Waarom zijn ICT-inkoopvoorwaarden altijd zo ontzettend eenzijdig?

| AE 8180 | Informatiemaatschappij | 41 reacties

pen-contract-ondertekenen-algemene-voorwaardenEen lezer vroeg me:

Recent bracht ik een offerte uit voor ontwikkeling van maatwerksoftware bij een groot bedrijf. Ik kreeg vervolgens ICT-inkoopvoorwaarden waar de honden geen brood van lusten. Alle deadlines zijn keihard, mijn werkproces dient in detail uitgeschreven te zijn en goedgekeurd te worden, ik krijg een boete als ik een dag te laat lever of als er ook maar de kleinste bug in zit en ik moet alle IE inleveren plus ik mag geen open source gebruiken. (Het gaat om een tijdschrijf-app voor hun sales-afdeling.) Is dat nou normaal in de juridische wereld?

Helaas komt het vaak voor dat je als ontwikkelaar zulke lompe inkoopvoorwaarden om de oren krijgt. Voor een deel is dat omdat het kan; als inkoper begin je natuurlijk met de beste situatie voor jezelf en je merkt in onderhandelingen wel wat er echt een probleem is.

Specifiek bij ICT zie ik het echter vaker misgaan dan in andere gebieden. Maar waarom dat komt? Ik blijf het lastig vinden. Wat losse gedachten. De ICT is een relatief jong vakgebied waar traditionele opvattingen uit projectmanagement weinig gedragen worden. Alleen al het opstellen van documentatie is weinig populair, laat staan uitgebreid projectmanagement en formeel opleveren voor een acceptatietoets. Het beeld dat bij veel dienstverleners leeft, is dat de klant niet begrijpt hoe complex zijn wensen zijn en dat de klant bovendien elke dag iets anders wil, uiteraard binnen dezelfde prijs.

Omgekeerd leeft bij veel opdrachtgevers het beeld dat ICT-partijen maar wat doen, hun eigen visie op de opdracht boven de wens van de klant stellen en redelijke klantverzoeken afdoen als “dat wil je niet”. Daarbij komt dat veel ICT-projecten tot frustratie bij alle partijen hebben geleid: ontwikkeling van software, websites of levering van diensten duurt altijd langer dan gedacht en het is nooit exact wat de klant voor ogen had. Het gevoel dat er weinig controle is op het project, ontstaat dan ook al snel, en het leidt dan tot “platslaan” van de opdracht in uitgebreide inkoopvoorwaarden.

Alles contractueel vastleggen is niet perse de beste aanpak. Zo zijn er veel (vooral kleinere) softwareontwikkelaars en dienstverleners die aan de slag gaan onder het motto “het is af als het af is”, maar zeer gemotiveerd zijn problemen snel op te lossen omdat zij trots zijn op hun software en technische storingen als een persoonlijke belediging zien. Dit levert verrassend vaak toch goede resultaten op. Vanuit de benadering dat een ICT-er een artiest is net als een tekstschrijver, is deze aanpak prima verdedigbaar, mits de opdrachtgever in staat is om te gaan met de grillen van artiesten. Discussie vanuit beide perspectieven levert dan veel helderheid en begrip voor de andere kant.

Het is dan alleen wel weer jammer dat er vaak niet goed te onderhandelen valt over inkoopvoorwaarden. Zeker als je -zoals de vraagsteller- een klein bedrijf bent: graag of niet, is dan het devies. Jammer voor beide partijen.

Arnoud

Is een mondelinge afspraak ook rechtsgeldig als papier afgesproken was?

| AE 8137 | Informatiemaatschappij | 11 reacties

pen-contract-ondertekenen-algemene-voorwaardenEen lezer vroeg me:

Onlangs wilde ik geld lenen van een kennis. Hij stond erop dat dat dit op papier gezet moest worden, dus hij zou een contract opstellen. Maar uiteindelijk voelde het niet goed, dus ik heb nee gezegd. Hij zegt nu dat ik er tóch aan vast zit. Maar ik heb niets getekend, hoe zit dat nu?

Hoofdregel in het Nederlands recht is dat je ergens aan vast zit zodra een concreet aanbod is gedaan dat je hebt aanvaard. Hoe je die aanvaarding aangeeft, doet er niet toe. Mondeling ‘ja’ zeggen, een e-mailtje met “ik ben akkoord” of een circus met handtekeningen op papier is dus juridisch allemaal hetzelfde.

De eis om dingen op papier te zetten is slechts zelden echt nodig. Een geldlening tussen particulieren mag van de wet gerust mondeling, per e-mail, chat of ander kanaal worden afgesloten.

Op zich zit de vraagsteller dus vast aan de lening. Hij heeft gevraagd om een lening en de kennis heeft gezegd dat hij dat wil doen. Dat is al genoeg: de overeenkomst van geldlening is nu rechtsgeldig tot stand gekomen. (Uiteraard kun je er dan onderuit door het geleende meteen terug te betalen, er is vast geen verbod afgesproken op vervroegd aflossen. Maar dat even terzijde.)

Echter, in dit geval misschien toch niet: de kennis wilde perse een en ander op papier. In dat geval heeft de kennis een vormvoorschrift ingevoerd bij zijn aanvaarding. De overeenkomst wordt dan pas rechtsgeldig nadat aan dat voorschrift is voldaan. En dat betekent dat de vraagsteller nog nergens aan vast zit zolang hij niet tekent. Papier is dan dus verplicht omdat partijen zelf bedacht hebben dat zij dat als verplichting willen.

