wel oké vinden maar je toch je maandelijkse bedelbrieven voor een nieuw clubhuis kunt sturen?

Arnoud

Wat is de juridische status van ontvangstbevestigingen?

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 16 reacties

Da’s nog eens een originele vraag: wat is de juridische status van ‘read receipts’ (lees- en ontvangstbevestigingen) die sommige e-mailprogramma’s sturen als een bericht wordt geopend?

Deze techniek ken ik vooral uit Microsoft Outlook. In een e-mail die je via dit programma verstuurt, kun je aangeven dat je graag een ontvangst- of leesbevestiging wil hebben. Binnen een bedrijfscontext kan dat dan zelfs centraal en verplicht geregeld worden: de gebruiker heeft er dan weinig zeggenschap over.

Maar als het gaat om internetmail, dan ligt dat anders. Ik ken geen programma dat dan volautomatisch en ongevraagd die bevestigingen stuurt. Sommige programma’s vragen erom (zoals mijn Thunderbird) zodat je zelf kunt beslissen of en wat er moet gebeuren. Anderen negeren deze verzoeken gewoon.

Afijn, heeft zo’n verzoek of de daarop verstuurde bevestiging enige juridische status? Dat hangt er vanaf (ja sorry) wat je bedoelt met “status”. Het eerste waar ik dan aan denk, is gebruik als bewijs. In het civiele recht, dus tussen personen en bedrijven onderling, mag je in principe alles naar voren dragen om je stellingen te ondersteunen. Een gekregen ontvangstbevestiging kan dus als bewijs dienen als je moet bewijzen dat je een e-mail verstuurd hebt.

Natuurlijk, hij kan worden vervalst of onterecht zijn verstuurd, maar als de wederpartij daar niet moeilijk over doet, doet de rechter dat ook niet. En zelfs als de wederpartij er wel een punt van maakt, dan nog is het maar de vraag of hij het daarmee van tafel krijgt. Blijkt die wederpartij namelijk elke keer bevestigingen te sturen, dan is het wel heel raar dat net bij die ene mail de bevestiging vervalst zou zijn.

Een andere ‘status’ van ontvangstbevestigingen is die binnen de privacywet. Mag je zomaar kijken op andermans PC of ze je mail gehad of zelfs gelezen hebben? Ik zou zeggen van niet, als het om privemail gaat. Ik bepaal zelf of en wanneer ik mails lees en wat ik daarmee doe. Zo’n bevestiging vragen is dan op zichzelf prima, zolang ik maar kan beslissen of die wordt verstuurd. E-mailprogramma’s moeten dus standaard die berichten niet beantwoorden.

Er zijn ongetwijfeld nog meer ‘statussen’ van zo’n berichtje. Ben je aansprakelijk voor een niet verzonden (of valselijk verzonden) bevestiging bijvoorbeeld? Maar uiteindelijk is het een beetje een gekke vraag: het gaat er niet om wat zo’n berichtje als zodanig voor status heeft, maar wat je er gezien een bepaalde context mee mag doen.

Arnoud

Algemene voorwaarden zijn geen opt-in

Geplaatst op in Privacy, 69 reacties

Bij Rectec verscheen vorige week een interview met mij over de gevolgen van de nieuwe spamwetgeving voor werving & recruiting. Mag je per 1 oktober nog wel mensen mailen om ze een nieuwe baan aan te bieden? Dat bleek gebaseerd op een misverstand: mensen ongevraagd mailen voor commerciële aanbiedingen is allang verboden. Het nieuwe is dat je bedrijven ook niet meer mag mailen met zulke aanbiedingen.

Oftewel: het zinnetje “Acquisitie n.a.v. deze advertentie is verboden” krijgt nu juridische tandjes. Ik vond dat vroeger ook altijd een raadselachtig zinnetje, maar het betekent dus dat men niet wil dat werving&selectiebureaus gaan bellen of mailen omdat zij een alternatief weten voor de openstaande vacacture. Bijvoorbeeld: ach, u wilt geen administrateur, besteed uw administratie gewoon uit bij ons. En dat is een ongevraagde commerciële aanbieding, die dus per 1 oktober niet meer mag.

In de comments werd verwezen naar een toelichting van de OPTA op het ongevraagd bellen van bedrijven na 1 oktober. Daarin stond nog een interessante observatie, die een bom legt onder de opt-inpraktijk van veel bedrijven:

Ook bij het gebruik van belbestanden, die zijn verkregen via enquêtes of een website waarbij consumenten door het accepteren van de algemene voorwaarden of een privacy statement toestemming geven voor het gebruik van hun contactgegevens. In dat geval is er nog steeds sprake van ongevraagde communicatie. En moeten de belbestanden dus worden opgeschoond met het register.

Volgens de wet moet “uitdrukkelijk” toestemming worden gevraagd, en een zinnetje over toestemming in de algemene voorwaarden is inderdaad niet “uitdrukkelijk”. Dat belooft dus nog wat voor 90% van de Nederlandse websites die het wel zo doet.

