Wanneer mag je de mailbox van een werknemer nu doorzoeken?

| AE 6712 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 18 reacties

outlook-webmailEen lezer vroeg me:

Arnoud, je hebt er al vaker over geschreven maar wanneer mag je nu de mail van een werknemer onderzoeken?

Veel mensen denken nog steeds dat je een werkmailbox mag doorzoeken op potentieel rare dingen omdat het een wérkmailbox is. Of omdat je een IT-reglement hebt opgehangen waarin staat “Wij mogen te allen tijde alles”. Maar zo werkt het niet. Dat reglement is wel belangrijk want de redenen voor doorzoeking moeten vooraf bekend zijn gemaakt. Maar je moet wel echt een reden hebben, en een stevige ook. Privacy geldt ook op het werk.

Een dringende reden was er bijvoorbeeld in deze zaak: er waren whatsappberichten ter kennis van de werkgever gekomen waaruit bleek dat de werknemer zich behoorlijk negatief over het bedrijf uitliet jegens derden. En daarmee was er een grond de laptop te doorzoeken.

Dat deze regels ook gelden na vertrek van een werknemer, blijkt uit een recent arrest van het Gerechtshof in Arnhem-Leeuwarden. Hier werd e-mail doorzocht na vertrek. Het Hof zegt dan:

Het feit dat de e-mailberichten niet tijdens, maar aan het eind van en/of na het dienstverband bij een standaardcontrole van de ingeleverde laptop zijn gevonden, brengt niet mee dat de beperkingen van het recht op privacy niet gelden.

Dat gold zeker nu de werknemer de laptop had gewist, waardoor hij er geen rekening mee hoefde te houden dat de werkgever zijn privédata zou gaan recoveren.

Mijn broek zakte af van dit vonnis waarin de werkgever had ingebroken in de privé-Gmail van de werknemer. Dit kon omdat inloggegevens bewaard waren op de werkcomputer. Ook werden privéchats via WhatsApp gelezen vanaf de zakelijke telefoon. Eh ja, precies. Wát.

De kantonrechter verklaart dit onrechtmatig, met name omdat er geen concrete aanleiding was en omdat de werkgever de werknemer misleidde (“updates doorvoeren” op pc en telefoon) over de reden voor het snuffelen. Zoals wel vaker bij deze zaken is er geen internetreglement. Dit ook wordt de werkgever verweten. De werkgever moet € 7500 schadevergoeding betalen voor het onrechtmatig zoeken.

Het ontslag blijft echter wel in stand omdat de werknemer de verboden heeft overtreden. Bewijs is bewijs in het Nederlands recht, óók als het onrechtmatig verkregen is. De rechter vindt dit ook logisch, de straf voor het schenden van iemands privacy is een boete of schadevergoeding:

Op deze wijze ontstaat er geen vrijbrief voor de werkgever om op onrechtmatige wijze gegevens te verkrijgen over een bepaalde handelwijze van een werknemer en blijft het tegelijkertijd mogelijk het gedrag van de werknemer te beoordelen met alle gegevens die boven tafel zijn gekomen.

Slechts in zeer uitzonderlijke gevallen zal de rechter weigeren naar het bewijs te kijken omdat het onrechtmatig verkregen is. Dat voelt gek: men schendt de wet maar mag er wél van profiteren. Maar ik vind het minder gek dan bewijs negeren terwijl er eh gewoon bewíjs is. Dan liever de bewijsverkrijger straffen voor het onjuist handelen en daarna toch gewoon naar het bewijs kijken.

Arnoud

Naar wie mag je een ontvangen e-mail doorsturen?

| AE 6538 | Privacy | 44 reacties

e-mail-email-brief-post-envelopMet enige regelmaat krijg ik vragen van mensen die een mail door willen sturen, door hebben gestuurd of van wie de mail is doorgestuurd terwijl niet iedereen daar blij van is. Dus: wanneer en naar wie mag dat nou, een mail doorsturen?

Met toestemming mag het natuurlijk. Die toestemming hoeft niet expliciet genoemd te zijn. Als de mail duidelijk ook bedoeld is voor Wim, dan mag de ontvanger de mail doorsturen naar Wim. Denk aan een vergeten geadresseerde, of een vraag of je Wim even bijpraat. Of wanneer het logisch is: als ik een drukproef krijg die er goed uitziet, mag ik de mail van de ontwerpster doorsturen naar de drukker zodat die aan de slag kan.

