E-mail is rechtsgeldig, is dat niet belachelijk eigenlijk?

| AE 6265 | Privacy | 16 reacties

Een lezer vroeg me:

Ik was geschokt toen ik uw artikel las dat e-mail rechtsgeldig kan zijn bij het sluiten van een overeenkomst. Hoe kan dat in vredesnaam als bewijs gelden? Iedereen kan mails uit mijn naam sturen, en dan zou ik daar aan vast zitten? Stel je voor dat mijn dochter van 16 vanaf mijn mailaccount een dure Maserati koopt, dat mág zij niet eens. En dan zou het rechtsgeldig zijn omdat het per e-mail op mijn naam gaat?

De vraagsteller hier lijkt er vanuit te gaan dat ‘rechtsgeldig’ betekent dat de overeenkomst niet meer te annuleren is enkel omdat deze per e-mail gesloten is. Dat is onjuist. ‘Rechtsgeldig’ betekent niet “doe het op deze manier en het is 100% bindend zonder enige mogelijkheid van weerlegging”.

Er zijn geen eisen voor hoe je een overeenkomst moet sluiten; juridisch gesproken is het sluiten van een overeenkomst vormvrij (art. 6:217 BW), behalve bij enkele specifieke gevallen zoals aankoop huis of arbeidsovereenkomst met concurrentiebeding. Het gebruikte communicatiemiddel doet dus niet ter zake. Je mag mondeling een overeenkomst sluiten, per e-mail of met rooksignalen als je dat graag wilt. Maar bewijzen dat de boodschap is aangekomen, is lastig bij deze middelen. Een schriftelijk ondertekend stuk geeft meer zekerheid als bewijs.

E-mail kan dus bewijs opleveren van het bestaan (en/of de inhoud) van een overeenkomst. En hoewel de overeenkomst dan ‘rechtsgeldig’ te noemen is nadat het e-mailbewijs is geaccepteerd, is deze niet automatisch onaantastbaar. Alles in het recht is vatbaar voor discussie, weerlegging en tegenbewijs. Zelfs een notariële akte of een proces-verbaal van een ambtenaar in functie.

Natuurlijk kan een communicatiemiddelmiddel onbetrouwbaar zijn, en ik geef de vraagsteller direct gelijk dat e-mail eenvoudig te vervalsen is. Er is dus potentieel voor valse contractsluitingen. Echter, om op die grond nou categorisch te verbieden dat overeenkomsten per e-mail mogen worden gesloten gaat me te ver. Ik sluit vanuit mijn bedrijf dagelijks overeenkomsten per e-mail, en heb in 5+ jaar nog nooit een dispuut gehad met als stelling “die mail heb ik niet gestuurd”. Wel “zo had ik dat niet bedoeld” of “ik dacht dat ik nog even mocht nadenken na het akkoord” of “ik moest het mijn directeur nog vragen”.

Het is ook niet zo dat als een mail je als afzender vermeldt, je automatisch aan die mail vastzit. De rechter kijkt nooit naar één bewijsstuk maar altijd naar het totaalplaatje.

Plus, als je ontkent de mail gestuurd te hebben dan moet de wederpartij proberen bewijzen dat jij dat wel deed. Die Maserati-dealer zal de vraagsteller ongetwijfeld uitnodigen voor een proefrit, en als dan een jongedame van 16 jaar zonder rijbewijs verschijnt dan is het snel uit met de pret. En bij online dienstverlening stuurt de wederpartij normaliter een bevestiging, dus dan kun je als vermeende afzender direct in het geweer komen en protesteren dat jij de aanvraag nooit hebt gestuurd.

Het is ergens wel bijzonder dat het zo vaak goed gaat en dat “die mail heb ik nooit gestuurd!” zo zelden in rechtszaken als argument naar voren komt. Trollen genoeg, maar dit is kennelijk geen interessante vorm van pesterij?