Arnoud

Opt-out: zo moet het dus niet!

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 69 reacties

Per 1 oktober worden zakelijke mailings aan banden gelegd. Commerciële, ideële en charitatieve mails aan zakelijke e-mailadressen mogen dan alleen nog met voorafgaande en ondubbelzinnige toestemming. Jaja, zult u denken, dat wisten we allemaal al (waarom het 1 oktober moest worden in plaats van de toegezegde 1 juli weet ik nog steeds niet).

Dat het adressenbestand van allerlei mailinglijsten nu opgeschoond moet worden, begint ondertussen bij veel bedrijven ook door te dringen. Maar lang niet iedereen lijkt door te hebben dat je expliciet toestemming moet vragen. Stilzwijgen is geen toestemming. Lijkt mij logisch, maar toch zie ik (via diverse lezers, waarvoor dank) regelmatig mails als de volgende:

Ja, ik wil in de toekomst op de hoogte gehouden worden: klik hier.

Nee, ik wil in de toekomst niet op de hoogte gehouden worden: klik hier.

Na het maken van uw keuze ontvangt u per omgaande een bevestiging per e-mail. Mochten wij voor 15 september geen reactie van u hebben ontvangen, dan gaan wij ervan uit dat u onze berichten op prijs stelt.

Mooi is dat. Ik ga er vanuit dat deze lezer een spamklacht indient bij de OPTA na 1 oktober en dat dat zal leiden tot een leuke boete.

En het is “er vanuit“.

Arnoud

Waarom zou e-mail niet rechtsgeldig mogen zijn?

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 25 reacties

Bij Security.nl beantwoorde ik de juridische vraag Is een aanmaning per e-mail rechtsgeldig? en dat leverde aardig wat discussie op. Ik zie namelijk echt niet wat er mis is met e-mail als volwaardig communicatiemiddel beschouwen. Dat mensen hun mail niet lezen lijkt me in principe hun risico. Ik doe dagelijks zaken per e-mail en ik zie het zelden fout gaan. Waarom hechten mensen zo aan dat stuk papier op de deurmat?

Uitgangspunt is voor mij de bekende regel uit het recht: wie stelt, bewijst. Wil je iemand aansprakelijk stellen, aanmanen of een andere juridisch relevante mededeling doen, dan zul jij moeten bewijzen dat de mededeling is ontvangen door de wederpartij. In sommige gevallen zegt de wet nu dat dat “schriftelijk” moet. Denk aan een ingebrekestelling. Een dagvaarding moet zelfs per deurwaarder. Maar waarom zouden die schriftelijke stukken niet per e-mail of ander elektronisch middel uitgebracht kunnen worden?

Natuurlijk, er zijn vele e-mailadressen en maar 1 adres in de gemeentelijke basisadministratie. Je moet dus meer werk doen als eiser, want je zult moeten bewijzen dat je er vanuit mocht gaan dat het gebruikte e-mailadres hoorde bij die persoon en dat het bericht met voldoende waarschijnlijkheid gelezen is of in ieder geval voorbij het spamfilter gekomen is. Zulke criteria en bewijslast zullen soms lastig zijn, maar als je dat bewezen krijgt dan is er volgens mij niets mis met dat adres gebruiken.

Gebruik je een random adres dat toevallig op pagina zes in Google stond toen je mijn naam googelde, dan heb je denk ik wel een probleem (ik heb volgens mij iets van 50 e-mailadressen gescoord de afgelopen 15 jaar, geen idee wat er nog werkt). Maar er staat op mijn homepage een e-mailadres en contactformulier, en uit alles blijkt dat die homepage actueel en correct is. Wat is er dan mis mee met dat adres gebruiken om mij ergens van op de hoogte te stellen?

Een alternatief kan zijn dat je een reactie op iemands blog achterlaat met dat adres ingevuld. Of je bent actief op een forum met je e-mailadres in het profiel. Of, heel simpel, de ontvanger reageert op de mail met bijvoorbeeld de opmerking “deze factuur klopt niet, ik had al betaald”. Dan is het toch duidelijk dat dit adres bij die persoon hoort?

Maar e-mail is niet betrouwbaar genoeg, is dan het argument. Er zijn overactieve spamfilters bijvoorbeeld. Nou en, denk ik dan. Wij hadden vroeger een hond die zijn tanden graag in de post zette. Dat was dan toch echt mijn probleem. Waarom mijn hond wel en mijn spamfilter niet?

Nee, ik zie echt geen onoverkomelijke bezwaren tegen het aanmerken van e-mailberichten als communicatiemiddel voor juridische berichten. Zolang je de bewijslast maar legt waar hij hoort: bij de verzender. Het zal niet altijd meevallen om te bewijzen dat een mail is aangekomen, maar als het hem lukt dit te bewijzen, waarom zouden we dan zeggen “oh maar e-mail is niet rechtsgeldig, sorry!”

Arnoud