Tag: Email

About Email

Subscribe Feeds

Mag mijn ex-werkgever mijn oude mailbox aanhouden?

Geplaatst op in Ondernemingsvrijheid, Privacy, 19 reacties

-''/Een lezer vroeg me:

Mijn ex-werkgever, waarvan ik een jaar geleden afscheid heb genomen, heeft mijn oude mailaccount nog steeds niet opgeheven. Af en toe komen daar nog berichten op binnen, ook betreffende mijn huidige werkzaamheden. Kan ik daar nu tegen protesteren? Het staat gek voor mijn huidige klanten, en privéberichten hoort hij natuurlijk al helemaal niet te lezen.

De balans zoeken tussen privacy en het werk blijft een moeilijke, zeker bij mailboxen. Ik krijg haast wekelijks vragen hierover, variërend van “mijn baas leest mee” tot “kan ik een kopie van mijn zakelijke mailbox krijgen” en alle gradaties daartussen.

Hoofdregel is, de mailbox is beschikbaar gesteld als bedrijfsfaciliteit en de werkgever beslist dus hoe deze wordt ingezet. De werkgever kan de mailbox opheffen als hem dat zakelijk gezien beter lijkt, bijvoorbeeld. Wél moet hij respecteren dat er enig (niet-overlastgevend) privégebruik van gemaakt wordt. Wie in de lunchpauze even mailt met zijn partner of om half vier een loodgieter mailt voor een offerte, valt arbeidsrechtelijk niets te verwijten.

Na einde dienstverband mag de werkgever natuurlijk de mailbox opheffen. Maar zakelijk gezien is het soms beter dat niet te doen: klanten en relaties hebben dat adres en zullen daar nog enige tijd op blijven mailen. Als dat werkgerelateerd is, moeten die mails bij de opvolger terechtkomen anders worden de klanten boos, en dat is een zakelijk belang.

Als het gaat om privémails dan mag de werkgever die inderdaad niet zomaar lezen, maar in deze situatie lijkt me dat haast onvermijdelijk. Een relatie een jaar terug mailt met een nietszeggend onderwerp (“Fwd: Re: Betr: agenda”), wat moet je dan als collega? Weggooien omdat het mogelijk privé is? Lezen omdat het mogelijk werkgerelateerd is?

Ik vrees dan ook dat je eventuele privacyschendingen in deze situatie voor lief zult moeten nemen. Mocht je dienstverband eindigen, dan kun je zelf al je privérelaties erop wijzen dat ze je op je nieuwe adres moeten mailen. (Of je gebruikt sowieso niet je zakelijk adres voor privézaken als dat enigszins haalbaar is, en wie het web op kan, kan ook Hotmailen of Gmailen of webmailen bij zijn privéprovider.) En als de opvolger dan evidente privézaken meteen wegklikt en bij zakelijke mails zegt “Piet werkt hier niet meer” dan zou het verder goed moeten gaan.

Heeft jullie bedrijf iets geregeld over dit onderwerp in het ICT-reglement?

Arnoud

De verdwenen mail over het bericht in het IB-Groep-portaal

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 18 reacties

ibg-studie-portaal-bestuursrecht-bericht.pngAls je als student een besluit van de IB-Groep niet op tijd ziet, omdat het in je Mijn IB-Portaal geschoven is maar jij daar geen mail over hebt gehad, is het dan jouw schuld dat je te laat bezwaar maakt? In korte tijd wees de rechtbank Arnhem twee vonnissen over wat rechtens is wanneer een bericht via het “Mijn IB-Groep” portaal niet aankomt, of de student geen melding per mail krijgt dat er een bericht in dat portaal zit. De redenering in met name de tweede zaak was opmerkelijk.

In beide zaken betrof het een omzetting van een beurs voor een uitwonende naar een beurs voor een thuiswonende studerende. De IB-Groep doet dat automatisch als je adres bij hen niet overeenstemt met wat in de Gemeentelijke Basisadministratie staat. Je kunt dan bezwaar maken (bv. omdat je wél op tijd wat had doorgegeven of omdat de GBA-gegevens onjuist zijn) maar dat moet je wel binnen zes weken nadat het besluit is bekendgemaakt.