Arnoud

Is e-mail nou rechtsgeldig of niet?

| AE 5907 | Privacy | 24 reacties

Het blijft een regelmatig terugkerend onderwerp: de rechtsgeldigheid van e-mail. Voor veel mensen blijkt de digitale post toch een ongrijpbaar en daarmee onbetrouwbaar middel. Zeker bij techneuten denk ik dan, omdat die weten hoe triviaal e-mail te vervalsen is en hoe veel er fout kan gaan bij verzending van e-mail.

Hoofdregel uit de wet is: je maakt afspraken door het onderling eens te worden. De vorm waarin je dat doet, is niet relevant. Mondeling afspreken, per sms tot overeenstemming komen, via Whatsapp contracteren, bij de notaris een formele akte laten opmaken – hartstikke mooi allemaal maar in alle gevallen is er gewoon een overeenkomst.

De enige reden om dingen op schrift te zetten (met handtekening) is omdat je dan duidelijkheid hebt over wát de afspraken zijn. Een ondertekend geschrift heet een akte, en levert in principe dwingend bewijs op. De inhoud van de akte is de afspraak, klaar. Een akte kan ook digitaal, maar dat is wel moeilijker.

Wellicht is het een stukje cargocultisme dat voor de gedachte “bindende afspraak vereist papier” heeft gezorgd. Het begon dan met “laten we het op papier zetten, dan hebben we duidelijkheid & stevig bewijs”. En dan wordt de bedrijfsinterne regel of gewoonte ineens “de wet”: ja nee een contract moet op papier anders is het niet rechtsgeldig.

(Dit fascineert me bij facturen ook nog steeds. Met enige regelmaat meldt een afdeling finance me dat men niet openstaat voor e-facturen en of ik een factuur per post wil sturen. De vraag of ze dan even mijn pdf willen printen en in hun postvakje willen leggen levert vaak hilarische reacties op. Terwijl dat, plus een Postnl verzending, toch precies is wat ze vragen.)

Natuurlijk, je kunt als partij prima éisen dat jouw afspraken op papier moeten. Een mondeling akkoord mag dan niet. En in die context kan het relevant zijn of een geëmailleerde afspraak telt als “op papier”. In de praktijk zie ik daar eigenlijk nooit problemen mee bij de rechter. Je moet wel heel expliciet opschrijven “Elektronische geschriften beschouwen wij niet als ‘papier'” om een e-mailreactie te mogen negeren en papier te eisen.

En als laatste: ja e-mail is triviaal te vervalsen maar nee dat is géén argument om e-mail dan maar niet als communicatiemiddel of bewijs te erkennen bij de rechter. De rechter wil niet weten of e-mails vervalst kunnen wórden, hij wil weten of deze specifieke e-mail vervalst is. En daar kom je niet aan met “het kán”. Want dit is IT: alles kan. De discussie moet dus zijn, wie zou de vervalser dan zijn, waarom zou die dat doen, waar kunnen we dit aan zien en hoe reconstrueren we dan wél de werkelijkheid?

Arnoud

Rechtsgeldige communicatie naar een oude mailbox

| AE 4789 | Privacy | 22 reacties

e-mail rechtsgeldigNog een nagekomen variant op de vraag Is e-mail rechtsgeldig? die ik nog steeds bijna wekelijks krijg. Wat nu als een contractuele wederpartij mails stuurt naar een oud mailadres dat je niet meer leest? Is dat dan toch rechtsgeldig?

Als hoofdregel in het recht geldt dat je toezeggingen (overeenkomsten) en andere mededelingen via elk kanaal mag doen dat je goeddunkt, zolang je maar kunt bewijzen dat het is aangekomen bij de wederpartij. Je mag daar van afwijken, zo kun je in je algemene voorwaarden opnemen dat je offertes pas bindende contracten worden nadat deze ondertekend op papier zijn teruggefaxt. In dat geval is een toezegging per mail niet meer rechtsgeldig, want aan het vormvereiste is niet voldaan.