Arnoud

Waarom zetten wij eigenlijk handtekeningen op papier?

| AE 8053 | Privacy | 28 reacties

handtekening.jpgRegelmatig vragen lezers me: waarom doen wij als bedrijf nog steeds zo moeilijk met handtekeningen op stukken papier? Ons hele bedrijf is geautomatiseerd, alleen bij sommige acties moeten er dingen uitgeprint, getekend en weer ingescand zijn. En soms wordt dan zelfs dat stuk papier nog bewaard. Is dat nu echt juridisch nodig?

Juridisch bepalen of een stuk papier écht nodig is, is vaak een hele kluif. Hoofdregel is: het hoeft niet op papier. De wet kent namelijk slechts zelden een harde eis dat iets pas rechtsgeldig is als het op papier staat. Wie er meer weet dan de volgende, mag het zeggen: de koop van een woning (art. 7:2 BW), huurkoop (7A:1576i BW), timesharing (7:50c lid 1 BW), pacht (7:317 lid 1 BW), vrijwillige garantietoezeggingen (7:6a lid 3 BW), verkoop van IE-rechten (art. 2 Auteurswet) en sinds juli 2014 de overeenkomst tot dienstverlening na telefonische acquisitie (6:230v sub 6 BW). De arbeidsovereenkomst hoeft alleen schriftelijk als er een proeftijd (7:652 lid 2 BW), concurrentiebeding (7:653 lid 1 BW) of boetebeding (7:650 lid 2 BW) is opgenomen. Een factuur hoeft niet schriftelijk.

Meestal wil men graag stukken papier omdat dit sterk bewijs oplevert. Met een akte (een ondertekende verklaring op papier) ontstaat ‘dwingend’ bewijs (art. 157 Rechtsvordering) van wat er is afgesproken. Onder voorwaarden is ook een elektronische akte rechtsgeldig (art. 156a Rechtsvordering). Kort gezegd is vereist dat de inhoud zodanig wordt vastgelegd dat deze ongewijzigd gereproduceerd kan worden voor zo lang als nodig. In de ICT-praktijk betekent dit een PDF-bestand en een goed ingericht proces voor het aanmaken en archiveren daarvan.

Heel vaak zijn dit soort bedrijfsprocessen er vooral omdat ze er altijd al waren. Men heeft altijd geleerd dat papier en handtekening “rechtsgeldig” zijn, of zelfs verplicht. Dus dat is het proces en dat blijft het proces. Daar verandering in brengen is niet eenvoudig, want “zo doen we het altijd al” is een van de sterkste argumenten uit de praktijk om iets te laten zoals het is.

Hoe elektronisch zijn jullie met contracten en documenteren?

Arnoud

Tiradeweek: Doe niet zo moeilijk over elektronisch!

| AE 7952 | Informatiemaatschappij | 7 reacties

Oh ja, en in de zakelijke post zat een folder voor een tweedaagse cursus elektronisch contracteren. Leer alle uitdagingen herkennen en zorg voor rechtsgeldige elektronische contracten. Wat ís dat toch met het woord “elektronisch” dat de halve goegemeente meteen een blanco trekt en denkt dat het iets heel bijzonders zou moeten zijn? Misschien ligt het… Lees verder

Waarom moet contractuele correspondentie toch altijd op papier?

| AE 7882 | Informatiemaatschappij | 17 reacties

Een lezer vroeg me: Waarom eist vrijwel elk (Engelstalig) contract dat je alleen notices en correspondentie rond het contract op papier mag doen? Kennen juristen nog steeds geen e-mail of zo? Het is inderdaad zeer gebruikelijk om in contracten een “notices” clausule op te nemen. Daarin staat dan dat alle verplichte mededelingen en vaak ook… Lees verder

Contractsluiting via activatiecode is rechtsgeldig (en waarom ook niet)

| AE 7741 | Informatiemaatschappij | 5 reacties

Wanneer een bedrijf een per e-mail toegezonden activatiecode voor een overeenkomst intypt, mag je daaruit concluderen dat men dat contract heeft gewild. Ook al is er geen handtekening gezet. Dat vonniste (arresteerde, maar dat klinkt gek) het Hof Arnhem-Leeuwarden onlangs. Elektronisch contracteren, het blijft een onderwerp dat de gemoederen doet losmaken. Wie in de Nationale… Lees verder

Waarom staan in licenties zo vaak DINGEN IN HOOFDLETTERS?

| AE 7474 | Informatiemaatschappij | 18 reacties

Een lezer vroeg me: Als ik licenties of andere ICT-contracten lees, staat daar altijd een hele lap tekst in hoofdletters in. Waarom is dat eigenlijk? Het is zó vervelend lezen… Het klopt, veel ICT-contracten vermelden allerlei lappen tekst in hoofdletters. Het gaat dan met name om uitsluitingen van aansprakelijkheid (“exoneraties”). Deze gewoonte is buitengewoon storend:… Lees verder

Kun je een e-mailadres meenemen als de dienstverlener stopt?

| AE 6919 | Privacy | 36 reacties

Ik had het nieuws ook gemist maar internetprovider Knoware is overgenomen door Telfort en het domein gaat binnenkort uit de lucht. Dat gaf allerlei klachten zo lees ik van mensen die graag hun jarenlange mailadres @knoware.nl willen behouden. Dat “kan niet” volgens de helpdesk. Maar er is kunnen en willen, volgens mij. Technisch zie ik… Lees verder

Mag ik hacken om mijn klant te migreren naar een nieuwe omgeving?

| AE 6478 | Security | 31 reacties

Een lezer vroeg me: Een nieuwe klant vroeg ons hen te migreren naar een nieuwe omgeving. Echter, er blijkt een geschil te zijn met de huidige ICT-leverancier en mijn klant heeft de benodigde wachtwoorden dan ook niet. De klant heeft me gevraagd de betreffende systemen te hacken omdat dat geschil nog wel even kan duren… Lees verder