Zo’n besluit mag elektronisch worden verzonden, mits de ontvanger eerder kenbaar heeft gemaakt dat hij langs deze weg voldoende bereikbaar is (art. 2:14 Awb). En dat doe je als je je aanmeldt bij “Mijn IB-Groep”, omdat de (overigens niet online staande) Algemene Voorwaarden bepalen dat je dat doet. Je krijgt dan geen post meer met besluiten maar je berichten worden in het portal geplaatst. Wel kun je een alert krijgen als er een nieuw bericht is.

De rechtbank leidt uit de voorwaarden af dat je vanwege deze regels uit de AV erop mag vertrouwen dat je een e-mailbericht gaat krijgen als er een nieuw Bericht (ja, met hoofdletter) in je portaal is geplaatst. In beide zaken was er bewijs dat de mail was verstuurd. In de eerste zaak werd dat bewijs als volgt gewogen:

Uit het door verweerder in geding gebrachte outputbestand, waarop het e-mailadres van eiseres staat vermeld in combinatie met het Bericht van 10 april 2009, blijkt dat deze lijst is aangeboden aan Procesbeheer Multimedia. Op basis van deze lijst verzendt Procesbeheer Multimedia telkens op vrijdagmiddag na 17.00 uur de betreffende e-mailberichten aan de studerenden. De daadwerkelijke verzending van een e-mailbericht aan een studerende wordt daarmee naar het oordeel van de rechtbank echter niet aangetoond.

De studente verliest het echter toch, maar om een heel andere reden: ze was op 19 mei 2009 naar het servicekantoor van de IB-Groep gegaan waar ze werd gewezen op het bestaan van het omzettingsbesluit van 10 april 2009. Het is een vaste regel dat als je weet van een besluit, je zo spoedig als mogelijk tegen dat besluit bezwaar moet maken. En dat was hier niet gebeurd.

In de tweede rechtszaak liggen de feiten volgens mij precies hetzelfde, maar daar verliest de student.Meelezende postmasters, graag uw commentaar:

Blijkens de door verweerder verschafte informatie is het proces digitale verzending binnen verweerders organisatie zo ingericht dat het outputbestand van het “proces versturen” automatisch wordt ingelezen in een e-mailpakket, “Kanamarketing” geheten, dat per studerende een e-mailbericht aanmaakt. De ingelezen e-mailberichten worden vervolgens aangeboden aan de mailservers, die de e-mailberichten verzenden. In het e-mailpakket zelf wordt gezien of alle e-mailberichten zijn verzonden. Indien e-mailberichten niet worden verzonden, dan wordt dat door middel van een naar nul aflopende teller gesignaleerd en wordt geprobeerd het gesignaleerde e-mailbericht alsnog te verzenden.

Deze werkwijze en de registratie van de controle in het computersysteem zijn naar het oordeel van de rechtbank zodanig klein dat de kans op een fout verwaarloosbaar is. Er was ook geen bounce geregistreerd of andere indicatie dat het bericht onbestelbaar was.

U mag nu gaan gillen:

De door verweerder overgelegde uitdraaien van het outputbestand en het ontbreken van het e-mailadres op de hardbounce-lijst vormen daarbij naar het oordeel van de rechtbank voldoende bewijs voor de verzending naar, en ontvangst van het e-mailbericht op, het e-mailadres van de studerende.

Dit is namelijk écht fout: bewijs van verzending is geen bewijs van ontvangst. De HR formuleerde dat in 2004 zo:

Van een onjuiste rechtsopvatting is sprake, indien het oordeel berust op de gedachte dat een juiste adressering en aangetekende verzending op zichzelf voldoende aannemelijk maken dat de brief (tijdig) aan de geadresseerde is aangeboden. … Van een onvoldoende motivering is sprake indien het vermoeden dat de brief [eiser] heeft bereikt, alleen is gebaseerd op het gegeven dat de juist geadresseerde brief niet is geretourneerd.

En precies datzelfde lijkt me op te gaan voor e-mail. Sterker nog, juist voor e-mail aangezien het ondertussen wel gemeengoed is dat e-post regelmatig stilletjes verdwijnt in spamfilters tussen verzender en ontvanger.

Wie het verschil snapt, mag het zeggen.