Veel internetdienstverleners doen het omgekeerde: die zetten expliciet in de voorwaarden dat ze per mail mogen werken, en vaak ook nog eens specifiek naar het mailadres dat hoort bij de dienst die je afneemt. Mails van mijn internetprovider UPC gaan naar mijn UPC-mailadres, en menig forum waar ik lid van ben, stuurt zijn dienstmededelingen per privébericht op het forum in plaats van per e-mail.

Ook dat mag. En sterker nog: als ze dat hebben gezegd in de voorwaarden, dan kom jij niet meer weg met “ik lees die mailbox niet” of “ik vind privéberichten op forums zo vervelend” of zelfs “jullie wisten ook mijn echte mailadres”. Afspraak is afspraak, en het is dan ook bindend en voldoende als het bericht naar het afgesproken punt wordt gestuurd.

Dit betekent dus dat je bij het opheffen van oude mailboxen echt even na moet gaan waar deze nog on file staan, en daar een wijziging moet doorvoeren. (Ook handig mocht je ooit het wachtwoord vergeten zijn.) Want het niet meer lezen van een mailbox ontslaat je niet van je contractuele verplichtingen.

Voor veel mensen is e-mail toch maar een merkwaardig communicatiemiddel, waarvan het kennelijk maar moeilijk voorstelbaar is dat een rechter het zou willen lezen. Of zo. Want als mensen me vragen “ik heb per mail een auto gekocht, is dat rechtsgeldig” dan vinden ze mijn antwoord “ja, natuurlijk” erg raar want e-mail is toch vervalsbaar? Eh ja, dat klopt, maar dat is een stuk papier ook en toch accepteren we dat als bewijs. Waarom is dat bij e-mail zo gek?

Arnoud

Wat moet er nou wel en niet in een e-mail handtekening

| AE 4698 | Privacy | 31 reacties

Met enige regelmaat maak ik me er boos over, maar het blijft terugkomen: mensen die hele lappen tekst onderaan hun e-mail hangen. “Dat is onze huisstijl” of “dat moet van de bedrijfsjurist” krijg ik dan als reactie. Juridisch gezien volslagen onzin – grotendeels dan. Een e-mail verzonden door een bedrijf is correspondentie, en voor formele… Lees verder

Is e-mail rechtsgeldig?

| AE 2905 | Privacy | 69 reacties

Héél, héél veel vragen krijg ik over de rechtsgeldigheid van e-mail. Die variëren van “heb ik een contract als er in e-mail ‘akkoord’ staat” tot “kan ik met deze e-mail aangifte doen van bedreiging/stalking/smaad”. Nou, heel kort: ja, e-mail is rechtsgeldig – behalve in een paar uitzonderlijke gevallen. En, als ik zo vrij mag zijn,… Lees verder

Mag mijn ex-werkgever mijn oude mailbox aanhouden?

| AE 2883 | Ondernemingsvrijheid, Privacy | 14 reacties

Een lezer vroeg me: Mijn ex-werkgever, waarvan ik een jaar geleden afscheid heb genomen, heeft mijn oude mailaccount nog steeds niet opgeheven. Af en toe komen daar nog berichten op binnen, ook betreffende mijn huidige werkzaamheden. Kan ik daar nu tegen protesteren? Het staat gek voor mijn huidige klanten, en privéberichten hoort hij natuurlijk al… Lees verder

Opeisen van een mailbox na ontslag

Nadat de algemeen directeur van een arbeidsbemiddeling/trainingsbedrijf ontslag had genomen, merkte het bedrijf dat diverse medewerkers naar hetzelfde nieuwe bedrijf waren overgestapt als deze ex-directeur. Een onderzoek door -niet verbazingwekkend- Hoffman bedrijfsrecherche(*) ontdekte dat uit de e-mail postbus van de ex-directeur zeer waarschijnlijk bedrijfsinformatie was verwijderd, en mogelijk ook was gelekt (geforward). Daarop stapte het… Lees verder