Een e-mailbericht zal al snel onder het auteursrecht vallen. Daarvoor is niet veel creativiteit nodig; een mail met meer dan “ik zie je morgen” of iets dergelijks triviaals is al beschermd. Op grond van het auteursrecht mag je mail dus niet zomaar doorsturen. Ook niet een deel bij wijze van citaat: citeren mag alleen als het werk gepubliceerd is, en daarvan is geen sprake bij e-mail. (Tenzij het naar een openbare mailinglijst gaat of zo natuurlijk.)

Het briefgeheim wordt ook vaak als argument gehanteerd, maar a) dat geldt niet voor mail en b) de strafwetbepalingen omtrent wederrechtelijke toegang tot mailboxen zijn niet van toepassing op de ontvanger van een mail. Het is ook geen schending van het briefgeheim om een ontvangen papieren brief naar een derde door te sturen.

De privacy kan ook nog een rol spelen, afhankelijk van de inhoud van de mail. Een privémailbericht zal naar zijn aard privégegevens van de afzender (of een derde) bevatten, en die doorsturen kan dan een verwerking van persoonsgegevens opleveren. En dat mag alleen met toestemming, of bij een dringende noodzaak die zwaarder weegt dan de privacy van de betrokken persoon. Maar bij een zakelijk bericht (bv. een offerte) zou ik dit geen sterk argument vinden. altijd,

Het enige echte excuus dat ik kan bedenken om zonder toestemming een privémailbericht door te sturen, zou zijn als de inhoud zó belangrijk is dat het belang voor de derde-ontvanger om het te weten, zwaarder moet wegen dan het auteursrecht en de privacy van de afzender. Juridisch beroep je je dan op de vrijheid van meningsuiting, die vereist dat deze informatie met derden wordt gedeeld en waarbij dat vereiste zo ernstig is dat je de rechten van de afzender mag negeren. Dat is geen eenvoudige bewijslast.

In de praktijk gaat dat natuurlijk meestal goed, maar je wilt niet weten hoe veel vragen ik krijg over doorzendingen van mails waar de afzender niet blij van werd. Men beklaagde zich bij een collega en ziet de mail bij de baas eindigen; men riep wat tegen de voorzitter van de vereniging en die cc’t het gehele bestuur in zijn reply; men dacht een goede vriend bij te praten en die forwardt het bericht met “haha wat een mafkees” naar 300 vrienden en bekenden. Ik weet alleen niet of deze blog daarbij gaat helpen. Want heeft het nut om juridisch te gaan doen als mensen bereid zijn de mores rond e-mail te negeren?

Arnoud

E-mail is rechtsgeldig, is dat niet belachelijk eigenlijk?

| AE 6265 | Privacy | 16 reacties

Een lezer vroeg me:

Ik was geschokt toen ik uw artikel las dat e-mail rechtsgeldig kan zijn bij het sluiten van een overeenkomst. Hoe kan dat in vredesnaam als bewijs gelden? Iedereen kan mails uit mijn naam sturen, en dan zou ik daar aan vast zitten? Stel je voor dat mijn dochter van 16 vanaf mijn mailaccount een dure Maserati koopt, dat mág zij niet eens. En dan zou het rechtsgeldig zijn omdat het per e-mail op mijn naam gaat?

De vraagsteller hier lijkt er vanuit te gaan dat ‘rechtsgeldig’ betekent dat de overeenkomst niet meer te annuleren is enkel omdat deze per e-mail gesloten is. Dat is onjuist. ‘Rechtsgeldig’ betekent niet “doe het op deze manier en het is 100% bindend zonder enige mogelijkheid van weerlegging”.

Er zijn geen eisen voor hoe je een overeenkomst moet sluiten; juridisch gesproken is het sluiten van een overeenkomst vormvrij (art. 6:217 BW), behalve bij enkele specifieke gevallen zoals aankoop huis of arbeidsovereenkomst met concurrentiebeding. Het gebruikte communicatiemiddel doet dus niet ter zake. Je mag mondeling een overeenkomst sluiten, per e-mail of met rooksignalen als je dat graag wilt. Maar bewijzen dat de boodschap is aangekomen, is lastig bij deze middelen. Een schriftelijk ondertekend stuk geeft meer zekerheid als bewijs.

E-mail kan dus bewijs opleveren van het bestaan (en/of de inhoud) van een overeenkomst. En hoewel de overeenkomst dan ‘rechtsgeldig’ te noemen is nadat het e-mailbewijs is geaccepteerd, is deze niet automatisch onaantastbaar. Alles in het recht is vatbaar voor discussie, weerlegging en tegenbewijs. Zelfs een notariële akte of een proces-verbaal van een ambtenaar in functie.