Arnoud

Opeisen van een mailbox na ontslag

Geplaatst op in Intellectuele rechten, Ondernemingsvrijheid, Security, 21 reacties

outlook-backup-pst.pngNadat de algemeen directeur van een arbeidsbemiddeling/trainingsbedrijf ontslag had genomen, merkte het bedrijf dat diverse medewerkers naar hetzelfde nieuwe bedrijf waren overgestapt als deze ex-directeur. Een onderzoek door -niet verbazingwekkend- Hoffman bedrijfsrecherche(*) ontdekte dat uit de e-mail postbus van de ex-directeur zeer waarschijnlijk bedrijfsinformatie was verwijderd, en mogelijk ook was gelekt (geforward). Daarop stapte het bedrijf naar de rechter om afgifte en vernietiging van alle bedrijfsinformatie te vorderen. Ook werd schadevergoeding gezocht omdat de ex-directeur de Outlook-installatie onklaar zou hebben gemaakt.

Kort voordat de zaak bij de rechter kwam, had de ex-directeur een DVD overhandigd waarop een kopie van de betreffende mailbox opgeslagen was. Dat was voor het bedrijf niet genoeg: men wilde ook zeker weten dat er niet meer kopieën rondslingerden (en natuurlijk dat die niet in het nieuwe bedrijf ingezet zouden worden). Ook vond men opmerkelijk dat er geen mails uit de laatste werkmaand opgenomen waren, hoewel de ex-directeur daar tegenover stelde dat hij de kopie op 30 november had gemaakt bij wijze van backup.

Omdat het hier ging om een kort geding, vond het gerechtshof (via) in hoger beroep dat er geen ruimte was om nader bewijsonderzoek te doen. Het geschil spitste zich dus toe op de vraag of afgifte van de DVD genoeg was. Was daarmee voldoende zeker dat de originele gegevens gewist waren?

Bij pleidooi in hoger beroep heeft [het bedrijf] gesteld dat [de ex-directeur] de back-up zonder recht of titel behoudt en deze situatie vergeleken met de situatie in het pre-elektronische tijdperk wanneer [de ex-directeur] rond zijn ontslag fotokopieën had gemaakt van alle correspondentie die hij had ontvangen en verstuurd.

Het bedrijf had zich daarbij beroepen op haar eigendomsrecht, maar het Hof merkt terecht op dat daar geen sprake van kan zijn. Digitale gegevens hebben geen eigenaar want ze zijn geen ‘zaken’ (virtuele goederen in online spellen daargelaten). Het enige ding dat in eigendom kan zijn, is de fysieke DVD, en die was privé door de ex-directeur gekocht.

Daarnaast stond in de arbeidsovereenkomst dat “alle genoemde documenten eigendom blijven van werkgever en de werknemer verplicht is deze bij het einde van het dienstverband in te leveren”. Maar ook dat helpt niet: het onhandig gekozen woord ‘eigendom’ doet het Hof concluderen dat het ook hier alleen gaat om fysieke documenten, en niet om elektronische. (Bent u HR-medewerker dan mag u nu in paniek uw eigen model-arbeidsovereenkomsten gaan nalezen of dat er ook zo staat.)

Als laatste redmiddel werd dan nog het auteursrecht aangedragen. Immers, de werkgever heeft auteursrecht op alle werken die de werknemer maakt in het kader van zijn werk. Dat kan ook prima gelden voor e-mails. Maar dat redmiddel lijkt niet heel goed uitgewerkt gepresenteerd te zijn: men lijkt het te hebben gegooid op geschriftenbescherming en dat lijkt me echt de verkeerde insteek. Geschriften zijn documenten die bestemd zijn openbaar gemaakt te worden, en dat geldt voor deze mailbox natuurlijk niet.

Een e-mail kan best auteursrechtelijk beschermd zijn, als hij meer is dan een kattebelletje of een dump van feitelijke gegevens. Maar dat moet je eigenlijk van mailtje tot mailtje bekijken. Plus, er zullen ook mails inzitten die van derden afkomstig zijn, waardoor het auteursrecht bij hen rust en niet bij het bedrijf dat de DVD opeiste.

De doorslag gaf dat

[de ex-directeur] heeft aangevoerd deze e-mails te bewaren voor het geval hij mogelijk in een arbeidsrechtelijk geschil over zijn functioneren als directeur verzeild zal raken. Hij heeft voorts gesteld dat hij zich houdt aan zijn geheimhoudingsverplichting, hetwelk door [appellante] niet is weersproken en waarvan het hof dus uitgaat.

Een dergelijk handelen lijkt me legaal. Het zou al te gek zijn als je geen bewijs mag bewaren tegen je ex-werkgever wanneer je bang bent voor een geschil.

De schade aan de laptop blijkt niet (afdoende) te zijn aangetoond. Ook de kosten van Hoffman mogen niet worden verhaald: een werknemer is jegens de werkgever voor schade alleen aansprakelijk (art. 7:661 BW) bij opzet of bewuste roekeloosheid.

Les voor de toekomst: maak zelf backups van mailboxen van medewerkers, zodat je niet afhankelijk bent van eventuele DVD’s. En als je naar de rechter stapt, zorg dan dat je kunt onderbouwen dat er (kans op) schade is door misbruik van eventueel zelfgemaakte backups. Misschien kun je maar beter zorgen dat mensen niet zelf backups kunnen maken van mailboxen?

Arnoud<br/> * Niets ten nadele van Hoffman maar écht elke keer dat ik een vonnis lees waar bedrijfsrecherche ingezet werd, is het Hoffman.

Mijn mededirecteur leest mijn mail, mag dat?

Geplaatst op in Privacy, 6 reacties

Een lezer vroeg me:

Samen met een vriendin ben ik directeur van een Nederlands bedrijf. Sinds kort heb ik het onprettige gevoel dat zij mijn mail kan lezen. Ze laat zich dingen ontglippen die ze alleen uit mijn mail kan weten, en ook relaties vragen aan mij hoe zij dingen kan weten die wij alleen per mail besproken hebben. Ik vermoed dus dat de IT-afdeling haar toegang heeft gegeven tot mijn mail. Wat kan ik nu doen? Kan ik hen een dienstbevel geven dit te staken op straffe van ontslag?

Normaal zou ik zeggen, nee, een directeur mag niet zomaar mails van een medewerker lezen. Dat is een privacyschending. Dit moet in het bedrijfsreglement uitgewerkt zijn én er moet een gegronde reden zijn om de mails te lezen (ziekte, opvolging, sterk vermoeden van misstanden).

Hier gaat echter om twee directeuren. Ik kan ik dan voorstellen dat er iets eerder een reden is om elkaars bedrijfsmail te lezen. Het gaat dan sneller om bedrijfskritische zaken. Maar nog steeds zou er een goede reden moeten zijn, of je moet vooraf hebben besproken dat je continu toegang tot elkaars mailbox hebt.

Dit is alleen niet iets om via dienstbevelen aan de IT-afdeling op te lossen. Nee, een IT-er mag niet zelf beslissen of toegang tot een mailbox gegeven mag worden. Maar als twee directeuren elkaar tegenspreken, dan komen de medewerkers in een zéér moeilijke positie. Hoe geef je gehoor aan de simultane instructies van de ene directeur “geef me toegang tot die mail” en van de andere “ik verbied je die mail toegankelijk te maken”? Er zijn ICT-ers die zich dan gedwongen zien ontslag te nemen.

Ik zou dus zeer dringend willen adviseren dit níet via de ICT te spelen maar direct de mededirecteur hierop aan te spreken. (Als je een conflict met je medebestuurders zó laat oplopen dan kun je misschien maar beter stoppen met het bedrijf, of overdrijf ik nu?)

Arnoud

Is een mail in de spambox ‘ontvangen’?

Geplaatst op in Ondernemingsvrijheid, 32 reacties

aanbesteding-tender-hahaha.pngEen lezer vroeg me:

Recent heeft mijn bedrijf ingeschreven op een aanbesteding bij een gemeente. Wij kregen daar geen reactie op en besloten na enkele weken eens te gaan bellen. Als reactie kregen we toen eerst dat onze mail niet ontvangen was, en een paar dagen later werden we alsnog gebeld: onze mail was in de spambox terecht gekomen en daar nu pas aangetroffen. Ondanks onze protesten werden we uitgesloten van de aanbesteding omdat de mail niet op tijd was ontvangen en de termijn inmiddels verstreken was. Kan dat zomaar?

Ik denk dat de gemeente zeker wel geacht moet worden de inschrijving tijdig te hebben ontvangen. Hoofdregel uit de wet is dat als het bericht is afgeleverd bij de plek die jij hebt aangewezen, jij geacht wordt de inhoud te kennen. Even plat gezegd: als jouw hond achter je brievenbus ligt en alles opeet dat binnenkomt, dan is dat jouw risico en niet dat van de verzender. Dat geldt voor gemeenten net zo goed als voor burgers.