Natuurlijk kan een communicatiemiddelmiddel onbetrouwbaar zijn, en ik geef de vraagsteller direct gelijk dat e-mail eenvoudig te vervalsen is. Er is dus potentieel voor valse contractsluitingen. Echter, om op die grond nou categorisch te verbieden dat overeenkomsten per e-mail mogen worden gesloten gaat me te ver. Ik sluit vanuit mijn bedrijf dagelijks overeenkomsten per e-mail, en heb in 5+ jaar nog nooit een dispuut gehad met als stelling “die mail heb ik niet gestuurd”. Wel “zo had ik dat niet bedoeld” of “ik dacht dat ik nog even mocht nadenken na het akkoord” of “ik moest het mijn directeur nog vragen”.

Het is ook niet zo dat als een mail je als afzender vermeldt, je automatisch aan die mail vastzit. De rechter kijkt nooit naar één bewijsstuk maar altijd naar het totaalplaatje.

Plus, als je ontkent de mail gestuurd te hebben dan moet de wederpartij proberen bewijzen dat jij dat wel deed. Die Maserati-dealer zal de vraagsteller ongetwijfeld uitnodigen voor een proefrit, en als dan een jongedame van 16 jaar zonder rijbewijs verschijnt dan is het snel uit met de pret. En bij online dienstverlening stuurt de wederpartij normaliter een bevestiging, dus dan kun je als vermeende afzender direct in het geweer komen en protesteren dat jij de aanvraag nooit hebt gestuurd.

Het is ergens wel bijzonder dat het zo vaak goed gaat en dat “die mail heb ik nooit gestuurd!” zo zelden in rechtszaken als argument naar voren komt. Trollen genoeg, maar dit is kennelijk geen interessante vorm van pesterij?

Arnoud

Is e-mail nou rechtsgeldig of niet?

| AE 5907 | Privacy | 24 reacties

Het blijft een regelmatig terugkerend onderwerp: de rechtsgeldigheid van e-mail. Voor veel mensen blijkt de digitale post toch een ongrijpbaar en daarmee onbetrouwbaar middel. Zeker bij techneuten denk ik dan, omdat die weten hoe triviaal e-mail te vervalsen is en hoe veel er fout kan gaan bij verzending van e-mail. Hoofdregel uit de wet is:… Lees verder

Rechtsgeldige communicatie naar een oude mailbox

| AE 4789 | Privacy | 22 reacties

Nog een nagekomen variant op de vraag Is e-mail rechtsgeldig? die ik nog steeds bijna wekelijks krijg. Wat nu als een contractuele wederpartij mails stuurt naar een oud mailadres dat je niet meer leest? Is dat dan toch rechtsgeldig? Als hoofdregel in het recht geldt dat je toezeggingen (overeenkomsten) en andere mededelingen via elk kanaal… Lees verder

Wat moet er nou wel en niet in een e-mail handtekening

| AE 4698 | Privacy | 31 reacties

Met enige regelmaat maak ik me er boos over, maar het blijft terugkomen: mensen die hele lappen tekst onderaan hun e-mail hangen. “Dat is onze huisstijl” of “dat moet van de bedrijfsjurist” krijg ik dan als reactie. Juridisch gezien volslagen onzin – grotendeels dan. Een e-mail verzonden door een bedrijf is correspondentie, en voor formele… Lees verder

Is e-mail rechtsgeldig?

| AE 2905 | Privacy | 69 reacties

Héél, héél veel vragen krijg ik over de rechtsgeldigheid van e-mail. Die variëren van “heb ik een contract als er in e-mail ‘akkoord’ staat” tot “kan ik met deze e-mail aangifte doen van bedreiging/stalking/smaad”. Nou, heel kort: ja, e-mail is rechtsgeldig – behalve in een paar uitzonderlijke gevallen. En, als ik zo vrij mag zijn,… Lees verder

Mag mijn ex-werkgever mijn oude mailbox aanhouden?

| AE 2883 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 14 reacties

Een lezer vroeg me: Mijn ex-werkgever, waarvan ik een jaar geleden afscheid heb genomen, heeft mijn oude mailaccount nog steeds niet opgeheven. Af en toe komen daar nog berichten op binnen, ook betreffende mijn huidige werkzaamheden. Kan ik daar nu tegen protesteren? Het staat gek voor mijn huidige klanten, en privéberichten hoort hij natuurlijk al… Lees verder