(Het doet denken aan een discussie uit 2009 over de bewijslast bij ontvangst van e-mail.)

Bij heel korte termijnen zou je nog enige verantwoordelijkheid kunnen leggen bij de aannemer. Zie bv. deze zaak waarin een partij verplicht was een domeinnaam over te dragen. Hij had het formulier gemaild maar niet nagebeld of dat was aangekomen. De andere partij had de mail niet gehad, en daardoor ontstond een discussie over gemiste termijnen en verbeurde dwangsommen.

Onder die omstandigheden kon [eiser ] er niet mee volstaan het formulier per e-mail aan [de andere partij] toe te sturen zonder rekening te houden met de mogelijkheid dat het bericht door wat voor oorzaak ook niet was aangekomen of in het ongerede was geraakt. [eiser ] had zich tijdig ervan moeten vergewissen dat het formulier in goede orde door [de andere partij] was ontvangen en van de inhoud kennis was genomen.

Dit is echter een bijzonder geval, vanwege de korte termijn en het grote belang bij deze mail. Ik denk dat je in normale gevallen niet zomaar mag verwachten dat men wel nabelt.

Een andere uitzondering lijkt me als de leverancier zelf iets gedaan had dat de virusscanner of het spamfilter had getriggerd. Als er bijvoorbeeld een virus bij de mail zou hebben gezeten, dan is het logisch dat de mail in quarantaine gaat. En ik zou het kunnen billijken als de inschrijving daardoor wordt gediskwalificeerd. Bij Europese octrooiaanvragen wordt een mail met virus trouwens expliciet gediskwalificeerd en niet als ingediende aanvraag behandeld.

Arnoud

Tijd voor weer een disclaimer

Geplaatst op in Iusmentis, 17 reacties

no-nee-disclaimer.pngEen lezer stuurde me deze disclaimer:

E-mail is een informele manier van communiceren en kan aan al dan niet opzettelijk verkeerd gebruik of misbruik van gegevens worden blootgesteld. [Bedrijf] is niet in staat om de inhoud van de informatie die via het internet wordt verstuurd te controleren en aanvaardt daarvoor geen enkele aansprakelijkheid.

Jaja, da’s een mooie! Natuurlijk is [bedrijf] best in staat om de uitgaande mails te controleren op bijvoorbeeld virussen. Ik denk dat je dat ook gewoon moet doen, althans dat je aansprakelijk bent voor virussen als je géén scanner hebt en dan mensen besmette bijlagen stuurt.

Als ze met “inhoud controleren” bedoelen “nalezen wat deze medewerker zegt of hij dat wel mag zeggen” en niet “scannen op virussen of malware”, dan wordt het iets anders. Dat is inderdaad een lastige om te garanderen. Echter, dat lijkt me een intern probleem bij je organisatie en niet iets dat je zo met een standaardzin naar de ontvanger kunt verschuiven. Ontvangers mogen er in het algemeen op vertrouwen dat een medewerker die een toezegging doet, ook gerechtigd is die toezegging te doen.

Het is op zich verdedigbaar dat je aansprakelijkheid afwijst voor iets waar je niet toe in staat bent. Ik zou bijvoorbeeld bij vragen op deze blog kunnen zeggen: ik ken je dossier niet, dus mijn advies is niet specifiek voor jou en ik aanvaard dus geen aansprakelijkheid als mijn advies aan jou onjuist is. Da’s wel een terechte disclaimer.

De praktijk is ook belangrijk bij zulke dingen trouwens: als je disclaimt maar het medium wel gewoon gebruikt, is het moeilijk te verdedigen dat de disclaimer nog geldt. Oftewel: mail dan niet 🙂

Arnoud<br/> Foto: Horia Varlan, Flickr, Creative Commons BY-2.0.

Mag een serveradmin alle berichten van klanten lezen?

Geplaatst op in Privacy, Security, 7 reacties

Een lezer vroeg me:

Mag een server-admin/eigenaar de mail van klanten op zijn server lezen? Aan de ene kant lijkt het logisch van wel: het is zijn apparatuur dus hij bepaalt wat er mag en wat er gebeurt. Aan de andere kant hebben de klanten toch recht op privacy, dus zomaar meelezen met chats of mails lijkt me dan niet de bedoeling.

Inderdaad, het is zijn apparatuur, maar dat wil nog niet zeggen dat hij dan maar alles mag met wat klanten opslaan op of verzenden met die apparatuur. Zodra je anderen toelaat op je systemen, heb je ook rekening te houden met hun belangen. Je mag niet zomaar mensen eraf gooien of zomaar meelezen met privécommunicatie.

Medewerkers van bedrijven die een telecommunicatiedienst (”dienst die geheel of gedeeltelijk bestaat in het overbrengen van signalen via een elektronisch communicatienetwerk”) aanbieden, zijn strafbaar als ze kennisnemen van de inhoud van die overgebrachte communicatie. artikel 273d Wetboek van Strafrecht. Afhankelijk van hoe je de definities leest is het verdedigbaar dat de beheerder van een forum daar ook onder valt. Het CBP vond dat in ieder geval begin vorig jaar.

Maar ook als die strafwet niet geldt, heb je als gebruiker van een systeem nog steeds enige aanspraak op privacy. Als het beheer je een faciliteit biedt die “privéberichten” heet, of e-mail waarvan iedereen die min of meer privé beschouwt, dan hoort daar de gerechtvaardigde verwachting bij dat het beheer die niet zomaar gaat lezen.

Natuurlijk kunnen er redenen zijn (spam, virussen, klachten) waarom het beheer dat wel gaat doen. Maar ze moeten er wel terughoudend mee zijn – en geheim houden wat ze lezen als ze vanwege zo’n reden gaan spitten in privéberichten.

Arnoud

Het cc-veld bij e-mail als privacyschending

Geplaatst op in Privacy, 18 reacties

carbon-kopie-copy-cc-bcc.pngEen lezer vroeg me:

Bij onze vereniging heeft laatst het bestuur iedereen een mail gestuurd met ieders e-mailadres zichtbaar in het cc-veld. Nu weet ieder lid mijn e-mailadres! Is dat strafbaar? Wat kan ik hieraan doen?

E-mailadressen in het kopieveld (cc) in plaats van het blindekopieveld (bcc) zetten, het kan iedereen gebeuren. Netjes is het niet, en het leidt ook vaak tot een storm van reacties (en daar weer reacties op dat iedereen moet ophouden met reply-to-all en dan daar weer reacties op, afijn..). Er is eigenlijk geen enkele reden waarom je grote hoeveelheden ontvangers zo zou moeten mailen, en het zou goed zijn als mailprogramma’s weigeren mails te versturen met meer dan zeg tien ontvangers in To of Cc velden.

Maar goed, dit is geen feedbackforum voor Thunderbird of Gmail maar een juridische blog: kun je nu juridisch gezien iets doen tegen een actie als deze?

De enige optie die ik kan verzinnen, is het over de boeg van de verwerking van persoonsgegevens te gooien. Het idee is dat je je dan beroept op artikel 13 Wet Bescherming Persoonsgegevens: je moet “passende technische en organisatorische maatregelen” nemen om persoonsgegevens (zoals e-mailadressen) te beschermen tegen “verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking”.

De constructie wordt dan: je hebt mijn e-mailadres niet afdoende beschermd tegen onrechtmatige verwerking, want die ontvangers kunnen er zomaar mee aan de haal gaan. Het doet me wat gezocht aan, en ik twijfel of het de giecheltoets zal overleven. Maar uitsluiten dat het werkt, kan ik niet.

Arnoud

Ik wil niet op uw nieuwsbrief!

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 12 reacties

Een lezer vroeg me:

Regelmatig heb ik wel eens mail-contact met bedrijven (vaak MKB-bedrijven). Nu merk ik dat het de laatste tijd steeds vaker voorkomt dat ik meteen nadat ik mailcontact heb gehad, op hun nieuwsbrief geabonneerd bent. Mag dat eigenlijk wel?

Hoofdregel bij commerciële mail is dat je toestemming nodig hebt van de ontvanger voordat je deze mag sturen. De Telecommunicatiewet is streng en biedt maar weinig uitzonderingen op deze regel. Er zijn er grofweg twee:

  1. Contactgegevens die een bedrijf zelf publiceert voor dat doel.
  2. Contactgegevens die zijn verkregen in het kader van de verkoop van een product of dienst.

Bij de eerste uitzondering (die niet geldt voor contactgegevens van consumenten) moet je denken aan e-mailadressen als acquisitie@bedrijfsnaam.example, persberichten@nieuwssite.example of opensollicitaties@bedrijfsnaam.example. Bij zulke adressen is het duidelijk wat daarheen mag, en daar is dus geen nadere opt-in voor nodig.

De nieuwsbrief van de vraagsteller valt daar niet onder, al was het maar omdat een mailtje sturen naar een bedrijf niet is voor het doel “op iemands nieuwsbrief komen”. Bovendien overkomt dit ook vaak particulieren, en die uitzondering geldt daar dus niet voor.

De tweede uitzondering zegt kortweg dat je je klanten mag spammen met reclame, mits je ze maar bij elke mail een opt-out biedt. Dat begrip ‘klant’ wordt hier dus opgerekt tot “iemand die ons mailde”. Dat gaat me nogal ver. De wet spreekt duidelijk van “in het kader van de verkoop”. Ik kan me nog vinden in een interpretatie dat toeleveranciers (die aan het bedrijf verkopen) zomaar gespamd mogen worden, maar zomaar iemand die een vraag mailde? Nee.

Je zou natuurlijk nog kunnen zeggen dat nieuwsbrieven geen “commerciële” mail zijn maar informatieve. In theorie kan dat, maar de nieuwsbrieven van de meeste bedrijven zijn niet meer dan verkapte reclamefolders.

Arnoud

Moet een contract altijd worden ondertekend? (2)

Geplaatst op in Informatiemaatschappij, 7 reacties

In mijn blogpost van gisteren sloot ik af met:

Heb je een afspraak dat een contract getekend moet worden, of loopt je wederpartij weg voordat je alle punten hebt geregeld, dan is er dus geen rechtsgeldige overeenkomst.

Een contract sluiten is vormvrij, zoals dat juridisch heet. Je kunt dus prima afspreken dat het contract pas geldig is als beide partijen hun handtekening hebben gezet. Weigert een partij dat, dan is hij niet gebonden aan het contract. Dat kan een flinke strop zijn: je hebt maanden onderhandeld, flink geïnvesteerd misschien al, alles lijkt in kannen en kruiken en dan krijg je ineens geen handtekening.

Dit probleem staat juridisch bekend als het probleem van de afgebroken onderhandelingen of ook wel van de precontractuele verhoudingen. Mag je onderhandelingen afbreken, en zo ja welke consequenties staan daarop?

In haar CBB/JPO arrest van 19952005 oordeelde de Hoge Raad dat je in principe zomaar onderhandelingen mag afbreken,

tenzij dit op grond van het gerechtvaardigd verlangen van de wederpartij in het totstandkomen van de overeenkomst of in verband met de andere omstandigheden van het geval onaanvaardbaar zou zijn.

Belangrijk daarbij is of je het vertrouwen hebt gewekt dat je door zou gaan. Een veel gezien gebruik bij grote bedrijven is dat bij elke onderhandelingsslag “Subject to management approval” bovenaan elk document gezet wordt. Je moet dan weten als wederpartij dat het management zomaar “nee” kan zeggen. Heel veel vertrouwen mag je dan niet hebben.

Omgekeerd, als je een intentieverklaring opstelt waarin je zegt “Wij gaan een overeenkomst sluiten” (of woorden van gelijke strekking), dan zit je vast aan de verplichting een contract te sluiten.

Dit arrest wijkt trouwens af van de oudere regel uit het Plas/Valburg-arrest, dat nog expliciet drie fases (fasen?) onderscheidde:

  1. Afbreken mag, zonder recht op schadevergoeding voor de wederpartij.
  2. Afbreken mag, maar de wederpartij heeft wel recht op schadevergoeding
  3. Afbreken mag niet meer, je moet terug naar de onderhandelingstafel en tot een contract komen (plus schadevergoeding)

Het lijkt erop dat de tweede regels niet meer bestaat, maar helemaal duidelijk is dat niet.

In ieder geval lijkt het mij van wezenlijk belang dat je vooraf duidelijk maakt hoe je de onderhandelingen ziet, onder welke voorwaarden je weg wilt kunnen lopen en wanneer jij je gebonden acht aan de overeenkomst.

Arnoud